“会议座位安排”设计使用说明

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1、“会议座位安排"设计使用说明按照程序设计，用户在安排会议座位时，首先打开的EXCEL文档作为【目标文档】，用户将在其中安排、调整参会人员的座位。参会人员名单将从另一份EXCEL文档获取，通常是参会人员名册，是名单的【來源文档】。【目标文档】和【來源文档】可以在配置界面中指定，也可以在配置文件中直接修改。用户点击导入名单时，如果【来源文档】没有打开，则程序将首先打开【来源文档】，用户再次点击导入名单，则程序将引导用户将名单从【来源文档】导入到【目标文档】中。在实际工作中，【目标文档】的座位排列信息不能作为最终结果，用户通过点击输出结果表，则可将座位排列信息导出到一个新表，该表称为【结果表】。在举

2、办一些重要的会议时，为了给会议营造严肃、认真的气氛，通常需要为每一个参会人员在会场中安排一个固定的座位，而且要用出席证、座次安排表等形式告知与会人员。为参会人员安排的座位不外乎两种情况：一是在主席台就座，不然就是在台下就座。在主席台就座的人员远少于台下就座的人员，只有几人到几十人，台下就座人员往往成百上千，要排列台下就座人员的座位，就成为一项非常繁重的工作，如果时间紧，还容易出错。“会议座位安排”能够辅助会务人员在EXCEL表中快速地排列座位。在【目标文档】的Sheetl中，自首个单元格A1开始每一个单元格表示会场中一个座位，在配置界面中，用户需耍指定会场的总行数和会场中过道分隔开的各区域的列

3、数，之后，在用户点击会场设置吋，程序将依照用户的设定值，在【目标文档】的Sheet1中标示出表示会场情况的一片单元格区域，为了反映会场中的过道，它们被分隔成不同的子区域或分区域，姑且称之为分区，典型的情况是被分隔成左中右三个分区。这样的设计是基于如下考虑：在现实中，参会人员身份各不相同，他们有的来自下级机关、有的来自直属机关单位、有的來自企业，为了会议管理的需要，他们往往被区分成不同的组，这是自【来源文档】的名册表中反映出来的。为了将同一组的人员的座位安排在一个相对集中的区域，不致分散，就需要考虑会场中的过道，将会场以过道为准分隔成多个分区。这样做的好处是显而易见的，如果程序被设计成能够自动识

4、别各分区的边界，则能确保在导入名单时，名单被填充到【目标文档】时，不会跨分区填充，因此，用户在导入组名单时，只需要在【目标文档】指定填充名单的首个单元格。但实际情况往往是变化多端的，单一的方式往往不能应用于所有的情况，从分组的情况来说，有的组的人数非常多，单个分区不足以容纳得下，或者使该分区安排的行数和其它分区行数不协调、不对称，使整个会场看起来不整齐、有参差感。这种粗糙的安排显然是要返工的。因此，允许用户在【目标文档】中跨分区选择单元格作为填充名单的目标区域又成必然要求。用户在选择跨分区的目标区域时，可以按Clrl键选择多重单元格区域，但要保证被选择的多重区域没有重叠，否则会出现无法预知的结

5、果。按照系统设计，用户将从另一份EXCEL文档中获取名单并填充到【目标文档】中，该文档被称为【来源文档】，对系统配置时，用户需要指定该文档存储路径和名单所在的表名和列标，默认情况下，表名为Sheetl,列标为1,用户可以根据实际情况重新设置。用户在【来源文档】中选择被导入的名单时，只能选择单个单元格区域，不能选择多重单元格区域。现实情况下，受表彰需要上台领奖的人员要安排到会场前面的位置按受表彰的次序就座，但这些受表彰的人员分散在不同的单位、不同的组当中。为了方便快速地安排这部分人员的座位,解决方法是：用户需要在配置界面中指定【来源文档】中某个空白列存放受表彰人员顺序号，并在该空白列手工录入表彰

6、顺序号。然后在导入名单时，选择“导入受表彰人员”，在【目标文档】中选择足够容纳受表彰人员单元格区域（可以是多重单元格区域）导入。综上所述，导入名单的步骤为：首先在【来源文档】中选择名单（可以成组选择），然后决定导入方式，再后在【目标文档】中指定填充目标单元格或区域。导入方式有三种，即：1、在【目标文档】中指定被填充的首个单元格；2、选定【目标文档】中足够大的单元格区域填充受表彰人员名单（需要在【来源文档】预设）；3、选择【目标文档】中足够大的单元格区域容纳成组名单（应用到人数较多的组或前排的领导座位安排）。在第1种方式下，名单不会跨分区填充，可以通过前移单元格或后移单元格整体移动分区内的名单。

7、在第2、3种方式下，名单可以跨分区填充。用户选择跨分区填充的名单（单行）变更名单顺序，可将名单由中间向两边排列，适合于领导座位的安排。为了使到达参会人员手中的座位安排表更具指导性，用户需要在【结果表】区分不同的组：用粗线条画出组边界的表格线，用细线条画出组内的表格线。但是组名单排列的区域往往非一个矩形区域，如果要一次性地画出一个非矩形区域的线框，就要用到设置线框。在【来源文档】的名册表屮，有的参会