行政办公室管理制度.pdf

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1、行政办公室管理制度一、总则（一）、为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，加强公司行政办公的规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确公司内部管理职责，特制订本制度。（二）、行政办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。（三）、本制度对公司内部行政管理工作进行统一规范，以加强行政管理工作的有效性。二、各项细则（一）、办公室档案管理1、档案管理范围：1.1公司文件档案：包括公司资质

2、、公司制度、公司各部门制度标准、方针政策、公司决定、年度计划等与公司整体发展相关的有长期保存价值的文件及资料；1.3行政档案：会议记录、文件签发等。....2、管理部门。公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，行政办公室负责备档管理。3、管理职责。保证公司及各部门的资料齐全完整、安全保密和使用方便。（二）、办公环境管理1、每个员工都有责任维护办公环境，办公室内禁止吸烟。2、员工应爱护公共设施，节约使用办公用品，注意公共卫生。3、每周进行卫生联检。（三）、办公室安全和秩序1、每天下班最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并

3、切断电源。2、不要将私人访客带入办公室。3、离开办公室前，将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好。4、不得在办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。5、工作时间内不应无故离岗、串岗，出去办事要及时和相关领导请假，并填好单据上交行政部。6、各个部门应相互协调、配合、团结、互助，严禁互相推诿。（四）、办公电话管理....1、公司的电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用，员工不得使用公司电话拨打私人电话。2、员工接听电话应使用普通话及礼貌用语。（五）、员工礼仪管理1、员工头发要保持整洁、自然，不得披头散发；指甲不能太长，不得涂抹带颜色的指甲油。2

4、、员工统一着工作装，员工工装、工牌要穿戴整齐，不得穿奇装异服。3、员工应注意自己的仪容仪表、行为举止和公共礼仪，做到文明、礼貌待客，主动、友善地打招呼、问候；耐心应答，不厌其烦。4、在任何场合应使用普通话，语气温和，音量适中。（六）、例会管理制度1、目的：1.1实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作；1.2提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度；1.3集思广益，提出改进性及开展性的工作方案；1.4协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。2、公司例会定于每周三举行，由副总经理主持，各部门经理列席。....

5、3、部门例会可由部门自行决定，由各部门经理主持，部门员工列席。4、会议主要内容：4.1下达公司会议的精神；4.2听取各部门经理对所属部门工作的汇报，做好各部门工作的周总结和计划，以及需提请总经理或其它部门协调解决的问题；4.3对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结；4.4探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结，以达到整体经营目标的实现；4.5对上期工作总结，并部署下期工作任务；4.6每周会议议题的讨论；5、例会参加者在会议上要畅所欲言各持已见，允许持有不同观点和保留意见，但会上一

6、但形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行；6、严守会议纪律，保持会议秘密，在会议决策未正式公布之前，不得私自泄漏会议内容，影响决议实施；7、参加公司例会人员原则必须参加例会，特殊情况向部门领导请假，无故不参加者按公司考核办法进行考核。....（七）、行政审批流程1、所有部门需提项目审批单，填写好部门、时间、需审批内容、部门经理签字等。2、此项目审批单经由总经理签字批准后方可生效。3、总经理签字确认后将此项目审批单下发至相关部门执行。（八）、会议室、VIP室使用管理制度1、部门使用VIP室须提前告知行政人事部，领取会议室钥

7、匙，行政人事部做好相关记录；2、每周例会可以使用会议室；3、部门使用会议室、VIP室须提前一天和行政人事部申请：3.1使用会议室、VIP室的部门，须爱护会议室、VIP室的设施，保持会议室、VIP室的清洁，用后应及时清理烟灰缸，打扫卫生、检查卫生，锁好门，关好窗，将钥匙归还给行政人事部；3.2任何部门和个人未经行政人事部同意不得将会议室、VIP室的各种设备拿出会议室、VIP室或转作他用；3.3会议室、VIP室的卫生每周至少清理一次，遇有会议时，要一次一清洁；3.4每次会议之前，管理人员应进行检查电源、配备饮用水；3.5会议室的管

8、理人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿。....（九）、更衣室管理规定1、更衣室的管理1.1公司更衣室的使用分为男、女更衣室，不得混用。1.2员工不得在更衣室中休息、抽烟、娱乐，应爱护更衣室的设施，不允许在室内乱写乱画，张贴等。1.3员工应自觉爱护更衣室卫生，更衣时不得随意