房地产公司档案管理制度

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1、房地产公司档案管理制度为了加强公司文件、图纸、图片、材料等重要资料管理，保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密，防止丢失和损坏，便于查找、利用，规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制订本制度。一、总则1、公司实行档案集中管理，专人负责制度。2、公司档案管理部门为公司行政办公室。3、凡公司及各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期或随时向公司档案管理部门移交，任何部门和个人不得据为已有。4、财务档案暂由财务部保管，待条件成熟，整体移交公司档案管理部门。5、各部门产生的重要文件、材料、图纸、图片等，除本部门保

2、存至少一份外，必须送交公司档案管理部门保存至少一份。二、归档范围1、公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、函件、文件、通知、图片、照片等具有参考价值的文件资料。2、项目方案、项目资料、工程图纸、工程会议纪要、工程联系函以及其它工程资料。3、向政府部门的请示、报告，政府部门的批复、文件、通知，与其它单位的来往文书等。4、有关公司、房产、财产、物资、档案、债权等的证照、凭证。5、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。6、商家、客户的相关资料，招商资料及其它资料。7、各种报表、名册

3、、登记表、簿册、数据、凭证。8、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。9、其它需要归档的文件、材料。10、既包括文字、图像材料等纸质材料，也包括照片和电子材料。三、档案资料的收集与管理1、公司的档案管理由公司行政办公室专兼职档案管理人员负责，专柜规范保管，待条件成熟时，建立专门档案室。2、公司的归档资料实行“年度归档”和“即时归档”制度，即每年二月份为公司档案资料统一归档期；重要资料随时归档。3、在档案资料归档期，由档案管理人员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门应积极配合与支持。4、档案管理人员根据文书立卷归

4、档管理相关规定实施档案归档整理。四、文书档案材料的立卷归档1、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件立在一起，不得分开。4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后.5、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右

5、上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号。6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷首。7、声像材料、电子文档应用文字标出摄像、录音、建立的对象、时间、地点、中心内容和责任者。8、档案应按单位、分专题分别保存，统一编号、目录，建立账册，以便查阅。9、重要文件和图纸、资料，应当纸质和电子文档同时保存。五、档案保管期限1、文书档案的保管期限定

6、为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。2、确定公司档案保管期限的原则：（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。六、档案的鉴定与销毁1、公司任何个人或部门非经公司允许不得销毁公司档案资料。2、公司办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。3、档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组

7、成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。4、档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。5、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。七、档案的借阅1、公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司办公室填写档案借阅单，登记台账签字，方可借阅。2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需

8、要转借或携带档案外出时，须经办公室负责人批准。5、借