星级酒店及企业公司档案管理制度

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1、档案管理制度1总则1・1目的：为加强公司各类档案的管理工作，有效保护和使用档案，更好地为公司的经营业务服务,使档案管理工作做到准确、及时、安全，特制定如下管理规定。1.2释义：档案是直接记述和反应企业活动，保存备查的企业各种文件材料的总称，即公司各单位、各职能部门及员工从事生产经营和管理活动所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图纸、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同形式和载体的历史记录。1.3适用范围：本制度由行政管理中心负责解释、修订，适用于集团总部及所属成员企业档案管理事项。1・4档案分类：按记述内容

2、的不同，分为：文书档案(行政管理、经营管理、生产技术管理)、科技档案(产品生产、科技研究、基本建设、设备仪器)和专门档案(会计、人事)；按照文件形式分为：文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态分为：纸质、电子、声像、实物档案等。2管理职责2.1档案保管单位为集团总部和所属成员企业档案管理部门.2.2集团总部设档案管理部门，是集团档案的贮存基地、管理中心和业务培训基地，负责企业档案建设的统筹规划和组织协调工作。职责包括：(1)贯彻执行《中华人民共和国档案法》，执行上级档案管理部门的方针、政策、规定；(2)企业档案管理战略目标的

3、制订和组织实施；(3)企业成立、兼并、新产品开发、技术改造、科技研究等重大经济活动档案管理的跟进；(4)档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；(5)档案管理队伍建设；(6)档案信息化建设；(7)接收与管理需集中归档的档案；(8)提供档案利用服务；(1)开展档案编研工作。2.3集团总部配备专职档案员，负责所辖成员企业档案管理的业务指导、监督检查、组织协调和统计上报，负责重要工程项目档案管理跟进和档案验收。2.4成员企业指定专职人员、或兼职人员管理档案，负责本企业档案的收集、整理、保管和提供利用。外埠成员企业可根据实际需要，设置综合档案管理部门，

4、实行本企业各类档案的集中统一管理。3档案人员管理3.1要选拔有专业技能、具有强烈责任感的人员担任专、兼职档案管理员，并给予专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。3.2专、兼职档案员要了解和掌握本单位、部门的业务范围，以利于档案收集和利用工作；要积极参加专业培训，不断提高自身业务水平，认真负责地搞好档案工作。3.3档案管理员应保持相对稳定，档案人员(包括兼职)调动工作时，应有适合的人员接替，应给予充足的时间对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册双方签字盖章。4归档4.1归档原则：在维护企业历史真实面貌的前提下，将企

5、业生产、经营过程中形成的具有查考、利用价值的各种专业、各种载体形态的档案，齐全完整地归档。4.2归档范围：4.2.1集团总部档案管理部门接收与征集的档案范围：(1)集团总部各职能部门形成的文书、科技、会计档案；(2)集团总部各职能部门人员以及外埠成员企业领导班子成员的人事档案；(3)所属各成员企业有关企业注册、变更的文书档案(副本或复印件)；(4)所属各成员企业房地产等基本建设工程竣工档案(已向当地城建档案馆归档的要留存的除外)；(5)所属各成员企业获国家专利的科研、产品档案；(6)所属各成员企业重要设备档案目录；(7)撤销公司的档案；(1)与

6、上述归档范围所配套的各种载体形式的档案(声像、电子、实物档案等)；(2)属于应接收的其他档案等。4.2.2所属各成员企业档案管理部门接收与征集档案的范围：按照集团总部各类档案管理细则的要求，接收本企业形成的文书、科技、会计、人事类以及声像、电子、实物等各种载体的档案。4.3归档时间(1)总部地区各部门、单位所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后可随时存档；所属各成员企业文书档案采取各部门平时累积、年底集中整理归档的原则，上报总部的文书档案副本或复印件，于文件办理完毕的第二年第一季度末移交总部档案管理部门。(2)基建、科研类档

7、案由项目负责人审定，于工程项目竣工或科研成果鉴定后三个月内归档；产品类档案一般在产品试制定型正式投产前(或批量生产时)归档；设备仪器类档案，在开箱或安装调试后归档。(3)会计档案在会计年度终了后，暂由各财务部门保管一年，一年后各单位会计资料由相应财务部整理，统一向集团集团总部档案管理部门移交；所属各成员企业在会计年度终了后，由所在单位档案管理部门集中保管。(4)人事档案，在文件材料办理完毕后的半个月内归档。(5)声像、实物档案，在产生后及时归档。(6)凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。4.4公司各部门必须指定兼职档案资料员，

8、负责收集本部门形成的有价值的文件材料,经整理后，向本单位档案管理员归档。每个员工都有义务和责任熟悉本职工作，并按照归档范围及保管期限确定所形成的有价值