会议成本控制方案.docx

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1、控制年会成本的基本方法　　一、交通　　▲将年会安排在临近的区域范围内。随着汽油价格上涨，交通费用在不断增加。为了将交通费用降低到最低点，要尽可能将年会安排在距离大多数参会代表住宿地点比较近的地方，或者尽可能找一个参会代表可以步行到会场的年会中心去开会。　　▲引导同城的参会代表乘坐公共交通工具到年会现场，特别是年会中心正好有停靠站的。通常情况下，乘坐公共交通工具比安排专车穿城接送速度要快，比乘坐出租车价格要低。　　▲将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票。　　▲在与酒店、度假村商谈的时候，要求他们免费为嘉宾提供来去酒店的专车服

2、务，而且要预留免费的停车位。　　▲要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点提供打折服务。　　▲使用航空公司的贵宾休息室为年会团队提供迎送服务。　　▲旅行要错过高峰期(一大早或晚上)。　　▲问一问酒店是否提供机场免费接送服务。　　▲让年会中心为参会代表在转移时提供一些必要的暂时休息场所。　　▲让赞助商支付班车费用，作为交换，可以在酒店班车的宣传牌、年会中心的班车停靠站以及班车上为他们做广告。　　▲搞清楚需要多少台客车，预订恰当的座位容量。　　▲如果你的大部分团队成员体力比较好的话，可以将酒店订在年会中心附近步行的范围内

3、，无需提供接送服务。如果这样做的话，一定在你的注册材料中写清楚，让参会代表都知道。　　▲如果你的参会代表中有许多残疾人，尽量将他们安排在一个或相近的几个酒店中，以便于集中安排残疾人车辆。　　二、会务组成员　　▲雇佣现场注册和服务人员，不用为会务组成员付交通费。　　▲了解当地的加班限制和规定。　　▲安排会务组成员在正常工作时间内开展工作，避免加班。　　▲按天为会务组成员提供差旅补助，精确地规划出他们在餐饮和交通费用方面的许可范围。　　▲尽可能多用实习生和志愿者。　　三、演讲人与娱乐　　▲请会员或当地人作演讲人。对于任何领域的任何协会

4、来说，会员名单中总是会有一些重量级的专家可以作演讲人。如果可能的话，以减免注册费的方式邀请会员到会演讲。也可以邀请当地的演讲人，以节省旅行费用。　　▲对于那些需要旅行到年会举办地的演讲人，给他们准备好旅行指南，这样就不用另付大巴、五星级酒店以及头等舱机票费用。　　▲如果考虑邀请知名的天才演出团体为你进行一个晚上演出的话，就与当地的教堂团体、青年团体或学校团体联系，来满足你的音乐和娱乐方面的需求。很多城市通常都有一些颇具天赋的演出人才，而且几乎没有什么费用。另外，如果他们是一个非盈利组织的话，你可以把演出费用捐给他们的组织，这不能不

5、算是一件好事。　　▲开始行动吧!演讲人和娱乐费用通常每年都上涨。锁定今年的费用。　　▲放弃分项计算的方法，谈一个一揽子费用方案。　　▲将演讲人和娱乐团队安排在同一家酒店或同一个城市。　　▲在年会中经常与多面手合作。　　▲了解演出团队的组合规则，以最大限度地减少所需的音乐家数量。　　▲寻找一个在你的年会举办时间前后在当地巡回演出的团队。如果你预订了一个已经在该地区演出的团队，你可以节省机票费用，没准儿还能省下音响费用。　　▲让你的演讲人在年会现场销售他的或她的图书、CD或其它产品，以换取他们在演讲费用方面的让步。　　四、配置与搭建　

6、　▲了解一下在同一个酒店还有什么团队在你的年会前后举办年会，与他们一起购买搭建所需的物品。这样可以节省材料及拆建费用。　　▲如果你的会期超过两天，年会室的配置与搭建不要有变化。　　▲现场办公用带裙边的餐桌就行，不必租用专用的办公桌。　　▲减少储备用房，节省视听与配置费用。　　▲使用酒店里具有两种配置功能的空间，比如一个空间既可以开会也可以用餐。可以用幕帘或植物把空间隔开。　　▲使用一个户外场所以减少装饰费用。　　▲使用公共场所开会，如图书馆、公园、植物园、博物馆等。这些地方费用很低，因为有时候你可以到外面订餐。　　▲开发一些可以重

7、复使用的年会标牌。　　▲不用自己购买标牌，可以用酒店的。　　五、印刷　　▲把年会资料刻在CD上，或放在网上供大家下载。这样做不单有降低成本方面的意义，对有环保意识的参会代表也很有吸引力。对于同等信息量的资料，纸质印刷品要比CD光盘成本高很多。如果参会代表喜欢纸质材料，他们可以在办公室打印出他们所需要的那一部分，其它的可以通过电脑观看。　　▲年会策划者尽量通过电子邮件开展年会营销工作，这样可以节省邮寄费用和印刷费用。　　▲请一些高质量的印刷商为你提供报价。每一项印刷工作都有不同要求，每一个印刷商都有不同的设备、停工期和成本标准。　　

8、▲学习一些专业术语。你越了解你的图文设计和印刷需求，印刷商就越可能准确地向你提供你所需要的东西。　　▲使用标准表格，表格中规定了所有的变量(放量、背面使用情况、数量、油墨颜色、纸张厚度、周期、交货等)。这样做你就不会忘掉印刷事务中的一些重要细节。