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《做好档案馆的接待查阅工作 》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。
1、做好档案馆的接待查阅工作查档接待室是档案部门的“窗口”,查档利用接待工作是档案馆服务民生、服务和谐社会建设最直接、最具体的工作体现。笔者在档案馆保管利用部门工作十余年,在日常的接待查阅工作中,曾尝试了一些新型的方法与模式,也做了一些具体实际的调研,借鉴了同行的一些好的做法,现归纳之,以求鉴于同行。 一、做好导查工作 所谓导查就是档案馆工作人员利用其本身职业的熟知度、对档案馆馆藏内容的了解,引导利用者查阅到所需的档案信息。众所周知,当一个人第一次来到一个极不熟悉的环境,自己置身于很陌生的领域中时,如有人为其引导,那当然是利
2、用者求之不得的好事情。需要导查的对象常常是以下几种类型:1、是从来没有到档案馆查过档案的利用者;2、是对其查档线索掌握不够全面的利用者; 3、是所查的内容需要跨越多个全宗才能查找到的利用者;4、是按档案馆通常查阅方法,即查阅了全引目录后,没有查到所需档案的利用者;5、是在档案馆查阅了相关的档案全引目录和资料目录后,都无法找到所需档案的利用者。接待室导查的方法通常是:1、主动询问式,即主动询问利用者的查档目的、已掌握所查档案内容的线索,如所查档案内容的时间、人物、单位、事件等等。2、主动介绍式,主要包括本馆现有查档检索工具介绍,其次
3、是本馆以往至当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用方法、查档应注意事项等的介绍。3、主动告知式,即主动告知利用者所查档案所在的全宗名称、目录号和检索工具存放位置、查阅注意事项等。4、主动引导式,也就是当利用者自己不能顺利地查找所需档案内容时,作为接待人员,就应主动为利用者提供查找所需档案资料的途径和线索。如本馆相关档案的全宗名称及目录的情况或别的检索工具,还有可能保存该档案资料的别的档案馆等。 二、做好排查工作 在档案馆查档接待室,当一个利用者自己不能顺利地找到所需档案时,作为档案馆接待工作者,不能简单地宣判该档案资
4、料查不到或没有,而是要认真分析档案可能存在的位置,从而为利用者提供查找该档案资料的途径、线索和方法。这一过程就是排查。首先,分析利用者所查档案文件之间的有机联系,包括文件之间的流转关系,如请示与批复、收文与发文的关系等;各文件之间的包含关系,如工作总结、会议讲话稿、年报等包括全年很多的单个信息内容;文件之间的办理程序关系,如会议记录与发文,一般是先研究后发文的程序;信息不同载体之间的互补关系,如档案、资料、报纸、文件汇集、馆藏录像带、录音带等不同载体材料之间的重叠与互补等。其次,梳理利用者所需档案所在机构的历史沿革情况,如过去与现在
5、隶属关系的变更,内部机构的设置、分立、改组、合并、撤消等。第三,掌握各级各类档案馆(室)的保管内容、范围、功能与区别。这就要求档案馆的查档接待人员:一要自己熟知馆藏信息和档案业务;二要有为利用者着想的工作激情、热心与高度的工作责任感;三是在档案馆阅览室的接待工作者,对待每一位查档利用者应一视同仁,要有足够的耐心与细心,尽职尽责的做好本职工作。 三、做好代查工作 代查是指档案馆工作人员代利用者查找档案信息或线索的一种业务。代查是在新的形势下为满足利用者不同类型、不同层面需求的一种市场行为,是一种有偿服务方式。代查可分为三种
6、,1、现场代查,这又分为两种,一种是被动现场代查,即利用者因为查阅档案业务上的障碍,而要求档案馆工作人员予以代查。另一种是主动现场代查,指利用者因为查档行为上的障碍,需档案馆工作人员主动代查,这主要是指那些却需社会给予关爱的特殊群体,如老人、文盲、残疾人等,对这部分特殊群体不仅要我们主动给予热情关爱,而且要尽可能给予无偿服务,给他们以人文上的关怀。2、委托代查。委托代查又分为口头委托式、电话委托式、信函委托式、网络委托式等形式,只要档案馆承诺有代为查找档案资料工作的业务,利用者和档案馆双方就建立了一种简单的劳务合同关系。3、协议代查
7、。机关、企业、乡、镇、村等单位为编史修志、著书、研究、考证历史等,需要查找大量的档案资料,为降低成本,提高效率,与档案馆签订代查协议,档案馆根据其所列清单,代为查找所需的档案资料,利用者付出一定的查档费、复印费、代查劳务费,这叫协议代查。代查程序为:接收受理、告知利用事项(包括保密要求、收费项目和标准、完成时间期限等)、收取费用、送达所查资料。四、做好协查工作 协查是指以国家综合档案馆为主体,协同各类专业档案馆和各部门各单位档案室,形成一个档案查阅系统,实行档案资料源的互补与共享。在实际工作中,常碰到以下四种情况:1、在大多数
8、社会公众眼中,政府部门的档案馆是能找到所有档案的地方,一旦需要查找档案史料,只想到档案馆,他们不了解,更很难知道各类档案馆(室)的功能与分工,在此,综合档案馆里常碰到利用者走错路入错门的现象。2、在其他专业档案馆(室)接待查档设置的门
