合同管理：典型内控缺陷与应对

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1、版权所有，请勿用于商业用途我们专业于全面风险管理和内部控制的价值服务！合同管理：典型内控缺陷与应对阅洲研究系列（10）【导言】合同管理作为具体业务事项（如销售、采购、工程等）有机组成部分，其自身作为一类管理活动也具有统一的管理要求，本文拟从企业内部控制角度，对合同管理进行探讨。一、合同管理的范畴合同管理的关键事项可以归纳为下表：事项所处业务阶段备注1.合同对象调查及合同事项业务前期评估2.合同重大条款谈判及确认业务前期在合同重大条款谈判前，可能有更加宽泛的磋商，此处不讨论。3.合同草案起草及内部审批业务前期4.合同正式签订业务前期5.合同变更/合同补充/合同业务执行中终止6

2、.合同履约的跟踪管理业务执行中7.合同结算业务执行后8.合同纠纷处理业务执行后9.合同档案/查阅管理业务执行中、后期1我们专业于全面风险管理和内部控制的价值服务！阅洲研究二、合同管理的典型控制缺陷合同管理的典型控制缺陷可归纳为下表:表2:合同管理内控典型缺陷汇总缺陷影响备注1.未明确评估并确定可不可能导致重要经济业务未签签订书面合同的条件订合同，无法有效保障企业利益。2.缺乏基于合同分类的合合同管理权限不明确，可能通常的合同分类标准包括同谈判/审核/审批的授权难以确认合同管理责任，导金额和性质两个方面。体系致合同业务办理效率低下，合同风险缺乏管控。3.合同谈判人缺乏专业性/

3、可能导致谈判失败，或谈判反面例子：未明确提出合独立性结果有损企业合理利益。同对手的违约责任。4.合同谈判过程缺乏监督可能导致合同谈判过程不规反面例子：仅由一人负责范，甚至出现舞弊行为，企重大合同谈判。业利益未得到适当保护。5.未对合同对手的履约能可能导致企业业务不能正常反面例子：未对“施工合力进行恰当评估开展。同对方有无相关资质、供货商有无充分产能”进行调查评估。6.合同草案正式签订前，可能导致合同条款不能充分合同草案既包括由本企业缺乏必要的、充分的专业/保障企业利益。提供的合同草案，也包括独立审核合同对方提供的合同草案。反面例子：业务部门总是以“紧急”为借口，简化审核审批

4、程序；或没有给审核部门提供足够的信息，预留足够的调查、研判时间。7.合同草案审核、审批授可能影响审核意见的专业性反面例子：重大采购合同权不合理，审核/审批人专和独立性。签订前未经专业部门审业性/管理层级存在瑕疵核、管理高层审批。8.未有效使用格式合同/未未充分利用经固化的格式合对格式合同版本进行有效同条款控制整体业务风险；评价与更新格式合同不适用于新的业务2我们专业于全面风险管理和内部控制的价值服务！阅洲研究变化，相关风险未能得到有效控制，同时降低了工作效率。9.在签批过程中缺乏对合可能导致合同签订版本与经同草案的版本控制审核同意的版本不一致。10.与合同生效相关的印可能导

5、致了合同签字、盖章反面例子：印鉴被违规用鉴/签字缺乏集中管理未按规定程序办理的风险。于未经恰当授权的合同。11.合同正式签订前，缺乏审核意见被忽略、遗漏；或程序审核反面例子：先执针对审核审批程序及合同部分条款未经审核；或合同行再谈判、审批，先签后形式规范性的集中/独立确草案未及时更新，与审核意审（包括先投标后审核投认程序见不一致。标条件），先批后审。形式审核反面例子：合同被手工涂改；合同传真件时间错误；合同打印不清晰；合同对手未使用有效签章。12.合同修订/补充合同等合同修订、调整不当，甚至事项管理松散成为规避合同正常分级授权审核审批的方式，影响企业利益。13.缺乏基于合同

6、编号/台无法保证合同记录、归档的账体系的合同汇总管理系完整性、及时性，妨碍合同统执行状态监控、合同查阅工作的有效开展。14.重要合同调阅缺乏管导致重大合同涉密信息流反面例子：企业人员未经理措施失。授权即可调阅含公司机密的技术合同。15.未对合同履行状态进导致无法有效跟踪合同履行行有效跟踪和反馈状态，无法及时发现和处理异常情况。16.缺乏专业化的合同纠可能导致合同争议处理不其部分已超过合同管理范纷处理机制当，如处理决策未经整体考畴，已属于由于合同问题量，影响公司整体利益，或引发的法律事项。延误处理时机，未能有效搜集相关证据等。3我们专业于全面风险管理和内部控制的价值服务！阅洲

7、研究17.合同结算不严格，未进可能导致企业收款不及时，行适当的合同履行情况的或付款时合同成果未达约定检查。条件等。18.整体上，合同管理缺乏可能降低合同管理工作效集中归口管理（部门/岗位/率；同时，难以追究合同管职责）理责任。19.缺乏合同管理责任追影响相关责任人的工作责任究机制心和积极性。三、合同管理关键控制要求合同管理的内控要求可以划分为企业整体层面（侧重组织结构、整体制度设计）以及业务层面（侧重具体管理环节的控制实施）。详见下列表格：表3-1：企业整体层面合同管理控制要求控制要求说明备注1.建立分级授权企业应