采购管理系统规章制度及采购流程

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1、实用文档采购管理制度及采购流程一、目的：规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。二、适用范围适用本公司范围内采购管理三、内容（一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算（三）采购流程图如下：标准文案实用文档标准文案实用文档标准文案实用文档四、制度细则（一）采购需求的提请1、定义：采购需求是指某部

2、门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。2、采购需求流程如图：由需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，认真详细、清楚的填写采购申请单各项数据（重点要素见细则要求）。填写后由填写人签字确认。填报申请单部门审核总经理采购部由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导。总经理签字批准后，交由采购部进行采购。采购部收到经过签字批准的采购申请书，要对申请书的内容进行核对，并与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、采购在途等进

3、行订单数量的最终确认。确认后，进入采购环节。标准文案实用文档3、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素： l请购的部门；  l请购物品所属项目； l请购的用途；  l请购的物品名；  l请购的物品数量；  l请购的物品规格； l请购物品的样品、图纸或技术资料等； l请购物品的需求时间； l请购如有特殊需要请备注； l请购单填写人；  l请购的部门负责人；  l请购单的审核人； l财务审核人；  l公司总经理。 标准文案实用文档4、请购单及其提请规定l请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门。l请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接

4、收，请购部门备份。l涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。l遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。l如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。l请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 5、公司物资申请采购的提请部门l公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他物品由生产部门提请。l公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物品由生产部门

5、提请。l公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公项目由行政部门提请。l公司各部门专用的物资由各部门自行提请。标准文案实用文档6、请购单的接收l采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购是否经过公司领导审批。l接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。l联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存，核对采购台帐看在途采购的物资是否满足采购申请。l对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采购的部门。7、请购单的分工处理l核对过的请购单，采购部应按照人

6、员分工和岗位职责进行分工处理。l对于紧急采购项目应优先处理。l无法按照申请部门需求日期完成采购的，应通知申请部门。l重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。8、采购周期的规定 l 根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周期。l请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批流程，以便采购部门能按时完成采购。标准文案实用文档l采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因。l遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。（二）询价及其规定l询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题要应及时与请购部门沟通。l属于相同

7、类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。l对于紧急请购项目应优先处理。l所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价，原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。l对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本较低的替代品可以推荐采购替代品。采购提出的可替代品，一经被选用，做绩效考核加分。对于请购部门需求的物品，采购人员在采购过程中应该发现，采购物品有新产品可替代，而未与请购部门进行沟通的，采购也应负责。采购对使用部门提出修改性建议，一经被选用，做绩效考核加分，使用部门相应的减分。l遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采购情况，询价前应先向公司

8、相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报公司领导批准方可询