医疗机构档案电子化管理探析

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1、医疗机构档案电子化管理探析医疗机构档案是指各级各类医疗机构在工作活动中形成的文件、图表、簿册、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体的档案，包括文书档案、病历档案、科技档案、基建档案、设备档案、会计档案、重要人物和重大事件档案等。电子文件一般是指通过电子计算机处理、以数字化信息的形态产生在电子计算机里的电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等。国家标准屮对电子档案的定义是：“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据所谓档案电子化管理，是指将传统的纸质档案转化为电子档案，并将现代电子信息技术应用于档案的口常管理工作之中。目前，电子计算机已经普遍

2、应用于医疗机构的管理工作中，但档案的电子化管理还处于初级阶段，本文拟对医疗机构档案电了化管理进行分析探讨。一、医疗机构档案电子化管理的必要性办公自动化、无纸化等事物的出现，使医疗机构档案的生成方式发生很大变化，文件的起草、签发、催办、归档等过程，以及化验结果、病理报告、手术安排、疗程控制等过程均可以在计算机和通讯线路中进行。这样一来，档案的前身就以机读文件为主要形态，那么档案自然也以机读形式存在，这种档案的利用方式与纸质载体档案具有很大差异。这种变化预示着档案电子化管理成为档案管理工作发展的必然趋势。（一）电子化管理节省存储空间纸质档案在立卷归档后需要占用大量的空间來存放，

3、而电子档案只需占据极小的存储空间。例如，一张光盘的容量可达600MB-4000MB,它可以存储35万张打印纸上的文字信息或10万页的图形信息。这就相当于把一个文件柜里的档案内容压缩到一张光盘上，对于存档量大而空间较小的档案馆（室），电子化管理可以节省大量的空间。（-）电子档案复制的精确度较高纸质档案复制或缩微品拷贝时经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制是通过数字化的信息处理，精确度较高，几乎不存在这些问题，可以实现复制件内容与原件内容完全相同，有效避免信息丢失。（三）电子化管理的操作简捷，工作效率高电子档案的形成和归档都可以借助计算机及相关的软件系统

4、，减少了人工操作步骤，简化了工作流程，提高了工作效率。在查询利用时，还可以借助计算机对电子档案进行查询，只要输入查询条件，就可以迅速提供查询结果。即使在档案存储量很大、查询条件模糊的情况下，计算机也可以较快地显示查询结果，使得档案查询工作方便快捷。（四）电子化管理的传递更加快捷电子档案是在一定的计算机和网络环境下产生的，其传递既可以使用移动存储设备来进行，也可以通过网络来进行，传递起来更加方便快捷。与纸质档案相比，电子档案可以同时传递给多个利用者，不受存储载体的限制，简化了档案的逐个传递过程，节省了传递时间，提高了工作效率。（五）电子化管理可以促进档案的新分类实行档案电子化

5、管理后，医疗机构档案传统的分类方法将被打破，取而代之的是医疗信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分布在几个管理模块屮，计算机按照规左指令，根据工作目标随时设立和调整类日，档案的分类更能贴近医疗工作各方面的实际情况，分类也将更详细、更科学、更规范。二、医疗机构档案管理现存的问题(-)对档案管理工作缺乏足够重视档案是医疗机构的重要资源，但不少医疗机构都存在“重医疗、轻档案”的思想，认为档案工作不能给单位带来经济效益，对档案工作的重要性认识不足，致使医疗机构档案信息资源开发不足，制约了档案管理工作的发展。(-)设施不完善，电子设施的投入力度不够重视不够导致了

6、对档案工作的投入不足，管理设施不完善。当前许多医疗机构都存在档案库房面积狭小、安全保管不到位、办公设施陈旧、管理丁作手段落后等问题。虽然计算机、网络、多媒体技术广泛应用于医疗机构的口常工作之中，但档案工作未能完全实现管理手段现代化的及时转变，有些单位对实现档案电子化管理所必需的计算机、扫描仪、管理软件等相关电子设施的投入力度不够，档案的收集、整理、检索大多还停留在手工阶段，档案管理的现代化水平偏低。(三)标准化和规范化工作有待加强档案电子化管理的前提是基础工作的标准化和规范化，但目前许多医疗机构的库藏档案业务基础相对薄弱，案卷质量不高导致电子化转换工作任务繁重；归档文件材料

7、的多样性造成现行的档案整理、分类方法及有关规定已不能完全适应;各单位档案管理系统和网络建设各行英是、层次不一，其规范性、开放性、服务性、共享性较低，无法适应档案信息资源共享的要求。因此，提高档案管理的标准化和规范化水平，成为亟待解决的问题。(四)管理人员的业务索质有待提高实现档案管理电子化，要求档案管理人员必须具备较高的技术层次、完善的知识结构和熟练的操作技能。目前，很多医疗机构都缺乏具备现代高技术水平的高层次、复合型档案管理人才，大部分管理人员的专业素质和文化程度偏低，缺少系统的专业培训，难以适应档案管理现代化发