会计档案管理刍议

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1、会计档案管理刍议随着市场经济的发展,企业间的竞争口益激烈。企业竞争不仅是人才的竞争,同时也是管理水平的竞争。作为经济管理组成部分的会计工作,在经济管理屮的地位越发重要。会计档案,是会计工作成果，是会计信息的原始依据。加强会计档案管理,是搞好会计工作,提高企业经济管理水平的重要基础。一、会计档案的新特点传统会计档案，指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料，是记录和反映经济业务的重要依据。在企业实施会计电算化过程屮，会计档案形式发生巨大变化。会计核算的数据资料，不仅有纸质载体，同时表现为计算机的数据文件。会计人员的口常核算工作，以及会计档案的调阅、查询工

2、作，都可以在计算机上完成,会计档案工作，表现出许多新特点。笫一，会计档案存在形态多样化。财务会计档案资料，不仅有传统的纸质载体，如票据、凭证、账簿、报表，又有磁性介质、光盘或优盘。不同形式的会计档案，可以互为补充和备份，提高会计信息的完整性和安全性。第二，会计档案的使用更加便捷。传统的纸质会计档案数量多，占用空间大，一些资料的查询需要翻阅，进行数据的采集和分析查询费时费力。网络时代,通过电子商务,能够满足日常会计信息的查询、报表分析，会计档案信息可以做到资源共享。笫三，电子会计档案的保管简单。电算化条件下的会计档案，配合电脑和软件系统,容易修正、复制，便于

3、携带和传递。配合纸质会计档案，能够相互印证。电子会计档案不受时间空间限制和影响，可以永久保存，解决会计档案保存的后顾之忧。二、会计档案管理的现状与问题（一）会计档案管理重要性认识不足会计档案是会计工作成果，是会计核算的历史资料,是记载企业发展历程的第一手资料。由于认识上的不足，会计工作只重视核算阶段，停留在对会计凭证的填制和审核、账簿的登记和财务报告的编制上，会计档案的归档保管重视不够，更谈不上提高会计档案的信息化水平。一些小微企业在激烈的市场竞争屮生存堪忧，生命周期短，无法关注会计档案管理工作。（二）会计档案的软硬件建设滞后会计档案的数字化、电子化，需要

4、有配套的软硬件设备。会计档案通过信息网络,进行会计档案信息的传输、交换和资源共享。信息化需要一定的资金投入，需要购置相应设施设备。一些单位尤其是小微企业因财力有限，在资金投入上受到限制，舍不得支付大笔资金进行档案管理的信息化网络化。会计档案的软硬件设施建设不能与会计电算化相协调,成为会计全面的发展阻碍。（三）会计档案的收集、整理和保存工作存在漏洞会计档案工作是一项繁琐的工作，需要将口常大量会计数据，安排专门人员进行拷贝（备份）存储，进行会计信息的转化，成为磁性介质，或刻录在光盘，这类信息独立于原计算机系统。在会计档案的备份、保管过程屮，由于对档案信息的再利

5、用认识不足，很容易出现损坏、被磁化、受潮、灰尘污染等情况，造成会计信息资料的安全隐患。（四）会计档案管理人员的业务素质有待提高会计档案管理的信息化，是一个不断完善、优化的过程，要依赖于档案人员业务素质的提高。建设一支高素质的会计档案队伍，是会计档案管理信息化的重要基础。一些单位的财务人员计算机专业素质和会计电算化专业知识，不能满足信息化的需要，直接影响财务档案的现代化。由于对会计电算化给会计工作带来的优越性认识不足，利用不够，会计档案工作处于混乱状态。很多单位也没有专门人员対电子会计档案进行具体管理工作，直接影响会计档案信息化步伐。三、解决会计档案管理问题

6、的对策（一）提高会计档案重要性的认识会计档案是企业重要的经济管理资料，是进行经济分析的主要依据。会计档案的保管工作，是会计工作的重要组成部分，需要严格遵守会计档案保管期限，到期销毁。在会计电算化条件下，更需要提高对会计档案保管重要性认识，没有安全、完整、可靠的会计档案资料，会计信息化、网络化无从谈起，成为无水之源。相关部门加强小微企业会计管理工作，对于是否有完善的会计档案管理制度，要成为会计工作考核内容之一。（二）加快会计档案的软硬件建设工作会计的目标是及时准确提供会计信息，信息技术和网络时代，为会计信息的传输提供有利条件。会计工作是企业管理的重要组成部分

7、，会计核算数据是企业经营管理的重要信息资料，是金业进行经营活动分析、预测、决策的依据。企业要提高対财务档案管理工作的认识，加大投入，配备足够的财务档案信息化所需的软硬件，全面完善会计工作，为提升企业管理水平奠定基础。（三）完善会计档案的日常管理工作根据财政部发布的《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》规定，建立账务数据和报表数据的备份工作。搞好会计电算化系统的安全性、稳定性工作，如计算机病毒的防范等。采用密码管理和登陆制度，控制网上财务数据的读取，建立防火墙，将企业会计电算化系统与外部访问区之间的联系进行隔断，限制外界対会计信息系统数据库进行非法访问。

8、采用数据加密等技术手段进行网络管理，防止数据丢失以及不法分子非法拦