企业档案管理存在的问题及对策分析

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1、企业档案管理存在的问题及对策分析中图分类号：F270文献标识：A文章编号：1674-1145(2017)06-000-01摘要在全球经济迅速发展下，使天然气与石油等能源的需求呈现明显的增加，从而导致石油企业出现石油、天然气供不应求现象，使其内部管理问题血临较大难度。而档案作为企业资产的有效凭证，同时也是部分无形资产重要依据，如专利权或商标权等，因此，对企业档案管理进行加强至关重要。本文首先分析其管理存在的问题，其次阐述其相关对策，意在促进档案管理工作的顺利开展。关键词企业档案管理问题对策目前，石油行业已经取得显著进步，促使部分单位开始将档案

2、管理作为关注重点，其原因为：企业档案管理工作的开展，主要是以表格或文字的方式对企业实际情况进行记录，同时还能对原始数据进行详细记录。然而，由于当前管理工作效率较低，使其出现较大随意性，因此，只有通过相关对策的合理应用，才能实现档案管理的进一步加强，从而实现石油企业的长远发展。一、企业档案管理存在的问题第一，管理设施相对比较老旧，且管理方法过于落后。当企业进行档案管理时，其基础设施和设备相对比较陈IH,使其管理工作的开展受到严重阻碍，例如：资料收集比较困难，或者材料形成比较漫长等，使其信息、材料经常发牛丢失与泄漏现象。在原有档案检索中，其检索

3、工具比较落后,从而造成档案检索无法顺利进行，无法更好达到查阅者的相关需求，最终阻碍资源共享的实现。第二，管理人员的管理意识比较薄弱，且综合素质较低。对于石油企业而言，在档案管理的开展过程屮，其管理人员主耍是以屮年女性为主，不仅年龄相对较大，而且在新技术和新知识方面的接受能力普遍较差，仅能对计算机进行简单操作，并不具备信息技术的正确应用能力，进而无法更好进行档案的筛选与加工等相关操作。另外，当对档案材料进行整理时,因为自身缺少对管理工作止确认识，当材料出现丢失与不准确时，同样无法对其进行及时处理，最终对企业造成巨大损失。第三，管理制度与机构尚

4、未健全。在石油企业的档案管理中，多数领导没有真正认识到油气勘探与开采，档案管理以及市场经济调研等相关工作重要性，基于此，其管理制度的制定也会随之存在较多问题，加Z没有构建完整管理机构，从而导致管理人员不能充分发挥自身价值，造成档案管理效率的不断下将。二、企业档案管理工作的优化对策（一）贯彻落实规范化的管理当石油企业开展档案管理工作时，为了保证以上问题得到有效解决，需要对档案管理进行规范化处理，全面提升档案管理整体效果。具体措施包括：首先，对材料收集与归档进行规范化处理，完善管理制度。在对手机标准进行具体制定时，需要将标准化、统一化作为重点考

5、虑，确保收集标准与收集方式得到有效创新。根据档案类型的不同，调整其收集方式,避免出现重复与丢失情况。其次，对管理工作进行规范。结合种类与载体的不同，对档案给予集中管理，使其《档案借阅制度》得到进一步完善，确保档案更具安全性、保密性特点。（二）加大档案管理重视力度在进行石油企业档案管理时，因为多数领导没有意识到档案管理所具有的重要作用，？卜1而导致该项工作的开展缺少相应活动经费。所以，为了确保此项给的顺利开展，不仅需要加大档案管理的重视力度，而且还应对英给予更多经费投入，通过责任性较高的管理人员开展相关工作，以保证相关管理问题得到及时处理，从

6、而引导企业员工积极参与该项工作的同时，还能全面提升档案管理的工作质量。（三）积极引入先进管理设施与技术一方面，对管理设施进行更新。在开展档案管理工作时，只有拥有完善硬件设施，才能保证该项工作的高效进行，因此，企业需要对传统思想予以转变，并对现代技术手段进行科学应用，积极釆购相关管理设施，如扫描设备与复印机等。另外，企业还应加大员工培训力度，确保设备使用率得到全面提升，避免人力与财力出现浪费现象。另一方面，构建档案管理的信息化系统。通过相关方法与技术的应用，合理构建信息化系统，以达到档案信息的自动化管理。在此项系统中，其主要具备文件的录入和修

7、改等相关功能，以便于管理人员更好进行档案资料的分类与归档等相关工作，使其工作效率得到全面提升。（四）强化管理人员整体素质为了保证档案管理工作的顺利开展，企业还应该不断强化管理人员的整体素质，使其具有较高的管理能力。首先，加强人员的服务意识。无论是在油气开采，还是在油气生产等部门，管理人员均需要具备较高的服务意识，确保档案管理工作可以顺利开展。其次，提高管理人员整体业务能力，积极学习更多新型管理理念，使其具有较高的综合能力，从而更好胜任该项工作。三、结语通过分析发现，石油企业无论进行勘探生产，还是在工程建设等方面,均会产生大量资料与文件，但是

8、，在实际情况中，其管理过程仍然存在较多问题。为了更好解决此类问题，可以通过提高企业竞争力、加大档案管理力度、管理工作的创新等措施，以保证档案管理工作的顺利开展，属于当前石油企业急