qw大型建筑公司文书档案管理制度

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1、QW大型建筑公司文书档案管理制度第一章总则第一条为了实现档案工作制度化、规范化、标准化，加强公司档案工作的业务建设，有效地为公司各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》的要求，国家档案局发布的中华人民共和国档案行政标准《归档文件整理规则》及建五[2002]91号、建五[2003]150号文件精神，特别制定本制度。第二条本制度适用于各单位、总部各部门文书档案的收集、管理、归档工作。第二章归档管理第三条司属各单位文件管理员、总部各部门兼职资料员负责本单位、本部门文件材料的收集、整理、归档工作。第四条

2、归档文件的形成、积累、整理和归档工作要列入司属各单位、总部各部门的管理工作和工作计划之中，列入部门的职责范围和有关人员的岗位职责中，并与单位、部门和员工个人绩效考核挂钩。第五条各单位必须有一位负责人分管档案工作。配备档案资料管理人员，制定相应的档案管理制度，统一管理文件资料。各部门配备兼职资料员，负责本部门文件资料的收集、整理、归档工作。第三章归档范围和分类第六条文书档案的归档范指在本单位工作活动中直接形成的，具有考查利用价值的各种文件材料、薄册、图表、报表、记录、会议文件、电子文件、编印的出版物

3、原稿、向新闻单位发出的稿件及录音、录像、照片、光盘、磁盘等。具体内容（见附件一）。第七条文书档案的分类：依据《关于印发〈**建筑工程总公司企业档案分类规则（试行）的通知〉》（[97]中建办字第122）文件规定，按一级类目或二级类目，按问题或管理职能设置类目（详见附件二）。第八条文书档案的分类：采用“年度—机构（问题）—保管期限”的分类方法。第九条分类必须保持前后一致，同一层次上分类应有逻辑性，类别设置要符合本单位档案形成的实际情况，类与类之间界限清楚，不能互相包含，总类与属类之间的层次要分明，不能

4、混淆。第四章归档要求第十条归档文件的整理（一）归档文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件。其中：正文与定稿作为一件；正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件），原件与复印件或手抄件为一件；转发文与被转发文为一件；文电应合为一件；报表、名册、图表等文字材料应按其原装订方式一册（本）作为一件；请示与批复，报告与批示，问函与复函等来往文书，原则上作为一件；如果报请性文件在归档整理后才收到回复性文件，也可各作为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明

5、。（二）以“件”为保管单位的文种和稿本的排列顺序为“正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请文件在后；结论性文件在前，依据性文件在后；不同文字的文本，无特殊规定，中文本在前，外文本在后；文件处理单放在文件最前面。（三）不同年度的文件一般不得放在同一起归档，属跨年度的请示与批复，放在复文年归档，跨年度的规划、计划、总结、会议文件材料，按文件材料的形成年度、成文时间、签发时间、批准日期、会议通过日期、公布日期等，归属所在年度内归档，非

6、诉讼案件放在结案年归档。几份文件在一起，取最前份文件日期，没有日期，根据内容判定一个时间确定归档日期。（四）在整理归档文件材料时，文件材料中不能用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写的文字材料，发现应立即退回有关人员重新用蓝黑墨水或碳素墨水抄写后再归档，文件的种类、份数以及文件的页数均应齐全完整。（五）归档文件保管期限的划分，根据国家档案局《文书档案保管期限表》划分（见附件三）。（六）其它非纸质文件材料形成与载体的档案，按相应的规定进行整理，单独编写、编目集中移交。第十一条归档文件的装订（一）装订前，必须对

7、破损文件进行修复，对字迹模糊或褪变的文件进行复制，去除原装订文件用的金属物或易锈蚀物。（二）对于大于A4纸型规格的报表、图样等档案材料，应按照A4纸型尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字迹之外。（三）归档文件应按“件”装订，装订前应将“件”内的各页按一定的方式对齐，可采用左上角或左侧两种方式装订，统一使用符合档案要求的材料装订。如：精制塑料钉装订或细线穿针装订，也可使用钢夹装订（配有电子设备的单位不能使用钢夹与钢钉）。第十二条归档文件的排列（一）归档文件的排列先按一级类目分类，再按二

8、级类目排列。（二）归档文件按时间结合事由，重要程度或共同属性等排列，上级来文集中排列在本级文件之后，从由近到远的原则排列（如三公司—**局—市级—省级—总公司）。（三）同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或按文件的重要程度排列，不同事由的归档文件排列，可按不同事由形成时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列。（四）对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别的归档文件之后，或插入相关问题的文件后面，装订成一件，并在归档文件目录的备考表中加以说明。第