高校二级学院信息管理探索

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1、高校二级学院信息管理探索信息技术日新月异，对政治、经济、教育和文化等方面都产生了深刻的影响。本文通过详细地分析高校二级学院信息管理的现状和存在的问题，探索从信息的分类采集、信息的加工处理和信息的传输应用三个重要环节进行系统化的建设管理机制，从而构建“三环式”信息管理模型，提高二级学院信息管理的科学化、规范化和现代化水平。一、信息管理的必要性随着我国高校的扩招，各高校通过增加专业使得办学规模在不断扩大，地方普通本科学校为了生存和发展在扩招的过程中增加了大量新专业和热门专业，几乎每年都在申报新专业，学校也在不断的转型发展。由于学生人数的剧增、专业个数的增加以及

2、学校政策不断改变，学校的教学工作和管理工作量急剧增大，由于以上情况的存在，高校校级领导身上的工作越来越多，管理的范围和思考的问题就越来越多。从管理原理以及行为能力的角度来看，一个人即使有很高的学术和行政能力，但直接管理的事情也是有限的，不可能对全校所有专业和人员进行直接管理。因此，为应对这一新的情况，各高校纷纷成立二级学院，逐步降低管理工作重心，实施学校、学院两级管理。二级学院自主权扩大后，压力也相应增大，管理工作任务更加繁重。高校实行学院制后，学院是承上启下的机构，对外向学校负责，对内管理下属的系、所、办、中心。因此，学院成为学校领导下的一级行政管理实体

3、，“各个学院构成了大学内的一个个管理中心”[1]。二级学院的事务繁杂，涉及学院内部人员管理、专业申报、教学管理、学科建设与科研管理、物资管理和学生教育管理等，在以上诸多方面都会产生大量的信息，为了提高办学质量和办学效益必须加强信息收集、汇总、处理和传达等工作。然而二级学院的人员编制相对较少，一般二级学院的机构包含综合办公室、教学办、团总支等实体机构，人员配置一般为综合办公室2人、教学办1～2人、团总支4～5人。这些人员处理的事情繁多，要针对学校各个部门的检查、统计信息、处理日常事务。因此，加强学院信息管理是非常紧迫和十分必要的，让信息及时反馈给二级学院领导

4、和学校其他部门领导，使得办学的质量和水平才能不断提高。本文以重庆文理学院为例，通过广泛调研和处理，建立“三环式”信息管理模型，即信息的分类采集、信息的加工处理和信息的传输应用三个环节处理信息。二、信息管理现状分析通过对重庆文理学院二级学院的初步调研发现，二级学院在信息管理工作中普遍存在以下几方面的问题：(1)领导重视力度不够，教职工信息意识相对淡薄。二级学院领导大多数重视教学、学生管理、科研工作、师资队伍建设和其他管理工作，而对发展基础之一的信息档案的管理不够重视，不论在信息管理系统的设计、现代化信息管理条件的完善，还是在专兼职人员的配置和培训方面，都较少

5、列入领导的议事日程。(2)信息管理规章制度不健全。信息管理是一项技术性、专业性很强的工作，应当有相应的技术规程来规范它。高校二级学院的信息管理工作一般情况下起步较晚，缺乏系统的规划、管理制度和工作细则，导致信息档案的形成、收集、分类、整理以及归档程序处于比较混乱的局面。另外尽管有的学院有一些信息管理制度，但只大致规定了一些需要归档的材料内容，而没有关于归档的时间要求和奖罚措施，信息材料的形成对象和移交对象不够明确，这种归档制度，实际上是一纸空文，没有真正意义，引不起执行者的高度重视，从而造成信息的收集不全，材料质量不高的现象。(3)信息管理人员不稳定，缺乏

6、专业队伍。目前多数二级学院的信息管理由教学秘书、行政秘书或资料员兼任，他们大多数未接受过专业知识的培训，主要精力集中于日常事务，信息意识和管理水平不高，缺乏信息工必备的基本理论知识和专业技能，在实践中必然会使归档信息材料的质量难以保证。(4)信息管理手段落后，数字信息化水平偏低。多数二级学院的信息管理现代化手段还处于起步阶段，计算机管理还局限在目录检索上，文件级目录及文件的重要内容未能录入计算机，致使信息利用耗时长、查准率与查全率较低，管理效率低下，不能适应检索、调取并有效利用档案信息的要求。(5)信息加工处理缓慢、传输应用不够及时。由于缺乏专业的信息处理

7、队伍，使得获取信息、处理信息的速度过于缓慢，容易造成很多有用的信息没有被及时获取而错过二级学院的发展机遇。三、构建“三环式”信息管理模型随着现代工业技术的迅猛发展，对于工科院校的教学内容、教学管理都提出了很高的要求，为了适应现代高等教育的发展，必然要接触海量的信息。如何在海量的信息中获取有用的信息，是目前很多高校的二级学院面临的问题之一。为了更好地处理信息，信息的分类输入是信息管理的前提;信息加工处理是信息管理的关键;信息传输应用是信息管理的目标。要从根本上解决高校二级信息管理存在的问题，必须从信息的分类采集、信息的加工处理和信息的传输应用三个重要环节进行

8、系统化的建设[2]，构建“三环式”信息管理模型。首先是信息的分类采