浅析高等院校二级学院教务秘书工作.doc

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1、浅析高等院校二级学院教务秘书工作摘要：高等院校院部教务秘书作为基层一线的教学管理者，是教学管理的具体组织者和实施者，在教学管理中占有举足轻重的地位。本文通过对教务秘书工作特点、教务秘书应具备的素质、教务秘书队伍现状的初步分析与探讨，为改善目前教务秘书的窘境，建设可持续发展的教学秘书队伍，提出初步的应对策略。关键词：教务秘书高等院校特点素质现状高等院校的教务秘书工作受学校教学管理部门和院系的双重领导，直接参与各类教学活动的组织、安排，管理本院系的教学事务，贯彻执行学校和院系的教学指导思想和具体指示，保证院系教学正常运行，围绕教学活动主体（教师和学生）做好管理、协调和服务工作[1][2]。1・教

2、务秘书工作的特点1.1多样性和繁杂性。教务秘书作为院系口常教学最直接的组织者和管理者，工作范围广，涉及学生学籍管理、教学档案管理、培养方案制订、开课计划生成、任课教师安排、教材征订与发放、课表制定、各类考试安排与成绩修改、各类实习实践课程的开展、教师教学工作量和科研工作量核算，以及各类与教学有关的竞赛，等等，无一不需要教务秘书的直接参与。工作更是事无巨细，异常繁杂琐碎，大到协助领导申请一个新专业，小到学生的一次调停课，都必须准确及时有效地完成。1・2规律性和时效性。教务秘书工作繁杂，却有规律可循［3］。一般的课务安排、考试安排、教材征订、学生注册等都是以学期为周期的，而毕业审核、毕业论文、实

3、习实践、教学竞赛等都是以学年为周期的。每学期的期初、期中、期末工作重点基本一致，因而要掌握教学规律，做到心中有数，方能未雨绸缪。教务工作各阶段有规律可循，却也有时效性。期末一般都是进行本学期考试安排，下学期课务安排的阶段，这就要求教务秘书在限定时间内，必须将学生课表和考试H程安排好，以便在规定时间内在网上发布，这样学生才能及时选课、参加考试，教师才能知道自己下学期的教学任务和木学期的监考任务，以便提早计划安排。1・3灵活性和政策性。各所高校除了要坚持国家和地方的教育方针政策之外，还有各高校的教育管理规章制度教务管理工作实际上就是贯彻执行政策的过程［4］。教务秘书必须熟悉并深刻理解这些规章制度

4、的内容，才能在教学管理中按照政策指示，做好相关工作。政策性的规章制度一般都是比较刻板，具有原则性的，但教务秘书工作的对象是学生和教师，是具有主观能动性的人，所以在具体实施过程中还需要灵活掌握。例如，教学管理规定，原则上不允许调停课，但是如果在实际执行中，教师突发性疾病等，我们就要坚持“以人为木”的理念，及时办理好调停课手续。1・4服务性。高校教务管理工作兼具管理和服务的双重性质。不但要服务于领导,更主要是通过为教师和广大学生提供优质服务，保证教学管理正常有序地运行［5］。要做到急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意地为广大师生服务，做好教学管理的服务工作，通过服务做好教学管理工作，两者相

5、辅相成，相互促进。1.5突发性。高校教务管理工作还有一个显著特性，就是突发性。突发性是指教务管理常规工作之外的紧急、突发事件。一旦发生，教务秘书就需要准确、及时、有效地解决问题，尽可能降低不良影响，杜绝和防止教学事故的发生。这就耍求教务秘书在实践工作中不断总结、积累经验，提高教务管理水平和成效。2•教务秘书需要具备的索质教务秘书工作的性质特点要求教务秘书必须有与之适应的素质，这就对教务秘书提出了较高的要求。2.1耐心、细致和高度的责任心。教务工作繁杂多样，教务秘书必须做事认真细致，很多工作都是周而复始的，细节又不完全相同，甚至同一件事情会进行三帑五次的变更，所以要有极高的耐心和高度的责任心。

6、工作中微小的疏忽都可能会引起严重的教学事故，这些都需要教务秘书具有强烈的责任心和敬业精神。2.2较高的思想素质和较强的服务意识。教务秘书面对的人广，处理的事多，很多牵涉到学院、教师、学生的切身利益，这就需要培养良好的职业道德素质，恪守相关的职业操守，忠于职守，认真履行岗位职责，服从领导安排，做事要公平公正，不要计较个人苦累，乐于奉献，认清自己的角色定位，增强服务意识。教务秘书工作琐碎，虽然成天忙忙碌碌，却没有能够彰显成效的事情，很少有出彩的地方。教务秘书要有过硬的心理素质，能够调适好自己的心情，乐观向上,以积极、豁达、平和的心态面对木职工作。2.3良好的协调沟通能力。教务秘书受教务处和院系的

7、双重领导，工作与学校各个部门和院系都有交集，是领导和教师、教师和学生沟通的桥梁，这就要求秘书具有良好的沟通能力，这样才能提高教学管理的执行力。譬如，就简单的排课来说,它涉及和英他院系协调教室、机房，协调在外院和木院都有教学任务的任课教师的上课时间，按照教务处排课要求，结合实际情况，调整学生课表,使其尽可能科学规范，如果涉及特殊情况，就向教务处申请协调。因此，看似一张张简单的表，协调沟通始却终贯穿整个过程，充分