信息管理中心

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1、ooOoo工商管理学院班级联合会信息管理中心目录一、部门职能描述2二、具体职能内容与流程2（-）档案管理2（二）信息管理2（三）校友管理3三、部门精品活动流程4（一）纳新流程4（二）师生名录4（三）校友联系——情系母校5附录附录一纳新计划书6附录二招聘会流程图总结10附录三校友联系策划书11班级联合会工作手册部门：信息管理屮心负责人：汪春晓李汶洋一、部门职能描述1.档案管理。定期以专业及班级形式整理在校学生、毕业生和校友的档案，规范学院的档案管理。2.信息管理。及时收集并整理学院学生的相关信息，协助

2、学院相关事务的开展。3.校友管理。成立学院校友中心，加强与校友联系，收集反馈校友目前去向，制作精美的师生名录。二、具体职能内容与流程(-)档案管理1.毕业生毕业生去向汇总、担任职务情况等，力求完善并在每年3月-6月及时更新。2.校友每年4月以电话、短信、邮件或者网络聊天等形式更新一次档案。3.班级干部鉴于大一学生在第二学期冇班干部换届的悄况，每年开学后应按照年份、班级分类整理在校班级干部的个人档案，并及时更新，方便查阅。(-)信息管理学院的信息管理工作主要集中在9月和10月，以统计整理学生基本信息为

3、主，主要有以下一些工作：1.09.12-09.15新生医保信息统计2.09.24-09.26大一运动服信息统计3.09.26工商管理学院寝室平面图更新4.10.12-10.20工商管理学院学生信息统计5.10.26大一班委统计6.11.6-11.14学院通讯录制作7.11.7-11.9招聘会——企业信息汇总及筛选8.11.7-11.16招聘会——发放邀请函，整理企业回执单，与会企业信息汇总。注：1.时间安排通知给班级的时间要提早1・2天，一方面可以减轻有些班级晚交导致任务进度延后，另一方面可以有充分

4、时间进行汇总与修改，确保信息无误。2・任务分配不论是给干事分配任务或者给各班班委分配任务，目的一定要清晰明确，确保权责到位。3・格式规范需要班级填写并上交的表格等，应提前设置好统一的格式，这样不仅便于我们汇总，也能够方便我们阅读与核对信息。1.监督管控在预定的交任务时间之前几小时，要提醒各班有关班委，督促他们完成任务，并将任务要求再次阐述清楚，确保他们能及时上交。同时核对工作必须细致，不放过任何一个小错误。2.汇总报告分配干事完成初步汇总与核对工作，再交到部长与副部长手中进行抽样核对，并调整格式，注

5、意字体等的统一性，最后上交主任团或者老师。（三）校友管理1.以短信、邮件及电话方式收集整理校友的相关信息；2.由于人数等原因，建一个QQ号，加各位历届校友的班级QQ群以及各班班委。1.逢节口及校友牛口，代表学院以学弟学妹身份向校友发祝福惩信、邮件或信件;2.联系往届班十部，协助校友举办同学会，加强他们与学院z间的联系；1.以班级为单位，收集在校学生关于本专业发展等各类问题，进行筛选、汇总，然后统一发邮件给校友，请他们进行解答、指导。三、部门精品活动流程（-）纳新流程1•分析部门的工作，确定需要招纳的

6、干事人数、性别比例及类型特征。2•制定纳新的计划，去班级宣传纳新。3.—轮面试：以提问为主的方式进行，侧重观察精神面貌、着装、礼貌行为及语言表达能力，筛选出大致符合我部门的人选进入二轮。4.二轮面试：以小组讨论形式为主，侧重观察面试者的组织能力、领导能力、语言沟通能力、合作能力等。（-）师生名录编辑成书，每年一版。内容包括：1.教职工名录包括现任教职工（详）、离退休教职工、曾经工作过教职工。2.校友名录按年份将每个班级的人员的现有信息包括所在城市，工作单位及任职情况等排列，方便沟通联系。3.部分校友

7、简介将有名的、发展良好的校友照片及简介按毕业年份排列成册。4.应届毕业生去向按班级将金部学牛的姓名、去向、发展情况列表。O(三)校友联系情系母校1.准备阶段(1)活动宣传此次活动在学校内主要通过学院正式网站通知宣传，侧重于校外宣传。校外宣传我们选择的方式有：①通过芸临浙商大论坛发布信息；②通过校友建立的班级QQ群传播；③通过腾讯微博、新浪微博、人人网等网络方式宣传.(2)信息整理查询往届学长学姐的档案。安排2-4名干事进行纸质档案及电子档案信息整理与汇总，力求将每位学长学姐的联系方式搜集详细，方便之

8、后的联络。将搜集到的档案做成表格，表格以年级——班的形式从前往后排列，条理清晰。(3)礼仪培训重点在于交流礼仪，包括电话交流和短信交流礼仪，让学长学姐可以感受到母校的温暖。培训完成后写一份心得体会，巩固培训成果。2.实行阶段1.由中心各干事及部长以短信、邮件方式通过原有信息联系校友，更新信息。2.由中心各干事及部长以电话方式通过原有信息联系校友，更新信息。我们要着重联系原班级的核心人物如班长等，以期得到更多的信息。3.由中心各干事及部长以QQ群方式通过原有信息联系校友