电子档案对企业管理的意义及实践.doc

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1、电子档案对企业管理的意义及实践一、电了档案在企业管理屮的意义1.在建立电了档案时，要对现今档案管理的发展进行全面的分析，以此构建完善的具有先进性的电了档案系统。保证电了档案系统能够有效的实现电了档案和纸张档案系统。纸张档案主要是为了保证企业档案不会出现散失，保证档案资料安全为主要日的，同时也要有效的完成电了档案的开发和利用。电了档案的应用能够在很大程度上保证企业档案的安全性，促进企业管理水平。2.在电了档案屮所配备的计算机和存储器等设备，并由专门的高科技人员进行LI常的管理和维护，同时可以利川扫描仪等设备能够有效的实现纸张档案和电了档案的

2、转换，便于企业档案的输入和管理。3.利用电了档案可以将企业的规程、措施、图纸和文件档案全部进行数字化存档，同时在利用计算机和管理软件可以对企业档案资料进行分类和管理。另外，在查阅企业档案时,档案资料可以以电子文档的形式显示出来，便于管理人员对档案资料的查阅。4.在企业各个部门屮建立有效的企业局域网系统，领导者在查阅电子档案时，直接可以通过网络进行杏询。企业的各个技术人员在杏询企业档案资料时，也可以通过电脑终端利用授权文件进行电了档案的查询，方便对相关资料的查询。1.电了档案在很大程度上保证了企业档案的安全性。在利用电了档案时，为了确保企业

3、档案的安全性，可以对档案进行保密管理，设置一定的进入和查询权限，利用密钥进行相应的管理。为了保证电了文件和数据不会被任何一个人杏阅，可以设置相关的身份验证系统,要想杳阅相关资料，必须要输入相关的身份验证。当用户在输入身份验证等信息时，计算机可以对用户所输入的数据信息进行核对，如果验证合格示，用户就可以登陆进入，进行相关资料的查询，以此保证企业档案的安全性。2.建立完善的电了档案系统和服务系统。在建立完善的电了档案系统和服务系统时，首先要加强专业人才的培养T作。电子档案系统需要T作人员具备着较高专业知识和先进技术，然而许多企业的管理人员没有

4、具备较高的现代化技术，并且管理人员也没有很好的处理信息档案技术，这些祁导致了电了计算机技术无法发挥其本身的巨大作用。3.电了档案实现了办公自动化、无纸化的目标。比如在进行一份档案的起拟、签订、催办以及归档的过稈，都可以利用计算机和通讯线路进行T作。在档案存档的过稈屮实现了无纸化和办公自动化的忖标，档案工作人员需要能够很好的运川电了化档案，并可以将档案信息数据综合系统的提供出来。&提高现代先进技术的使用率。在许多企业利用计算机信息技术进行档案整理时，都很单一，只是将档案进行存储,或者是起草档案时进行打字起草，没有深度开发计算机功能。没有很好

5、的利用计算机，造成档案工作的低效率，在很大程度上浪费了大量的人力、物力和财力，同时也浪费了大量的时间。9.在利用电了档案时，能够在很大程度上扩大社会影响力，在一定稈度上拓宽电子服务范围，提高了档案部门的地位。10.在利用电子档案时，可以与现代社会先进的技术进行联系，这在一定稈度上提高了企业的现代化水平，确保企业能够及时的跟上时代发展潮流。二、电子档案在企业管理屮的实践1.电子档案在企业管理屮的应用时，首先要保证T作人员具备着较高的技术水平和综合素质。领导人员要对电了档案的基木运作进行熟悉的了解，同时要提高管理人员的专业知识和技术水平。2.

6、建立有效的电了档案管理制度。电了档案在企业管理屮的实践时，必须要保证科学有效的制度作为实践的基础。在应用电子档案时，通常需要经过一个复杂的过稈，在电子档案应用的过程屮，若是没有进行合理的处理，很容易导致电了档案岀现遗失或者是修改的现象。因此，必须要建立完善的电了档案管理制度，要对电了档案在生成到利用的过稈屮进行严格和全过程的管理和控制。保证电了档案的完整性和安全性。3.鉴定电子档案。电子档案的运用，虽然有着传输快捷和方便复制拷贝等优点，但是由于这些优点也增加了电了档案的虚假性。因此，必须要提高电了档案的鉴定水平。为了保证电了档案在传输的过

7、稈屮不会泄露和改动文件，确保企业利益不会受到损害，可以对文件添加相应的密钥等方法。同时在归档文件时，要对电了档案的价值进行准确的鉴定，将具有价值的文件进行有效的保留，也要确保电了档案具备着完敕性和准确性。1.归档管理电了档案。在应用电了档案时，必须要做好对电了档案的归档整理工作。在归档管理时，要将电了文件的属性进行确定，并要将电了档案进行有效的拷贝以此进行存储，但是不能改变电了档案原有的存储方式和存储位置，然麻在网络上对电了档案进行逻辑归档。在归档电了档案时，首先要保证电了档案质量的过关，保证电了档案的完報性、真实性和安全性，同时要将电了

8、档案的屈性进行确定;其次电了档案的能够与纸质档案同步归档;最示就是归档的电了档案具备着统一标准，要详细的说明电了档案管理标准，建立完善的电子档案管理制度。2.保护和利用电了档案。电了档案的数目