浅议档案管理信息化对国企管理重要性

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1、浅议档案管理信息化对国企管理重要性　　【摘要】：随着计算机的不断普及和网络的广泛应用，原本就是重要信息资源的档案的信息化建设显得迫在眉睫，也理所当然地成为了各级档案部门的发展重点，尤其是在国企的管理与建设当中是非常重要的部分。本文是工作十几年的档案管理员，根据自己的工作经验对档案管理信息化对国企管理的重要性提出的探讨。【关键词】：档案管理信息化；计算机管理；中图分类号：G271文献标识码：A引言7本文以我自身十九年一线档案管理工作的专业知识和岗位经验，浅谈档案管理信息化对国企管理的重要性。随着计算机的不断普及和网络的广泛应用，原本就是重要信息资源的档案的信息化建设显得迫在眉睫，也

2、理所当然地成为了各级档案部门的发展重点，尤其是在国企的管理与建设当中是非常重要的部分。随着社会的高速发展，经济、文化事业也随之发展，档案管理工作也被赋予了更多的意义。传统的文件收集方式和传统的管理模式已经不能适应现代国企管理的内部建设和体制核心。所以，档案管理的信息化具有时代性。档案工作与国企管理同步发展，有利于档案工作的建设，人才的培养，档案工作的信息化，从而有利于国企管理建设的发展，使得档案工作与时俱进，科学的发展，从而不断改革创新，更好的为国企管理建设做贡献，更好地服务社会，提高国企的效益。档案管理的信息化对国企管理的重要性是显而易见的。以下主要从几个方面来分类探讨。1对于

3、国企管理人员的意义：1.1、为档案管理人员节省了时间和精力，提高了人力资源的利用率档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，不仅工作量大而且效率很低，费时费力。档案管理实行信息化后，档案管就实现了自动化、实时化、网络化。不仅大大的提高了效率，而且对于工作的准确性也有了更高的保证。具体表现为：数据只需一次录入便可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，大大地提高了工作效率。各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目

4、录、文件目录、背考表等。7自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。1.2、检索查询更加方便快捷，有效提高了工作效率传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。提供网上查询手段：国企内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询

5、档案信息，极大的减轻了档案管理工作人员的负担。1.3、档案的查借阅工作更加可控，对于查借阅记录更加清晰有效传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易出错，档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。免去了很多人工的不便因素。2对于国企职能部门的意义：2.1、提高整个部门的工作效率7实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。对于档案管理工作人员的潜能也有了更好的开发和利用。

6、2.2、提高整个部门的技术水平企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都会在这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和企业的发展相协调，适应不断变化的外部环境。适应不断进步的国企文化和内部建设。2.3、有效的进行档案的收集工作档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台，档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。实现了档案的信息化之后，档案的收集工作就不是零星和不完整的了，就拥有了一个完整的体系。2.4、有效的为科研服务国企的竞争力日益加剧，科研开发也是其竞争力的重要部分。档案管理的信息化，将档案在网

7、络上共享，国企科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料,提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了国企的科研系统整体的工作效率和竞争力。72.5、部门职能变保管为服务档案管理信息化以后，国企的无形资产（企业档案，包括文书档案、科技档案等）可以在网络上方便浏览（有相关的权限控制），为国企领导和设计部门提供优质服务，这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是公司内部信息的信息中心。档案部分的职能也实现了立体化，不单单是一个保管的作用，实现了企业职能的