浅议企业会计档案及其规范管理

《浅议企业会计档案及其规范管理》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、浅议企业会计档案及其规范管理一、会计档案的概念及特点　　会计档案就是会计部门根据国家有关规定，使用专门的方法和技术，在核算和监督资金活动的过程中形成的作为历史记载保存起来并对以后查考研究有价值的会计核算材料。会计档案具体指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。具体包括：　　(1)会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。　　(2)会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。　　(3)财务报告类：包括月度、季度、

2、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。　　(4)其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。　　二、会计档案的特点　　(一)产生与使用的普遍性　　从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备单独会计核算的单位，都会产生会计档案。　　(二)内容与程序的连续性　　会计档案从内容和程序来看，它是先有会计凭证，然后依据会计凭证填写会计账簿，最后根据会计账簿，编制会计报表。环环相扣，紧密相连。　　(三)所含成分的稳

3、定性　　不论是工业会计、商业会计、还是银行会计，其会计档案均分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其它四大类。　　三、会计档案的作用　　(一)为经济管理提供数据　　国家各级领导层通过会计部门提供的数字，可从宏观上了解经济业务活动的情况，分析预算执行情况，进而发现问题，总结经验，以获得科学决策的可靠依据。　　(二)是打击经济领域的犯罪活动和反对不正之风的有力工具　　会计档案，尤其是会计凭证，既是记录经济业务、明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据。通过会计凭证可以查明各项经济业务是否符合有关政策、制度、计划和预算

4、的规定，有无铺张浪费行为，从而严肃财经纪律，防止违法乱纪的现象发生。还有一些单位的贪污犯罪活动，正是通过查证会计凭证、账目等会计档案发现的，从而维护了财经纪律，保护了国家财产，沉重地打击了经济领域中的严重犯罪活动。　　(三)史料研究作用　　通过会计档案的积累，可以为企业编写大事记、开展历史研究等，提供经济活动方面的素材和原始记录。　　四、会计档案的规范管理　　(一)规范会计档案的立卷　　各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计人员负责会计档案的

5、积累、整理、编目和移交及相关工作，其中出纳人员不得整理、保管会计档案。　　1、会计凭证的整理方法和要求　　(1)会计人员应每月10日前完成上个月会计凭证的整理装订工作。　　(2)原始凭证粘贴、折叠的长度与宽度，应与省财政厅规定的会计凭证封面相同，每本凭证装订的厚度一般保持在2厘米以内，特殊情况不超过2.5厘米。　　(3)会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。　　(4)会计凭证整理好后，统一按照记账凭证编号顺序逐月逐年排列并编写案卷顺序号

6、。　　(5)所有的会计凭证编好案卷目录后，应装盒入柜保管，一般不能跨月或跨年装盒。必须认真逐项填写档案盒面上的内容。要购置专门的会计凭证柜保管会计凭证，做到既整齐美观，又查阅方便。存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀、防鼠，要坚决避免一些单位会计凭证或成包成捆，或层层垒叠，存取困难的不良现象。　　(6)整理好的会计凭证须达到项目齐全完整、签章手续完备、装订整齐美观、排列编号准确、查阅利用方便的要求。　　2、会计账簿的整理方法和要求　　(1)一本账簿无论厚薄大小，均视为一个整理保管单位，也就是一卷，各种

7、账簿厚度一般不超过2厘米，以便于整理保管和查阅复制。　　(2)每本账簿都要从“1”开始，统一用铅笔编写页号（计算机生产的账簿要有自动编制的连续页号，否则仍需人工编写）。正面有数据记载的编写在右上角，背面有数据记载的编写在左上角，每册账簿单独编一个流水号。活页式账簿在整理时将正反两面都无数据记载的空白页抽去，按科目顺序整理成册，装订后要加装封面、封底和扉页；现金和银行存款日记账必须保存原状，不得拆散或抽去空白页。每本账簿都要在账页之前放置“账簿启用表”，并认真填写。计算机生成的总帐、明细账等应单独组卷并加装封

8、面和扉页，填齐封面和扉页的各项内容。　　(3)每年的账簿统一按照现金账、银行存款账、总账、明细账、日记账、辅助账的顺序进行排，且从“1”开始，逐年连续编写案卷顺序号。　　(4)凡整理好的账簿，要按照排列编号顺序统一装入卷盒内。每盒装几本，以帐本厚薄确定，装满为止，但不同年度的账簿一般不能混装在同一盒内。　　(5)整理好的会计账簿应达到结构完整、项目齐全、页码准确、平整美观、查阅方便的要求。　　3、财务报表的整理方