会议接待方案计划方案

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1、会议接待方案计划方案　　会议接待方案（一）　　一、会前准备工作　　1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。　　2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。　　3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。　　4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。　　5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。　　6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。　　（1）悬挂会标、徽记、旗帜登。　　（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证

2、音响效果。　　（3）确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。　　（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。　　（5）摆放适宜花卉。　　7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。　　8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。　　9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。　　二、会务组织与服务工作　　1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。　　2、搞好会议签到、材料分发。　　3、落实主席台领导、发言人是否到齐。　　4、按预订方案

3、组织与会人员由前向后以此就座。　　5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。　　6、做好会议纪录，写好会议简报。　　7、组织照相。　　8、为与会人员预订车、船、机票等。　　三、会议善后工作　　1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。　　2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。　　3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。　　4、做好会议报道工作。　　会议接待方案（二）　　一、会前　　1、与会议主办方洽谈

4、，了解会议要求及所需服务项目。　　2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。　　3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。　　4、确定方案，签订合同，预付定金。　　二、会中　　1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。　　2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，(www.fwsir.com)会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。　　3、会议场所：专人到会议室检查会议

5、室条幅、灯光、音响、茶饮等。　　4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。　　5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。　　6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。　　7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。　　8、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。　　三、会后　　1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。　　2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。　　3、合影：会议期间参会人员集体合影，会

6、议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。　　会议接待方案（三）　　为成功圆满接待“×××”，按照贵公司的要求，河南康辉国际旅行社特拟定以下方案，请指正、修改。　　原则：河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。　　一、接待前准备：　　1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。　　2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。　　3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游

7、途中就餐点。　　二、接站：　　根据客人具体抵达时间，提前半小时抵达（火车站/机场）。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。　　三、旅游及行程的安排：　　1、导游要求：　　知识丰富，技能技巧熟练，语言生动，具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。　　2、车辆要求：　　安排专业旅游车队的空调旅游车，车况好、干净，设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机，确保客人安全。　　四、旅游保险：　　确保此次旅游活动的安全顺利，我社可代办每位旅游投保10

8、万元旅游人身意外伤害险。　　五、会议日程安排：（略）