发文机关署名与成文日期布局有讲究

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1、发文机关署名与成文日期布局有讲究筅王泽坤韩迎春2012年7月1日，国家质监总局和国家标准化委员会发布的《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012，以下简称“新标准”）正式实施。新标准首次统一了党政机关公文格式各要素的编排规则。这是上世纪80年代以来，党政机关公文处理相关规定由原来的分别设立，走向统一要求、统一规范、统一实施的重要一步，具有里程碑的意义。但在实际工作中，不讲究发文机关署名与成文日期布局的文件屡见不鲜，这里仅列举一些常见的不规范文件格式（见图1至图3）。图1图238SECRETARY文档工作2015年1月号联合行文时，一般将各

2、发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置（以便印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名），最后一个发文机关署名下方编排成文日期。首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（如图5）。2.不加盖印章的公文一般在正文（或附件说明）下空一行（这一点容易被忽视）编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期。但有两种情况应分别对待。图3截至目前，新标准颁布实施已逾两年，但是在不加盖印章的公文中，以发文机关署名或成文日期为准右空四字编排，同时发文机关署名与成文日期相互居中排布的情况仍层出不穷（如图3用汉字标注成文日期的情况已相对较少），足以说

3、明新标准的推广普及任务依然艰巨，应当高度重视。新标准统一规定，不论单一机关行文还是联合行文，一般都要标注发文机关署名，对发文机关署名与成文日期的布局也有明确要求。1.加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（如图4）。图5（1）若发文机关署名长于成文日期，发文机关署名右空二字编排。成文日期以发文机关首字为准右移二字（如图6）。图6若出现以下情况，也属正常（如图7）：图4Vol.3372015

4、No.139引

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11、涯“发文机关署名长于成文日期”这种情况，也明显不符合“发文机关署名右空二字编排，成文日期以发文机关首字为准右移二字”的要求。另外，新标准已明确，公文成文日期中的数字统一使用阿拉伯数字，如“2012年9月1日”，图3的情况属于不规范的书写方式。至于不少同志反映，很多单位颁发的证书或奖牌中的日期，仍习惯使用“二○一四年九月二十日”这种书写方式（如图10、图11），确是事实。但证书和奖牌不属于党政机关公文，应另当别论。图7（2）若成文日期长于发文机关署名，成文日期右空二字编排。发文机关署名适当增加右空字数，具体

12、可以成文日期首字为准，使发文机关署名左移二字为宜（如图8）。图10图8若出现以下情况，不能说不规范（如图9）：图11参考文献：1《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）。2《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）。3《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）。（山东省邹平县教育局，山东省邹平县黄山实验小学）图9实际工作中，发文机关署名与成文日期布局不规范的情况多出现在不加盖印章的公文中。不少同志常将其等同于加盖印章的公文，按“成文日期一般右空四字编排”的方式处理（如图2），显然不符合新标准要求。图1属于40

13、SECRETARY