办公邮件行文及处理规范.pdf

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1、.办公邮件行文及处理规范为规范公司内部办公邮件往来﹑提高办公效率，特制订此规范：1.邮件文本及格式规范1.1.邮件内容一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。1.2.邮件字体②全文统一②字体大小在10-12号，不宜过大或过小，选用宋体或微软雅黑字体。④字体颜色为黑色，个别重点处可加黑或显著的颜色。1.3.邮件附件如邮件中含有附件，应在邮件内容中说明。1.4.个人签名根据公司规定，签名格式如下：2.发送、抄送、群发规定2.1.部门内工作邮件，以“收

2、件人”发送至相关人员，如有必要，“抄送”部门长；2.2.跨部门工作邮件，以“收件人”发送至对方部门接口人，“抄送”本部门对应人员或部门长，如有必要，“抄送”对方部门长；2.3.越级发送邮件，因工作需要向本部门隔级主管或主管副总裁、总裁发送工作邮件时，应首先征得本部门经理的同意，并在发送邮件时“抄送”本部门经理；2.4.“收件人”应为邮件涉及内容的直接责任人（严禁“收件人”含糊不清或数量众多，1/2.不知由谁负责），“抄送”应为需知晓邮件内容的涉及部门的部门经理或具体办事人员（严禁“抄送”无关人员或非直接相关人员）；其他

3、人员如需知晓邮件内容由收件人或被抄送人转发；2.5.向全公司群发邮件需经过主管副总裁及总裁审批后，由系统部开通临时权限。（部门内、跨部门群发规定请见本节1、2条）；3.邮件审批规定及流程各级主管对需要给出审批意见的邮件应遵循如下方式进行批示：3.1.请示汇报类邮件的批示，应以“同意”、“原则同意+补充意见”、“不同意+修改意见”、“坚决不同意+反对意见+处理建议”其中之一明确回复；3.2.建议类邮件的批示，应以“参阅”、“阅处”、“即办”之一进行回复、转发。各项批示意见含义如下：参阅：不需办理，了解皆可，不必对“发件人

4、”进行结果反馈。阅处：邮件涉及事项不需“发件人”直接决定或表示意见，交由“收件人”了解情况、决定处理方案并安排办理的事项。“发件人”未明确要求反馈结果的，可不反馈。即办：马上处理。邮件中已有明确处理方案的按审批意见立刻办理，无明确处理方案的，“收件人”应在与“发件人”沟通后立即处理，并在完成后对“发件人”进行结果反馈；3.3.邮件内容要求文字：简练、准确；内容：结构清晰、重点突出、方便阅读，避免冗长邮件；重要、正式邮件还应注意页面整洁，字体大小统一，以方便收件人阅读、处理。3.4.邮件审批流程2/2