应收账款日常管理制度.doc

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为了进一步规范应收账款的日常管理和健全客户的信用管理体系，对应收账款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，特制定本管理规范。6i2S'W7R&Z+|-j&z1l&c*t8A7W　　一、建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录：0L,p1G0x#u+L,r(N!D+s2P)H;d1N%`/t;t　　二、事前控制：（签约到发货）$N'~"Z"`$O6L0p"j3@4w&{4}"G;w!R._　　从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户进行交易。,M"m/S7B(5P  a-;q-v  P  d)o"s8?7L:G对客户的审查内容（5W）：4O#M4r5e2_7i7`1、who人员素质，销售业绩，社会关系"u)j;M.['Q1G)e8f#j(R8}/j3d3p$x,C　　2、where地理位置，物流配送情况$Q6E-h:b"N2I)3、when从事本行业的时间，何时开始合作，有否合作经历)I)G:r+e$C%~#V4N  i4、what信用档案，有无不良纪录)I)W,G3H)X:e:]"M9`!h%j5、why关键点，为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景3C,[;o3w;`"_*N!L9g-t  D+A/I#y2u对客户的评定等级8]5T;N-~"_1m)J'n(t#P;~/X-C/Y　　A类客户，回款2个月内8h.E0F8w;A  m6;t)R)})?#c#l+k3l,u:a!x9y'J　　B类客户，回款5个月内（最好预付一部分货款）1c"e:l#B$f7d7S:?  ~8C类客户，回款8个月内（必须预付一部分货款）3e,b#o5I$y5c9V8i'Q3m4a8a8C1P.L/G#k!S'n5o　　D类客户，回款时间相当长，不可靠（必须货款两清）5m:r$k4i.X!Z;y)L+b,C'k,{2f6r9I  ~签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收账款追收的根本依据。5N$l#I:N%r6F-s:Z7x#A&c5w%p,_4~/I　　在销售合同中应明确的主要内容：/~(z%k!d)K5s$l+e&W+O!W1、明确交易条件，如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；8C:R:h;n3_&Z,b9A:];p:T22、明确双方的权利义务和违约责任；"a  C#F'Z7{.`$V.]9c43、确定合同期限；#R%o&I1t(Z2[.X"4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章）；!P4E)R"S:?#q4g'G6O/c0U+H)f3K　　5、电话订货，最好有传真件作为凭证。3W4?0C  I*b9S3J,@!W8`*B  合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。!  e'l)t  z%i#z$三、事中控制：（发货到收款）4y"p;D4i"p!F(o!X/L;1、发货查询，货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对；公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合作关系。（由销售人员和客服中心进行全程跟踪）(f'p.?#O/_83收账策略如下：;},d+q)w5i:W%L"m7Y$@'V(T3W5v3`　　A类客户，按常规合同)}3e5x#q2%n&e-j${7a$i3VB类客户，最好预付一部分货款%[-m1z!~6s#N-S0m3x(x"b　　C类客户，必须预付一部分货款&i#j$c6Q'K+c#@5M4Z1e3p!Z6`4^6n;y!D,@　　D类客户，必须货款两清9I2&`5r,P5{2y%Z  Q1B3P)R3z/^　　2、回款记录，账龄分析。财务要形成定期的对账制度，每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次账目，形成定期的对账制度，不能使管理脱节，以免造成账目混乱互相推诿、责任不清；并且详细记录每笔货款的回收情况，经常进行账龄分析。#a7Q$u)T$~  t1a/I6['S *c,~有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。:u1N!q/`3P$`-n&u(y7c#`)z9o1、产品结构为多品种、多规格；0q#x&|(Q&D,b)@&f  r7C1x&G5}2、产品的回款期限不同，或同种产品回款期限不同；)i'c-e.z9U.I/3、产品出现平调、退货、换货时；9g,s6d(T3G$k  W5i+^$d'S.j)j4、客户不能够按单对单（销售单据或发票）回款；$n.k!L3y:W*{#^#s(K;a,S#W8h,v%}&^3@　　以上情况会给应收账款的管理带来困难，定期对账避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死账现象，同时对账之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。&A"`:F3~:?:T5h'I.M'M  u&O%q!e8g.s'^%j四、事后控制：（欠款到追收）/M!_.E6v'B3w+z1I3H5q(l"u3q*[,W&F,L)b　　1、欠款到追收。对拖欠账款的追收，要采用多种方法清讨，催收账款责任到位。原则上采取大区经理负责制，再由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或代理商，则由客服中心定期对其进行沟通、催付。对已发生的应收账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。应收账款的最后期限，不能超过回款期限的1/3（如期限是60天，最后收款期限不能超过80天）；如超过，即马上采取行动追讨。-K/P/?3u)F2?+A'K1s)O.w;R4h%S  G6G　　2、总量控制，分级管理。财务部门负责应收账款的计划、控制和考核。销售人员是应收账款的直接责任人，公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标。货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。8G)j7B+S2M,L)~0Q6K&b0X5l1P8z!C*W"|　　追款三步骤："H-^:g6K6"5G/o$P!v-f%]0c"m4o　　①、联系：电话联系沟通债务分析分析拖款征兆/O,l4x&f%c"k)I.b3c$w4b2N#g-F!B　　销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。;l-z4X%_.F.M&s(K②、信函：期限实地考察保持压力确定追付方式)P:+L2?2U6W;k+n,T销售人员要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会越低。并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的。7C2H3`;V3_"F(^$Q'③、走访：资信调查合适的催讨方式;O4t,L0r$b*}7l7F4i0s4N$y.j$~1Q(O,M*F8@*e　　销售人员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理。遇到客户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。)n;I)A#s*E)c:a6Y4r'~(_8n3、对已拖欠款项的处理事项：0E'S;E5m5@'g5j*s;K+x!p"g9N  o　　①、文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；&F'x+p1s5v②、收集资料：要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性；  U%F&b/_5]  ③、追讨文件：建立账款催收预案。根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件―——预告、警告、律师函，视情况及时发出；!f5U0I%D$e4t8R0N*K&　④、最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义；2E!P5m⑤、要求协助：使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。7l8[)C;h"W  Q:z,`%^5b6n4u%]&p(t7@:C$|*n　　五、预警管理-N  n+P:T9C&B"R([1X#c9f6M6Y0B&K　　1、每一客户会计年度终结，必须取得欠款人对所欠款的书面确认。:m-v1@$k3F2"}9O6z0`,_1p1`2U　　2、任何应收款应在发货之日起，逾期一年零六个月，一律报告公司总经理，并通知公司法律顾问启动催讨程序。