浅论干部档案材料收集工作中问题及对策

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1、浅论干部档案材料收集工作中问题及对策摘要：本文从干部档案收集环节，即干部档案管理工作的第一个环节为切入点，论述了目前干部档案收集工作中的主要问题，并通过分析问题及其产生的原因，提出通过建立健全干部档案材料收集的有关规定和制度、提高档案管理人员的综合素质等一系列的对策，有效地解决档案收集工作中的问题。关键词：干部档案；收集；问题；对策中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-2738(2012)04-0291-02干部档案材料的收集工作是干部档案管理人员按照中组部有关干部档案材料收集归档规定的文件精神，通过专

2、门的征集方法和渠道向有关单位、部门和个人收集干部档案材料，并经过甄别、鉴定等程序后，充实到干部档案中的工作。干部档案工作是干部人事工作的有机组成部分，干部档案材料收集工作，是干部档案工作的基础和最重要的环节。不断充实干部档案的内容，全面记录干部的情况，及时有效地为干部人事工作提供服务，是干部档案材料收集工作的目的。一、干部档案材料收集工作中的问题及原因(一)相关档案人员的专业素质偏低。干部档案管理工作是一项专业性很强的工作。由于各单位人事干部配备较少，人事工作繁忙，一般多为兼职管理档案工作，档案管理人员很难抽出时间参

3、加档案专业知识的学习和培训，对档案管理专业知识缺乏深入的了解。另外，档案管理工作人员不仅要了解档案管理业务知识，还要进行深入研究，通过研究不断地改进工作，掌握干部档案收集的规律，完善收集制度，才能做好干部档案管理工作。但在实际的工作中，各单位档案管理人员和各部门档案联络人员的岗位变动频繁，他们还未对此岗位的业务进行深入了解和研究，便竞争或调到新的部门或岗位，新到岗人员对档案收集材料业务不熟，新档案管理人员不知道该向什么部门或单位收集什么样的档案材料，新档案联络员不知道应将什么材料移交到干部档案管理部门，造成干部档案材

4、料收集不全，甚至存在不属于归档范围的材料归入档案，而属于归档范围的材料未收集归档的现象，给人才的评价与任用工作带来很多困难。（二）对档案了解少、缺乏归档意识的现象普遍存在。目前，我国的干部档案提供利用仅仅面向组织，这给干部档案蒙上了一层神秘的面纱，多数人不知道档案里究竟有什么内容，更不了解干部档案工作的重要意义、作用、归档范围和归档要求等，不知道档案材料收集工作的好坏会影响到自己的切身利益。另外，由于干部档案的管理办法置后于形势的发展，宣传教育工作不到位等原因，致使员工对干部档案知之甚少，缺乏归档意识的现象普遍存在。

5、例如，近几年，随着事业的发展，各单位对人才的要求逐渐提高，在职攻读学位的干部不断增多，在学习期间形成的材料，如毕业生登记表、成绩单、学位审批表等材料均为归档材料，但有的职工因缺乏归档意识，将这些材料自己收存，造成材料破损或丢失。（三）新的人才引进制度下所面临的干部档案材料缺漏现象。随着近几年人事制度的改革，各单位越来越认识到，人才是事业发展的关键，于是，对适合本单位事业发展的专业技术人才和管理人才的重视程度逐渐提高，引进了许多高学历、高职称、海外留学归国、有丰富专业技术工作经验或管理工作经验的优秀人才，但从对其档案的

6、审查工作中发现，引进人员的档案材料普遍存在缺漏现象。根据笔者多年的干部档案管理工作经验来看，平均每年缺漏材料的档案占到当年引进人员档案的40%以上，有的档案缺漏重要的档案材料,如出国人员就业报到证、年度考核表、学位材料、转正定级材料、专业技术职务申报材料、工资变动材料等。所缺材料严重影响引进人员的参加工作时间、工龄计算、职称等涉及干部切身利益的人事数据的确定。笔者认为造成档案材料缺漏的原因主要有以下几种：1.档案管理相关工作人员岗位变动频繁，不了解或忽视档案材料的收集和移交工作，导致干部档案材料的缺漏现象。2•有的档

7、案材料形成单位或部门，不知道应将材料移交到干部档案管理部门，而是由本单位或部门自行收存。3•有的单位或部门对档案材料不及时整理移交，干部档案管理部门未能及时收取材料，造成材料长期未归档，这种移交不及时、收取不及时是档案材料缺漏的重要原因。4.由于干部档案材料的收集方式大多是以被动的方式进行的，即档案管理人员坐等档案材料形成部门或单位将材料送到档案室。5•由于档案材料收集制度不健全，执行不严格，无监督检查机制，也是造成档案材料缺漏的主要原因。二、解决收集工作中问题的对策（一）建立健全干部档案材料收集工作有关规定和制度。

8、干部档案材料收集工作的有关规定和制度是档案收集工作的根本保障，应根据中组部的有关文件精神，结合本单位的特点，制定本单位《干部档案收集工作规定》，其内容应包括归档范围、归档时间、归档材料的质量要求、奖励处罚等内容。为了确保完成各种材料的收集工作，应建立健全以下收集工作制度：1•建立档案材料移交制度。形成档案材料的单位或部门要按照规定，及时并主动将