高职院校档案收集工作的现状与对策浅述

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1、高职院校档案收集工作的现状与对策浅述摘要：档案收集是将分散在各部门和教职员工手中的相关资料集中在一起，是档案管理工作的第一步。档案材料是学校处理问题、制定政策的依据，档案收集的数量、质量及整齐程度对档案管理工作有着直接的影响，只有做好档案收集工作，下面的一些工作才可以顺利开展，因此，档案收集对整个档案管理工作是至关重要的。中国2/vie　　关键词：高职院校；档案；收集工作；问题；对策　　1档案收集工作的主要特性　　1.综合性　　高职院校办学特色是开放性办学，工学结合与校企合作是高职院校培养人才的主要形式。与此相适应，校内档案也

2、包含了文书档案、教学档案、教师业务档案、学生学籍档案、科学研究档案、人事档案、财会档案等多种类型。这是高职院校档案收集工作综合性的重要体现。　　2.共通性　　对于高等教育而言，高职院校教育的教学目的在于培养技能型人才，与普通高等院校的教育模式存在着一定的差异，但在教学方式、教学内容、职业技能培养以及教学观念上有着某种程度上的共通性。所以，各类院校通过把所收集的本校教学档案以及科学研究档案等进行分享，扬长避短，彼此借鉴。　　3.社会性　　高职院校的教育模式特性鲜明，它是培养高能力高素质人才的主要载体，与社会的发展息息相关。高职院

3、校的学生学籍档案不仅可以反应出学生的实际技能、品行以及综合素质，还可以反映高职院校的办学历史，所以高职院校的档案收集工作还具有社会性。　　2高职院校档案收集工作存在的主要问题　　高职院校是在中等职业学校、成人高校与专科院校相结合的基础上建设而成，现在还处于初级发展时期，学校档案管理水平还有待进一步提高。目前，高职院校的档案收集工作主要存在以下问题：　　1.难度大，收集效率低　　校内有些行政职能部门和二级学院的档案管理意识薄弱，在工作中所产生的重要档案材料，未能及时交由学校综合档案室进行保存。例如，某高职院校规定每年的档案管理工

4、作应在次年的6月底完成，在此之前，各二级学院及相关职能部门的档案资料都应该整理完毕，及时移交归档。但在实际工作中，一些部门拖延移交日期，甚至漏交、不交档案资料，严重影响了后续工作进度，甚至出现数年后需要这些档案资料时却难以查找的情况。　　2.人员配置不够　　学校档案资料繁多，需要配备适应工作需要的档案人员。目前，虽然一些高职院校综合档案室有专职的工作人员，而有些高职院校的档案管理人员还兼任其他工作，每天都有大量琐碎的事情要处理，顾此失彼，影响了档案材料收集的及时性、完整性和规范性；而各二级学院和相关职能部门的兼职档案管理员也基

5、本上都是身兼数职，工作十分繁忙，档案管理工作就“顺理成章”地成为了靠边等的工作。　　3.没有建立完善的档案管理制度　　由于缺乏有效的收集、归档制度，档案人员及相关人员不明确档案收集的范围、程序、要求和责任等，直接对档案收集工作产生了较大的不良影响。　　4.缺乏对档案工作的约束性考核　　档案资料收集工作面广繁杂，是一项基础性工作，需要花�M大量的时间和精力，但档案工作一般不体现在学校的日常考核和工作绩效中，这既造成部门缺乏工作积极性，又使得收集工作要求的约束力很弱。　　3加强高职院校档案收集工作的对策　　1.依法依规加强学校档案

6、收集工作　　第一，建立健全学校档案文件材料归档制度。只有健立与完善档案管理收集制度，才能够科学有效地防止档案资料遗失和缺漏的状况出现，避免发生人员调岗而使档案管理工作处于被动的情形。因此，各高职院校必须根据《档案法》、《档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》，结合学校工作实际，制定科学合理的档案材料归档制度，如《档案材料收集整理归档制度》等，明确专兼职档案人员对文件材料收集、接收、归档的工作职责，提高他们依法依规做好学校档案工作的法治观念，扎扎实实做好档案的收集归档工作。　　第二，对校内移交档案的各二级学院和相关职能部门按

7、照《档案法》等相关条文实施绩效考核机制。在档案管理工作中，将档案移交工作按照《档案法》和《档案法实施办法》等有关要求纳入绩效考核范围，这对档案收集工作尤为重要。高职院校档案管理部门要通过各种方式大力宣传《档案法》和《高等学校档案管理办法》等法律法规，有效提高领导和广大教职员工的档案意识。可通过开展年度档案工作先进集体、先进个人评比等活动，对档案移交工作成绩优秀的相关单位和个人进行表彰，并将档案工作纳入年度绩效考核范围。对不重视档案工作的，没有建立相应管理制度和执行机制的，收集归档不齐全、不及时、不规范的，甚至发生档案损坏的部门

8、和个人进行责任追究，通报批评，严重的根据《档案法》和学校的相关管理制度进行相应的惩处。通过绩效考核，使档案工作真正成为单位的一项日常管理工作，促使领导重视、专人责任到位，做到奖惩分明，既增强了高职院校档案管理部门的管理职能，又有效地促进了相关职能部门和个人更好地做好档案收集工