白白苏州农业职业技术学院档 案实体分类方案

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1、目　录苏州农业职业技术学院档案实体分类方案1编制说明1主表5苏州农业职业技术学院档案工作规范7学院档案管理暂行办法7学院文件归档工作流程12学院各类档案归档范围和保管期限表13苏州农业职业技术学院档案工作管理制度37苏州农业职业技术学院档案管理岗位职责37苏州农业职业技术学院档案管理制度39苏州农业职业技术学院《归档文件整理规则》实施细则（试行）51苏州农业职业技术学院电子文件归档及管理办法（试行）57苏州农业职业技术学院财会档案管理办法（试行）63附：64中华人民共和国档案法64普通高等学校档案管理办法67江苏省档案管理条例73苏州农业职业技术学院档案实体分类方案编制说明

2、一．编制目的为了适应我校档案工作日益发展的需要，统一档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，加强档案和档案工作的科学管理，充分发挥档案的作用，使之更好地为学校的党政管理、教学、科研、后勤管理等各项工作服务。根据《中华人民共和国档案管理办法》、《江苏省档案管理条例》、《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案工作规范》等法律、法规，结合我校的实际情况特编制本方案。二．编制原则1．本方案的编制把我校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，从实际出发，突出党政管理档案统帅全局的作用和教学、科研档案在我校档案中的中心地位。2．本方案规定的各项内容以我校2002年开始的全部

3、档案（不包括人事档案）为对象，按照我校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别，八大类文件归入参考文件类。2001年以前我校的所有档案仍然维持原来的体系不变。3．在充分反映我校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。4．类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素和短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。5．类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则，充分考虑我校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准

4、一致，下位类目的外延之和等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。6．本方案的设置，必须借鉴我校原有档案的分类原则，坚持以较小的变动，不断完善，建立起符合江苏省地方标准《农业科学技术档案管理标准》和《高等学校档案实体分类法》规定的，适合我校档案实际情况的新体系。三．体系结构本方法由编制说明和主表两部分组成。编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明。主表由类目、标识符号、注释等组成。(一)一级类目的划分与标识一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴，结构档案记述的内容性质，确定为

5、十个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ党群主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。XZ行政主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设置、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。JX教学主要包括全日制和成人教育的教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。KY科学研究主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。JJ基本建设主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。SB仪器设备主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。CB出版主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的

6、文件材料。WS外事主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。CP产品生产与科技开发主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。CK财会主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即XingZheng（行政）的简称。(二)二级、三级类目的设置和标识二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合我校档案记述和反映的内容性质和具体情况。党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事均设置二级类目，财会

7、档案扩展到三级类目。二级、三级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。二级、三级类目之间用圆点“·”隔开。四．档号的编制(一)档号档号是存取档案的代号，排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。(二)档号编制的原则必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，我校档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。(三)档号的结构、模式和标识1．档号包括年度号、分类号、