国际商务文秘

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1、1.1秘书的作用国际（专业）职业秘书组织对秘书的定义为精通办公技能，有独立工作能力，善于创新、判断，在权限范围内做出决定。然而，在历史上秘书仅仅被当作一个处理杂物的，做看管文档和处理一些行政工作。当前，秘书的地位在过去的50年有了很大的改变。随着重复的工作被办公设备处理，现在秘书在有更多可能来进行管理和监督工作。也使得秘书能作为一个团队的秘书为更多的人服务，也是秘书的工作更为有趣，重要。职责分配在于秘书的能力，兴趣，他/她对公司的了解，还有公司对秘书的提升。本书会详细的举例说明秘书的工作和日常办公，（信息）数据处理，各种交流技领,相关的财务只是以

2、及所需的技能。1.1秘书的职责秘书处理了大量办公室工作来使得公司正常运转。执行和协调办公室文书工作。秘书还应该为员工和客户提供正确的信息。他们为不同的公司和组织工作。他们花大量时间来处理信息。他们接听电话，转接电话，留言，安排会议或预约。也要为外地的会议做准备（安排行程）。秘书也可能职员以其他形式为客户服务。在有些办公室，他们订货或者提供其他方面的客户服务。秘书用纸和电子文档。他们从文件中整理信件和数据，进行修正，写信和备忘录。他们还从其他的信息来源整理数据。为了做好这些任务，秘书通常从（电子）电脑文档上储存和检查这些资料（存取数据）。对某些类型

3、的数据，用纸质文档记录数据。秘书应高效保存管理文档。在许多办公室自动化办公（用办公设备）已经是的秘书拜托繁重的工作，接受新工作。他们可以上网搜索资料并写出调查结果。他们可以用数据处理软件处理项目。在大的办公室，秘书常用电脑保存文具的存货情况，以便订货。秘书可以使用各种设备工作。他们用传真机，复印机和电话分总机。他们用复合电脑软件来处理表格或者出版工作。在现代办公设备的帮助下，经理和主管也愿意自己做一些文字处理工作。秘书对专业成员可以提供一些支持，他们可以充当团队的一员。图1.1是对一个典型的秘书工作的描述工作介绍职称/工作头衔：秘书工作职责：业务

4、经理薪级：E10日期：2004.5.8职位简述（简介）：安排会议/会晤，接听电话，做记录，还有一些办公室工作，辅助性管理工作和商业事务/并协助上级完成一般的文字和行政业务工作。主要的职责做记录，并使用文字处理器整理为信件或是摘要。用电脑发电子邮件。接受并处理收到的邮件，并且在下班前，处理好办公室经理向外发的邮件。接待来访者。接听电话用电话或者传真传送消息。安排办公室经理的日程；安排会晤；有计划的安排他/她的时间使得他/她的时间得到最好的利用。安排出差计划。保证所有的信件和咨询已经处理，有必要的要编入档案以便迅速的查找。管理有效的档案的更新系统。组

5、织和安排会议。管理办公室的图表和统计数据（管理办公室的进度表）。用图文电视、数据库和工具书提供信息；在办公室经理的要求发布信息。管理办公室的现金、银行转账和报销表。指导新秘书，其入职训练，安排工作，评估工作情况，了解其个人品质和工作投诉情况。必要时组织会议和开展活动。了解文具和其他办公材料的使用情况。遵守公司的卫生、安全、保密制度。处理其他指派的任务。知识，技能，能力现代办公设备的使用和一些技能，如电话交流技领，办公系统，记录设备。有现代商业交流的技领，如写信的格式，估价单，摘要，和报告的格式。掌握个人电脑和使用各种软件包。每分钟能打50个字。工

6、作分轻重缓急，在没有指导的情况下完成工作。有能力解决处理日程问题。资历和工作经验相关的秘书/办公管理的证书。两年相关的工作经验。有相关的同等教育和经验。特殊需要愿意加班，并按办公室主任的安排在假期和周末加班。1.1.2学历和专业资格大部分秘书的工作是在办公室完成的，但是，掌握最新的设备和技术信息来有效的承担多且复杂的事情。如果一个秘书想变得更为专业，他/她跟上这个领域的发展或者是整个商业领域的发展。1.1・3个人素质秘书应该是个好的策划者。他/她能分情轻重缓急，能计划好老板的时间使得其时间得到最好的利用。此外，能处理好人际关系是一个资产，尤其是当

7、你的工作是监督其他员工，这样在日程工作中起推动，促进，协调的作用。其他重要的能力是交际（善于区分电话的来访者的重要性是秘书一个重要工作），忠诚，处事谨慎，通情达理，善于创新。还有，一个秘书对她经受的信息完全保密并且能抵制身边的一切诱惑是很重要的。1.1.4行政职能在提升企业的积极形象的重要性。秘书提供的专业的管理支持是办公室的核心部分也是最令人担心的。他们的职责在于使得整个公司正常运转。办公的最佳方式是能使秘书和专业管理人员、行政干部又快又好的完成他们的职责。顾客和员工或者是其他部门的员工第一次接触可能是因为一通电话，一次来访或者是一些信件。我们

8、强烈推荐以下建议：应该以愿意帮忙的态度来接听电话来给人这个公司/组织是有效率并且愿意帮忙的印象。来访者和公司的第一次接触是在接待处和一位