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1、企业秘书“代劳”的调查研究摘要:秘书有一个通用的非官方定义:为领导工作服务的办公室人员,是领导的参谋和助手。不过,这个定义已经跟不上时代的发展,从实际情况来讲,当今秘书的职责已经超出了单纯为工作服务的范围,悄悄延伸到生活的各个方面。帮老板安排午饭、泡茶冲咖啡、买烟买饮料……几乎所有白领都默认了“秘书”这个职业的延伸职责,并且大部分人认为理所当然。此次我会就这一现象对部分企业秘书进行问卷调查,研究该现象存在的状况,进而分析具体产生这一现象的原因和最后导致的后果,以及提出如何改变这一现象的策略。 关键词:企业秘书代劳调查研究
2、 0引言 对于秘书代劳的现象,黄越(2000)将其归为三类:代笔、代杯、代办,具体而言即由秘书代为写讲话、报告、文章甚至日常工作中的批示或意见,由秘书代其应付各种各样的公款宴席、由秘书代为处理各种私事。 那么什么原因导致秘书不得不代办领导的私人事务呢?有学者认为一种是由于秘书工作的辅助性造成的。由于秘书人员是直接为领导者服务的工作人员;与其他组织成员和机构相比,秘书人员和秘书部门的从属性最为明显,依附性也更为明显。秘书工作对于领导工作的从属性和服务性,导致秘书认为应该为上司服务,使得上司能够摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中
3、在重要中作上面(宇正香,2004)。秘书的职能集中体现的方面是直接协助领导管理,处理其力所能及的具体事务,减轻、解除领导的事务负担,保证其集中主要精力进行决策,掌握全局(舒玉坤,1998)。有学者认为目前秘书行业的非职业化导致了秘书代办上司私事现象的产生。由于在中国,秘书职业没有完全职业化,秘书工作的职责界定不清、对其工作水平和专业能力的要求不够明确、秘书来源和其行为也不不够规范,因此秘书为上司代劳私事的现象也屡有发生(沈蕾、张虹,1998)。还有学者从秘书的角色谈秘书代劳的事情。领导的许多不为人知的事情秘书可能知道,而且还可能
4、是领导的“知心人”,好多领导不便于出面的私事,就可能由秘书代劳(李秘书,2003)。季伟(1994)认为由于秘书角色的服务性、多面性、创造性造成了秘书角色的差距,这种差距使得秘书无法充当其应该充当的角色,导致秘书做了一些不属于其本职工作的事务。另外,还有学者认为一些办公室的新人希望能给上司留下好印象,往往会犯一个毛病就是热情过头,太爱表现自己。把上司的所有琐事都统统揽到自己身上,甚至包括一些个人的私事。而长久一来,一些上司就习惯性地将这些事划为秘书的工作范围以内(陈国强,2007)。 此次我会就这一现象对部分企业秘书进行问卷调
5、查,研究该现象存在的状况,进而分析具体产生这一现象的原因和最后导致的后果,以及提出如何改变这一现象的策略。 1调查概况 主要调查对象为南京、无锡两地在职秘书或曾经有过秘书工作经历的人员。在被调查的40人中,女性有24人,占总人数的60%,男性有16人,占总人数的40%。调查研究采用问卷的方式,分别在现象存在的状况和被调查人员的态度两个方面提出了11个客观或主观的问题,通过表格进行分析比较。 2调查结果 2.1对“代笔”的看法及发生情况。 “代笔”是秘书代劳现象中较为常见一项,具体而言就是由秘书代为写讲话、报告、文章甚至
6、日常工作中的批示或意见。调查显示有28位秘书人员认为“帮领导代写稿件属于工作事务范畴”,占总数的70%,7位秘书觉得无法确定,占了17.5%,仅2位秘书认为为领导“代笔”是不属于自己工作范畴的,占全部的5%。 据统计,在现实的秘书工作中代写稿件也是普遍发生的现象。对于“在现实的秘书工作中是否有秘书代领导写过稿件”的调查发现,有22位认为普遍有代领导写稿件的现象,占了总人数的55%,有13人认为经常有,占了总数的32.5%,还有4人认为是一般,占10.0%,1人认为较少有,占2.5%,认为几乎没有的人数为零。可见,不管是次数的多
7、还是少,秘书代替领导写稿件的现象是存在的。 2.2对“代杯”的看法及发生情况。 “代杯”也是秘书代劳现象的其中一类。主要针对的可能是男性秘书人员,在一些公款宴席上,领导可能会请由秘书代其应付各种各样的交际活动。调查显示,认为“代领导应付交际”属于秘书工作范畴的有11人,占总数的27.5%,认为概念模糊,无法确定的有25人,占总数的37.5%,觉得代劳交际应酬是不正确的有14人,占了35%。 根据调查结果看来,认为现实的秘书工作中有秘书代领导应付交际,如喝酒等现象的还是大多数,共有28人,占了总数的70%,而认为一般和较少的
8、有12人,占了30%,同“代笔”现象一样,所有人都认为这现象是存在的。 2.3对“代办私事”的看法及发生情况。 “代办理私人事务”即是“代办”现象。在这一点上,被调查的多数人认为这是不正确的,有22人,占总数的55%,认为无法确定的有13人,占了32.5%,
