如何有效地开展管理评审

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1、持续改进之二如何更加有效地开展管理评审管理评审是企业最高管理者亲自主持、实施的一项自我诊断活动。按照国际标准规定,凡是建立管理体系的企业,必须进行内审和管理评审。这是体系管理与传统管理的重要区别,也是企业实施现代管理思想的具体措施。但有些企业领导对管理评审的认识存在误区,评审效果并不理想。笔者对此发表看法,渴望引起广大获证组织更加的积极的思考。一、获证企业管理评审存在的问题根据我中心的审核实践,获证组织管理评审存在的问题大体可以概括为以下四方面:1.概念不清,管理评审走过场把管理评审当成研究管理工

2、作的一般会议,或借助调度会、厂务会、总经理会等机会,一并研究管理体系的运行问题,然后令人编写管理评审资料,以应付审核认证。导致这种做法的原因,是企业领导没有弄清管评的真正含义,混淆了评审活动与研究工作的概念。2.内容不对,管理评审流于形式7把管理评审当成内审活动的总结,企业最高管理者先听取内审组长汇报,而后由内审组长根据领导要求,编制管理评审的全部资料。或者把管理评审与内审的末次会议合二为一,在内审末次会议上完成管理评审的全部工作。导致这种做法的原因,是企业领导没有搞清内审和管理评审的区别,认为两

3、者是从不同层面检查管理体系的运行情况,无需重复进行。3.策划不当,管理评审达不到预期效果标准只规定“最高管理者应按策划的时间间隔评审管理体系”,并没有规定具体的时间和频次。有些企业先做管理评审,再安排内审活动,管理评审与近期内审情况脱钩,评审内容匮乏,无法触及实质性问题,最终达不到预期效果。导致这种做法的原因,是评审时机不佳,评审信息(输入)不充分。4.力度不够,管理评审与实际工作脱节管理评审的结果(输出)应该是与持续改进有关的重大行政决策,包括资源保证的决定。不少企业虽然能执行管理评审程序,但因

4、害怕对认证审核带来不利影响,不能实事求地做出评审结论,或出现“议而不决,决而不做”的倾向。久而久之,说一套、做一套,评审工作与实际工作脱节。导致这种做法的原因,是领导决策不力,评审结论不可行,或在执行中走样。一、正确认识管理评审作用管理评审不是一般地工作检查,而是企业对管理体系实施自我监督、自我保证的有效手段。以质量管理体系为例,获证企业不仅对产品质量把关(8.2.47产品的监视和测量),对工作质量把关(8.2.3过程的监视和测量),而且还要检查管理体系的运行情况(8.2.2内部审核),检验管理体

5、系的运行效果(8.2.1顾客满意)。而管理评审是站在更高的层次,客观地评价以上这些监视和测量的结果,并从全局的角度做出决策,抓住关键部位,整改薄弱环节,落实持续改进。由此出发,管理评审的主要作用,在于持续地保证管理体系的适宜性、充分性和有效性:1.适宜性适宜性要求企业所建立的管理体系必须适合自己的实际情况,不仅能与与日常的经营管理平稳接口,而且要体现自己的管理特点。只有这样,才能制定出有效的方针目标,并通过组织实施取得相应的管理绩效。当企业的规模、体制、产品、市场、设备、人员、作业等内外环境发生变

6、化时,要及时调整自己的管理体系,使各项管理适应新的内外环境。当企业通过管理体系运行,完成既定的方针目标时,要通过总结分析监视测量的结果,把成功的经验纳入管理规范,对遗留的问题实施改进措施,从而促进管理的良性、增量循环。提高管理体系的适宜性,把管理体系的运行自然融入企业日常管理工作,有利于健全企业的自我完善机制,纠正管理的“两层皮”现象,从整体上提高企业的管理水平。2.充分性充分性要求企业建立的管理体系不仅要覆盖认证范围内的全部活动,而且要确保这些活动过程处于受控状态,从而体现体系的完善程度。企业通

7、过管理评审,判断管理体系结构是否合理,过程识别是否全面,管理程序是否健全,资源保证是否充足,是否具控制要求的能力。7获证企业须不断提高发现问题和解决问题的能力,以确保管理体系充分性。以质量管理体系为例,首先要确保过程识别充分,其次要明确每个过程管理责任、规定适宜的控制方法、提供相应的资源保证、监视应达到的控制效果。最后以合理的流程或结构,将所有过程连接起来,形成更加科学的管理体系。3.有效性有效性要求企业通过管理体系的运行,完成所设定的方针目标,实现满足顾客(相关方)要求的承诺、守法承诺和持续改进

8、的承诺。质量管理体系评审,要收集顾客反馈的信息,并通过产品利润率、市场占有率的提高、质量成本等硬性指标的变化,佐证管理体系的有效性。环境管理体系评审,要收集外部相关方反馈的信息,并通过环境绩效的检查情况,佐证管理体系的有效性。职业健康安全管理体系评审前,要收集员工反馈的信息,通过安全防范和管理绩效的具体情况,佐证管理体系的有效性。有效性是管理评审关注的重点,也是建立管理体系的根本目的。企业的最高管理者,即使不搞管理评审,也能领悟到管理体系是否有效。而管理评审的真正作用,在于针对这三

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