《如何做好秘书》课件

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1、如何做好文秘工作SMJ一、秘书的含义“秘书”一词大约在我国汉代以前就已经出现，当时指的是神秘之书或密藏之书。汉代以后，逐渐成为一种官职名称。三国时曹操设“秘书令”，掌管机要，略具了现代秘书的一些职能。经过一千多年的演变，直到孙中山领导的中华民国政府成立，现代秘书职业才真正确立起来。我们认为，秘书是为单位或部门主管人员提供服务的参谋或助手型人员的通称。Page2二、最基本的日常工作1、办公室的卫生、动植物的护养、茶水的准备、办公文具的摆放等一系列工作与生活事项。2、召开会议前的通知工作、会议中的记

2、录工作、会议后的纪要整理、会议所安排工作的跟踪落实。3、领导出差时机票、酒店预订工作及行程安排。4、领导交付的其他日常工作及跟踪。Page3三、秘书工作主要包括哪些内容（1）文书撰写（会议记录、整理，文件起草、修改等）（2）文书制作（打字、复印、编排、装订等）（3）文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）（4）档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）（5）会议组织（准备、记录、文件、善后等）（6）调查研究（计划、实施、分析、研究等）（7）信息资料工作（收集、整理、提供、储存等）（8）信访工作（群众

3、来信来访或顾客投诉处理等）（9）日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）（10）督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）（11）办公室管理（环境、设备、经费等）（12）接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）接待工作案例一天上午，张秘书正在打印公司的销售计划，这时，来了一位不速之客。“李总在吗？”客人问。“预约了吗？”张秘书张口就问，姿势没有任何改变，双眼仍盯着计算机显示屏。“约什么约！我要找你们李总谈谈！”小张朝客人瞟了一眼，觉得有点眼熟，但是想不起是谁，说：“你等一下。”说

4、完起身走向斜对面会客室找李总，将客人一个人留下。在会客室里，小张告诉李总，有人找他，小张说：“有一点眼熟，好像是来讨债的。”李总不愿意见，小张顺利请示了如何处理销售计划中几个敏感数据的问题。几分钟后，张秘书回到办公室对客人说：“李总不在，你回去吧。”客人表示不信，接着双方产生了激烈的争吵。半个月后，销售部向李总反映，本公司销售机密泄露，部分客户的业务被别的公司抢走。接待的基本原则热情服务，细致周到一视同仁，礼貌待人确保安全，内外有别1.迎接来访者2.确定对方身份，查对预约登记3.接待预约来访者4.

5、接待未预约来访者5.特殊情况的处理日常接待一.迎接来访者1、在办公室内迎接见到客人的第一时间应立刻停止手上的工作和谈话，站起来，注视对方，面带微笑地主动问好。正在打电话可用手示意，请来访者稍候，脸上应报以真诚的微笑，并尽快结束通话。握手面对来访者，秘书一般不主动伸出手与来访者握手，但如果来访者先伸出手，秘书必须与之握手。2、在办公室外迎接公司或大楼门口来访者的工作单位或其下榻的宾馆机场、车站、码头等（要考虑交通堵塞，时间留有余地）二、确定对方身份，查对预约登记（1）来访者是预约前来把客人引至会客地

6、点，然后通知被访者。（2）来访者没有预约了解对方的身份及来访目的后，视具体情况做好分流接待工作。三、接待预约来访者（1）引导将客人引至会客处，请他稍候，然后通知上司。（引导客人前应注意收拾好桌面上的重要文件，保存并关闭电脑中的重要文件。）如果是第一次上门的客人，秘书须陪同上司进入会客室，并为双方做简单介绍。（2）客人需要等候客人来的较早，被访者还不能接待，秘书应该请客人入座，递送茶水，提供书报、企业宣传资料等供客人排遣时间，妥善招待等候。（3）会客结束礼貌送别客人，提醒和帮助对方拿好所带物品，主动

7、帮客人取好衣物。必要时，秘书还应将客人送至电梯间、公司大门或轿车边，目送客人离去来访者离开后，应对来访情况进行记录。四、接待未预约来访者（1）礼貌地问清对方的身份和来访事由（2）在权限范围内酌情处理来访者权限内秘书可自行处理，不用请示上司，尤其是对哪些上司不愿意见的来访者，秘书要想办法为上司挡驾。如果来访者的问题不需要上司解决，秘书应设法联系相关部门或人员，看是否能介绍客人前去接洽。（3）需要上司接待时，请示上司是否接受来访不要直接回答上司在或不在。若上司不愿意接见，秘书要以上司不在或上司很忙为理

8、由委婉拒绝。若上司不在或一时联系不上，表示歉意，并请对方留言和留下联系方式或酌情预约改天会见。（4）来访者是上司熟悉的人上司熟悉的上级、客户、工作上的伙伴或亲属、朋友等，应引领到会客室就座，并马上通知上司，按照上司的指示接待。接待未预约来访者的工作程序五、特殊情况的处理1、同时接待多批来访者（1）一般情况★先来后到，一视同仁的原则接待（2）特殊情况★先来的客人无既定目的，后来的客人有要事商谈；先来的客人是评级、下属，后来的客人是上级、贵宾。在征得双方的同意后，可与后来客人先谈。2、