办公室文员工作标准

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1、北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司办公室文员岗位工作标准编号HYXY/B3.BGS0003-2007版本A0页次1/71.目的在繁杂琐碎的办公环境中，建立有效的标准化作业流程，使文件传达通畅，保证办公秩序良好，做好后勤服务于生产、销售，使产供销各个环节有效链接起来。2.适用范围适用于办公室文员岗位3.工作职责3.1负责基建档案的管理及基建项目的呈报、项目跟踪和结算工作；3.2建立、维护办公室的质量体系文件；3.3办公用品的汇总以及管理、礼品的收发管理；3.4负责监督、汇总办公室人员的考勤；3.5负

2、责每日油票的签发并一月一结；3.6负责组织每月宣传报道的落实上发，兼汇源通讯报导员；3.7办公室日常事务（派车、盖章等）；3.8厂长办公室日常事务；3.9证照、红头文件的管理；4.0单据的审核，文件的草拟、上传、下达。4.工作目标协助总经理、办公室主任处理各项事务，做好工厂各部门文件和资料的发放、接收、补发、复印、整理、保管等工作，确保工厂内部文件上传下达及时率100%，文件管控率99%，与各部门沟通及时率99%。5.工作内容5.1办公室、基建档案及证照管理5.1.1证照管理5.1.1.1工作流

3、程新办理证照或重要红头文件按类别存入易查询档案盒/夹填写新办理证照入厂登记表填写档案目录5.1.1.2工作标准a.按照国家法律法规结合工厂食品行业性质办理相关证照、红头文件（提供资料）；b.新办理证照、红头文件入厂进行登记，备份复印件、扫描件；编制日期：2007-07-15最新修订日期:2007-07-15北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司办公室文员岗位工作标准编号HYXY/B3.BGS0003-2007版本A0页次2/7c.按照类别存入档案盒/夹子（证照存档注明年检日期、年检部门、需注意事项，红

4、头文件按照省、市、县、日期先后存档。）d.证照文件借出借阅必须登记备案，提供给外联必须加盖再复印无效印章。5.1.2办公室及基建档案5.1.2.1工作流程办公室/基建档案分类整理将整理后的档案在记录中分类列出明细在档案袋上填写档案目录存入相关档案柜及相应档案袋中5.1.2.2工作标准a.熟悉历史基建档案，分类列出明细方便查阅；b.跟踪在建工程的审批，熟悉签字审批流程，协助主管人员及时上报工程进度和付款事宜；c.严密保管上报总部报批文件，基建档案借阅必需经过主管基建的助理同意，并填写好借阅记录。未

5、批准部门体系文件及记录需要变更时填写变更申请单部门经理审批批准修改体系资料体系管理员审核批准未批准批准体系管理员处备案5.2建立、维护体系文件：5.2.1工作流程编制日期：2007-07-15最新修订日期:2007-07-15北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司办公室文员岗位工作标准编号HYXY/B3.BGS0003-2007版本A0页次3/75.2.2工作标准a.工厂办公室体系文件受体系管理员监控，有效沟通，发现体系、记录需要修改，填写申请；b.体系需具有持续性、实现性、可操作性；c.体系有效需经

6、体系管理员加盖受控章后才可执行。5.3办公用品的管理。5.3.1办公用品的管理。每月25日收集各部门办公用品计划办公室主任审核量大或不属办公用品办公用品预算汇总厂长审批申请人打礼品发放申请主管经理审批并签字厂长审批未批准批准所申请礼品礼品审批单备案5.3.2礼品发放流程：5.3.2.2工作标准：a.礼品申请需由部门经理签字报厂长签批，批准后方可领取，原则上果汁礼品以滞销品为主；编制日期：2007-07-15最新修订日期:2007-07-15北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司办公室文员岗位工作标准编

7、号HYXY/B3.BGS0003-2007版本A0页次4/7b.根据礼品赠送对象，办公室灵活掌握一个尺度，超过100元的物品、钱款、购物卡等必须经过厂长签字，厂长不在需电话、短信请示。5.4监督、汇总办公室人员的考勤5.4.1工作流程每日对本部门人员考核出勤确认月底汇总被考勤人员签字确认部门经理审核分管领导审批月低交人力资源核算工资不清楚－请示主管领导5.4.2工作标准a.考勤包括晨点报假，点名前必须清楚行政后勤哪位同事请假；b.当天考勤，月底让被考勤人员签字确认，配合人力资源进行考勤汇总；c.

8、记录总经理的考勤上报至总部。5.5每日油票的签发并一月一结签发油票并登记15日与加油站对帐供应统计付款物料领用单原辅料验收单5.5.1工作流程5.5.2工作标准a.每日做好油票签发登记，严格签字加油流程，必须有监督；b.定期与加油站对帐，计算司机百公里耗油量。编制日期：2007-07-15最新修订日期:2007-07-15北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司办公室文员岗位工作标准编号HYXY/B3.BGS0003-2007版本A0页次5/7各部门通讯报道员内讯报道交办公室修改内容及格式通讯发宣传部反