联想电脑公司会务手册

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1、联想电脑公司会务手册（1.0版）企划办秘书处目录一、手册说明4二、会议制度及规范4三、流程图7l在公司内召开的会议8l在公司外召开的会议9四、程序10*会前工作（按顺序）10l议题及参会人员范围的确定10l会议场所的选定：10l会议通知的起草11l申报会议预算11l人员确认12l设备准备12l预定12l车辆安排13l会务通知起草13l议程PPT制作13l食品的采买14l指导服务员工作14l会议场地布置与熟悉14*会中工作（按顺序）15l会议室保障15l汇报人员的保障15l用餐的保障15l娱乐的保障15l住宿的保障16*会后工作（按顺序

2、）16l离会车辆安排16l退房16l设备整理16l结帐16l设备归还16l费用报销17l会务总结17五、注意事项17附件：18l会议通知草稿19l会务通知草稿22l会议预算草稿27l会务分工明细表28l主要会议场所明细表29一、手册说明为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程，更好地为总经理室会议做好服务保障工作，特编写了《联想电脑公司会务手册》供大家参考，《会务手册》内容主要包含组织一次总经理室会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。望随时提出修改意见，谢谢！二、会议制度及规范为保障会议顺利召开和会议的效果，电脑公司

3、特制定并颁发了会议制度（试行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下：联想电脑公司会议制度（试行）1.目的：会议是公司一项重要的工作方式，为了提高会议效率，保证会议效果，规范公司的会议工作，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不做要求，可做参考。1.名词解释：1.1汇报：使参会人员了解某项工作的状况，并就有关问题进行讨论和决策1.2通报：使参会人员了解公司某项工作的状况，一般不涉及决策和讨论1.3研讨：参会人员就某一主题畅所欲言，目的在于碰撞出更多的思路和火花1.4汇报人：对会议议题的

4、内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论；1.5主持人：对会议的进程进行整体控制，保证会议目标实现；1.6参会人员：对会议议程参与讨论和决策1.7列席人：列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策；1.8与会人员：参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员的总称；2.会议通知起草与发送2.1会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现；2.2会议

5、通知应该包括以下几项内容2.2.1会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果，2.2.2会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间2.2.2.1由多个部门参加的会议：上午的会议定为9:10开始，下午的会议定为14:10开始。由于特殊情况无法按以上规定时间开始的会议，需由会议组织者在会前通知中明确说明。1.1.1.1为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，会议时间一般应控制在2小时以内。1.1.2会议地点：会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图;1.1.3会议议程：1.1.3

6、.1会议议程的第一项是主持人讲解会议要求1.1.3.2根据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等内容(参见名词解释)1.1.3.3会议议程应以30分钟为单元，列出本单元的会议内容，如果某项内容多于30分钟，也应该分为多个单元，其目的保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。1.1.3.4每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人

7、员原因参加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会；1.1.4会议注意事项1.1.4.1着装要求:在工作日期间召开的会议需正式着装；在周末或休息日期间召开的会议可以着便装；如有特殊的着装要求需要明确指出；1.1.4.2会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商业秘密的会议，参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走

8、的必须履行相应的登记手续。等等。1.1.1.1对会议文件的要求：会议组织人员根据会议的目的、规模的等内容确定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊求也要一并注明。汇报部门在制作PPT文件时，首页应该包