采购管理系统规章制度及操作流程

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1、实用标准采购管理制度及操作流程一、制定目的及范围为进一步加强公司制度管理，健全企业采购制度，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定本制度。本制度涉及的采购类别包括：项目采购（材料采购、工程采购）、年度采购、零星采购、应急采购。本制度涉及的采购物品包括：单价万元以下的工程设备、工程原料、实验器材、实验药剂、化学药剂、劳保用品、办公用品以及应急事件、突发事件中需要采购的物品。本制度中有权申购的部门包括：工程部、研发部、咨询部、市场部、办公室、财务部。二、采购原则1、采购公司经营中一项重要的工作

2、，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价格因素，择优选取。3、各类物资均应向正规商家采购，原则上要求所有采购物资均应开具发票。4、物资采购由需求部门负责采购、询价及后期谈判。5、各部门应有专人负责采购事务，申购人与采购人不得为同一人。文档实用标准三、采购流程1一般采购流程1.1采购申请1.1.1采购之前，申购人应向仓库询问所需物资是否有库存，以免重复采购。1.1.2采购之前，申购人依据所需物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“申购单”。其中工程项目采购应提交工程预算，按

3、采购原则进行采购。1.1.3紧急采购时，由申购人在“申购单”上勾选“紧急”选项，以便各部门加快流转，及时处理。1.1.4若撤销采购，应立即通知采购人，以免造成浪费。1.2申购：工程项目采购提交工程预算并经公司负责人批准后由申购人填写“采购物资流转单”，其他采购经本部门负责人批准后，由申购人填写“采购物资流转单”。1.3询价1.3.1各部门负责采购的人员分别询价，提供三家以上供应商及价格，财务部提供历史价格加以比对。1.3.2采购人询价时应注意审查供应商的主体资格（经营状态、是否按时年检、有无失信记录、是否涉及重大诉讼等），要求供应商提供联系方式以

4、便相关负责人核价。确定供应商后，应要求供应商提供证明主体资格的材料（企业提供营业执照副本复印件、个人提供身份证复印件）。同时，采购人应在“采购物资流转单”文档实用标准上注明所采购物资的商品名称、规格、型号等基本信息。1.4核价：采购人或相关负责人参考历史价格对拟采购物资进行核价，填写“采购物资流转单”中的“核价结果、核价意见”。1.5审批：采购人将“采购物资流转单”经逐级审批，报公司各级负责人审批后，方能进行采购。1.6采购实施与验收入库1.6.1“采购物资流转单”经各级负责人审批签字且经财务部备案后，由采购人办理借支采购金额或通知财务办进货款手

5、续。1.6.2采购人按照核准的“采购物资流转单”向供应商订货，并以电话、传真等方式确定交货日期或到市场采购。对于需要订立买卖合同进行采购的物资，应同时按公司合同审批程序进行流转。1.6.3所有采购物资到货后，由采购人、申购人、入库人协同，按照预定的采购质量标准及数量进行验收，并办理入库手续。如因需立即使用不能及时入库，应先由申购人、采购人验收，在紧急情况解除后，及时办理入库手续。如采购物资质量、数量不符合要求，应及时保存证据，与供应商协调退换货事宜。采购人、入库人验收完毕后，应出具证明验收合格的单据，交予财务部备案。1.6.4所有采购物资原则上要

6、求货票同行，采购人应在货到后1个月内办理报销手续，因超过报销时间财务部门不受理报销的，责任由采购人承担。1.6.5采购物资不论金额大小，一律由采购人签字，财务部负责人审核，报公司总负责人核准签字后方可报销。文档实用标准1.6.6采购人应将供应商的送货单及我公司开具的入库单、物资采购流转单、收款收据等单据交予财务部方可结款或开具支票。2特殊采购流程2.1集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中购买的，各部门应在每月25日前将审批通过的“采购物资流转单”交至办公室，由办公室在月底统一购买。2.2零星采购零星采购是指偶然发生的、所采购物资低于元的采购（如

7、因公司接待、聚会需要进行的采购，场地调查、工程施工过程中因缺少配件、材料而临时进行的采购等），具有临时性、偶发性、金额低的特点。2.2.1各部门人员需要进行零星采购的，应首先以电话的方式征求本部门负责人，征得负责人同意后，坚持“必需、质量、价格”的原则进行采购。2.2.2采购人应选择可靠的供应商进行采购，采购时应购买注有品名、商标、制造厂商、保质期等基本信息的合格商品。所购物资原则上要求供应商开具发票，应供应商原因不能开具发票的，应要求开具收款收据。2.2.3零星采购原则上由采购人先行垫资采购。采购人完成采购后，应填写“物资采购流转单”，按照一般

8、采购程序完成流转后，将“物资采购流转单”、发票或收款收据交予财务，由财务进行报销，财务应在所有材料提交后日内将采购人垫付金额退还采购人。