企业文件格式规范.doc

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1、文件格式规范要求一、目的：有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转.二、文件编号结构□□□—□□□—□□—□□□□—□□□公司名称缩写文件管理体系文件级别文件年份[XXXX]文件编号XXX文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接第一部分：公司名称缩写（大写XDF）第二部分：文件管理体系第三部分：文件级别第四部分：文件发文的年份加[]（四位数表示[XXXX]）第五部门：文件发文编号（三位数表示XXX，在每年1月1日自动归

2、零。）1、各部分表示方法：（1）第二部分代号体系名称SMS安全管理体系SafetyManagementSystemEMS环境管理体系EnvironmentalManagementSystemCMD综合管理体系ComprehensivemanagementdepartmentQMS质量管理体系Qualitymanagementsystem（2）第三部分：代号文件级别范围说明01一级文件管理手册02二级文件程序文件03三级文件作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图，技术文件等，凡在制程上须使用

3、的文件均属之04四级文件表单、记录一、文件格式公司文件的标准字体为黑体和宋体，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准：文件结构格式规范具体说明封面标题黑体小初号，加粗副标题黑体一号文件主体标题黑体二号字，加粗段落标题一级标题以汉字（一、二、三等）标注为宋体四号字，加粗；二级标题以数字（1、2、3等）标注为宋体四号字，不加粗；三级标题以数字加括号（(1)、(2)、(3)等）标注为宋体四号字，不加粗正文宋体小四号字英文和数字均使用宋体小四号字行距文件全文行距设置为1.5倍行距附件宋体小四号字，居左正文

4、附属材料的顺序和名称的标注发文单位宋体小四号字，居右，加粗发文日期宋体小四号字，居右，加粗使用中文数字，例：二○一五年一月一日附注宋体小四号字，在发文日期的左下方，“（附注）”2字加括号用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语；发至级限，有时也以附注的形式来说明文尾分割下划线粗细0.75磅，与文字宽度平齐报送宋体，小四，居左指除主送单位外需要执行或知晓文件内容的其他单位或部门页面设置页边距上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界为1.5厘米，页脚为1.75

5、厘米页眉页脚文件的页眉靠左为公司LOGO;页脚格式正中均为数字“第N页，共M页”，使用宋体小五号字封面示例：江苏新东风化工科技有限公司XDF-□□□-01-[2015]-001管理手册编制审核审批二○一五年一月一日发布二○一五年一月一日实施一、文件存档规定⑴文档除流程、计划使用EXCEL文档方式存档外，其他均以WORD文档为基本存档方式进行存档。⑵所有文档必须经审批后由行政人事部进行存档备案。⑶每份文档编号具有唯一性，不得存在重复。