办公室文秘岗位职责

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1、办公室文秘岗位职责第3页共3页文件名称：办公室文秘岗位职责文件编码：SMP-SP-043-01起草人审核人批准人日期日期日期颁发部门质量部执行日期分发部门：行政部1．目的：建立文秘岗位职责标准管理规程，做好公关接待、文档管理工作。2．范围：适用于文秘岗位。3．职责：文秘人员对本标准的实施负责。4．内容：4.1掌握熟悉公司内的基本情况，准确答复公司领导的咨询，主动反馈信息提出建议当好助手。4.2负责安排例会，兼做记录，接受领导交办的工作，随时掌握各部门的情况，并及时向领导汇报，并将领导的指示，工作安排及时传

2、达到各部门和各级人员。4.3负责公司文书档案管理工作：4.3.1建立公司文书档案管理制度，文书档案保密管理制度。4.3.2按档案管理制度做好档案的收集、登记、整理、立卷、归卷、归档，并做好保密管理。4.3.3DC/Shenguo.P.CO.,LTD/GMP内部资料注意保密办公室文秘岗位职责第3页共3页负责来信、来件的收发、登记、呈送、传阅、回收、归档、处理、销毁等工作。4.3.4做好来信、电传、电话、处理和打字、文印工作。4.3.5负责公司及各部门以公司名义签发的有关文件的审核、校对、打印和发送工作，并做

3、好底稿、正本的保管归档事宜。4.3.6负责处理公司办公设备、计算机、传真机、复印机等的具体使用，保养和维修工作。4.3.7妥善保管和正确使用公司印章和私人印章，及介绍信和法人委托书。4.4负责公司的一般接待工作：4.4.1到公司来办事的外来客人必须首先弄请来客的身份、人数、来意、抵达时间、所乘交通工具及班次，是否到站迎接等。4.4.2妥善安排需要接送、住宿的来宾。4.4.3待来宾安住后前往问候并向其了解来访意图、会见人员、商务活动日程。4.4.4需要领导接见的，应及时汇报领导，安排会见时间，会见地点和陪同

4、人员。4.4.5实施组织活动，协助有关部门和领导完成与来宾的商议、谈判和合作工作，帮助安排客人参观学习。4.4.6上级机关派人检查工作，应安排好汇报会、座谈会、准备汇报材料。4.4.7为客人订购反程车船票，协助客人结算食宿帐目，派人、车送客。4.5接待要求：4.5.1接待客人要热情友好，态度诚恳，细致周到。DC/Shenguo.P.CO.,LTD/GMP内部资料注意保密办公室文秘岗位职责第3页共3页4.5.2对来宾的接待工作要认真负责，实事求是，对不同级别的来宾的接待，要适当运用接待方法，灵活对待。4.5

5、.3在接待过程中严格按制度进行接待，即要查看证件，还要进行登记。4.5.4对来访关于业务方面的来宾即要热情接待又要严守办事规则，保守公司秘密。4.5.5对接待过程中遇到的问题应及时向上级领导反映，以便及时得到妥善解决。4.5.6接待人员要穿戴整洁、仪表端庄、态度和蔼、语调平和、举止大方、有礼有节。DC/Shenguo.P.CO.,LTD/GMP内部资料注意保密