项目用户需求分析报告

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1、XXXXX项目用户需求分析报告文件状态：[√]草稿[]正式发布[]正在修改文件标识：iABCD-ECM-05-07当前版本：1.0作者：完成日期：2015-05-07..版本历史版本/状态作者参与者起止日期备注..目录1.合同管理项目现状调研和需求分析的目标61.1调研现状61.2需求分析的目标62.现状调研和需求分析的范围和方法82.1现状调研的范围82.2现状调研的方法83.需求分析点-组织机构93.1企业组织机构及角色93.1.1ABCD组织机构图93.1.2总部机构图103.1.3独立事业部机构图103.1.4分子公司机构图113.2合同业务部门113.3合同审核岗位153.

2、4合同用户角色及权限163.4.1角色及权限分析173.4.2功能说明174.需求分析点-合同业务174.1现有合同类别174.2现有合同模板184.2.1合同模版184.2.2合同模板分析194.2.3条款及款项194.2.4条款及款项分析204.3现有合同内部管理规定215.需求分析点-合同业务流程225.1合同业务相关流程225.1.1国内销售物流管理流程225.1.2国内采购流程235.1.3国外销售流程255.1.4国外采购流程265.1.5重大合同论证流程275.1.6重大合同审核流程285.1.7整套合同文件审核及交接流程295.2合同管理流程分析30..5.2.1合同

3、创建305.2.2合同协商315.2.3合同审批315.2.4合同执行325.2.5合同变更325.2.6合同关结325.2.7合同续签325.2.8其它326.需求分析点-主数据维护326.1供应商信息326.2产品信息327.系统集成需求33..本文档中用到的简称对照表全称简称有限公司XXXXEmptorisContractManagement（合同管理软件）ECM..1.合同管理项目现状调研和需求分析的目标1.1调研现状随着业务国际化、信息化的发展，XXXX在传统国际贸易模式中融入电子商务元素，于2011年推出全新的，面向全球的电子商务平台易单网，后台支撑易单网的为ERP系统。

4、但是随着公司业务量的扩大，XXXX在2014年下半年，企业管理部调研公司3649个销售、3806个采购的合同评审、付款审批流程、权限，通过数据分析发现公司合同管理权限职责分工不合理、部分环节执行效率低下，缺乏全生命周期端到端的合同管理流程，部分环节存在失控、执行不到位的问题。而且当前XXXX国际贸易有限公司的合同都是线下审核，虽然有流程规定说明审核步骤及审核条款的说明，但审核人不能第一时间摘取出自己职责范围内的条款，且选择审核内容时可能会有疏漏，在会审的业务上，或者出现层层重复审核的情况，或者出现大家都认为对方审核过而实际上无人审核的情况。加之合同签订后在落实执行上也需要通过信息化提

5、升管理效率，避免人为失误的控制漏洞。1.2需求分析的目标需求分析的目标是为了通过对合同管理软件系统及ERP系统改造优化，通过合同的结构化管理、标准化管理，订单的系统排程、进度提醒和控制，实现合同的在线制作、变更、审批与在线控制，固化合同管理全流程，最终达到系统防控合同管理风险的目的。合同管理软件项目要实现的目标为：1、降低风险：通过合同标准化，条款款项结构化管理，实现合同文本的规范，降低制作、审核过程中的差错和遗漏；通过合同的在线管理，有效保存合同执行过程中的历史痕迹记录，避免有人随意变更条款但却没有说明，..审核人没有审核变更条款的情况；避免审核版本混乱不清的情况；合同审批通过之后

6、才能出现打印按钮，避免线上线下内容不一致；通过系统对合同的分类分级、风险点的组合判断，触发不同审批流，降低合同管理风险；通过合同管理，有效的实现风险预警管理，包括：应收账款逾期、逾期收货、增值税票未收等，从而实现从事后的坏账预警跟踪处理到事前的有效防范及事中的有效控制。2、提高效率：（1）通过合同标准化，条款款项结构化管理，审核内容按岗位进行区分，大大降低审核时间，提高审核效率；审批权限合理下放，减少领导层审批瓶颈。（2）审批及审核合并；减少审批、审核中的重复环节；（3）合并重大业务论证、审核到合同管理平台中，实现重大业务管理的在线化；（4）通过合同在线对比功能，审批人可将变更的条款

7、及原条款做出清晰的比对；（5）通过系统自带的报表功能，可快速配置内部所需报表。..1.现状调研和需求分析的范围和方法12.1现状调研的范围合同管理项目调研的范围包括企业组织机构，合同涉及的业务部门，及合同用户角色及职责，权限管理；合同类别，合同模板及合同的内部管理规定；合同全生命周期（合同起草，合同协商，合同审批，合同签订，合同变更，合同终止，合同续签，其他）的合同业务流程及功能描述；主数据（供应商，物料，合同模板，合同条款等）维护流程和功能需求；ERP系