行政部各岗位职责

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第一节行政部门工作职责一、行政部职责范围行政部受总经办分管行政人事董事长助理直接领导，直接向行政助理报告工作。部门职责如下：1.部门协调各职能部门的关系协调。2.建章立制建立行政、后勤工作相关公共部分规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理。3.资料管理负责公司资料、信息等管理，沟通内外联系和上下联系。4.会议管理公司会议组织、记录及记录归档工作5.印章管理公司印章管理。6.证照管理公司证照管理。7.档案管理公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等。8.考勤管理员工考勤、出勤统计、报表、分析等。10.证件管理员工暂住证、就业证等事项办理。11.保健管理①员工保健规章的制定。②食堂工作人员定期保健体检的组织与实施。③特约或定点医院的选择。④特约或定点医院的联络。12.福利管理①制定员工福利制度，并经批准后实施。②福利制度的研究、修订、改进等。③福利事项的办理。④福利工作总结、分析和改进。13.文件控制①发文制度及行文程序的拟定和实施。②公司文件发放③文件与资料登记、编号、发行、保管、维护等。④过期文件的处理。⑤文件汇编。⑥文件与资料的有效控制。14.公司公共关系维护和改善工作①内部公共关系的建立和维护。②外部公共关系的建立和维护，包括与政府部门、同行、社区、新闻媒体等公共关系。5/5 15.行政监察对公司内各部门的行政管理工作进行定期与不定期检查与考核。16.费用预算行政开支预算的编制。17.成本控制行政开支成本控制。18.其他职责与行政部工作相关的职责范围和工作内容。二、行政部日常工作细则①负责贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况和反馈信息；搞好各部门间相互配合，综合协调各部门的工作；对各项工作和计划进行督办和检查。②严格执行公司规章制度，认真履行其工作职责。③负责行政后勤工作管理制度制定、检查、监督、控制和执行。④负责组织编制年、季度行政后勤工作计划，本着合理节约的原则，编制年、季度后勤用款计划，搞好行政后勤决算工作，并组织行政工作计划的实施和检查。⑤负责员工生活费用管理和核算工作，建立健全员工生活费用成本核算制度，制定合理的生活费用标准，对盈亏超标准进行审核。⑥负责做好公司经营用水、用电管理工作，认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，抓好电气设备和线路的保养维修，加强用水、用电费用核算，及时交纳水、电费。⑦负责员工就餐的卫生管理工作，定期询问公司员工对就餐质量的要求，确保员工就餐安全。⑪建立和完善后勤岗位责任制，加大考核力度，提高服务质量。⑬按时完成公司领导交办的其他工作任务。第二节行政部门各岗位工作职责描述一、行政主管岗位职责①发挥行政部（总经办）的参谋、协调和综合管理职能，直接处理尚未分清职能的公司事务。②负责行政会议和例会的组织工作，参加或列席会议并作会议记录，视情况整理出会议纪要或办理下发文件事宜。对会议讨论的重大问题组织调研并提出专题报告。③根据总经理指示，编排工作活动日程表，做好重大活动的组织和接待工作。④负责抓好公司重要文稿的起草工作。按照工作计划和目标责任指标，协助总经办、人事定期组织检查落实，及时向公司领导和其他部门反馈信息。⑤及时处理重要往来电文信函的审阅、分送，监督检查领导批示和以公司名义签发的有关文件落实情况，抓好文书归档和用印管理工作。⑥协助各部门制定部门、岗位职责和各类规章制度的实施细则，配合公司协调各部门和下属企业的工作关系。⑦严格控制行政办公经费支出，加强公司财产和车辆的管理。⑧负责指导、管理、监督行政部其他人员的业务工作，改善工作质量和服务态度，做好下属人员的绩效考核和奖励惩罚工作。⑨完成行政总监临时交办的工作。三、行政管理专员岗位职责①负责公司办公设备如计算机、传真机、长途电话、复印机等固定资产管理工作。②负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和使用人离职时的收缴工作。③负责各类办公用品、固定资产的保养、维修，仓储保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账物相符。5/5 ④按标准定额，做好添购办公用品、器具的计划编制和申购手续工作，做到办公用品既不脱档又不长期积压。⑤负责考勤登记和就餐人数统计。⑥负责来宾具体接待、日程和参观内容的安排，以及食宿地点、车辆安排和车船机票代购等事宜。⑦协助车队安排公司每天的派车用车计划，确保满足公司公务用车正常需要。⑧负责公司办公场所清洁卫生和室内外环境的绿化状况的检查监督，保证公司有一个舒适良好的工作环境。⑨完成行政主管临时交办的其他任务。四、办公室主任岗位职责①在总经理的领导下，负责主持本室的全面工作，组织并督促全室人员全面完成本室职责范围内的各项工作任务。②贯彻落实本室岗位责任制和工作标准，密切与各部门的工作关系，加强协作配合，做好衔接协调工作。③组织汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度总结、工作计划和其他综合性文稿，及时进行总经理发言稿的撰写和其他以公司名义发言的文稿审核，严格按行文程序办理公司文件，保证文稿质量。④组织收集和了解各部门的工作动态，协助总经理及公司领导协调各部门之间的业务工作，掌握公司主要活动情况，为公司领导决策提供意见和建议，负责编写公司年度大事记。⑤负责召集公司办公会议，检查监督促办会议和公司领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况。⑥负责监督检查公司印章的使用。⑦参与公司发展规划、年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论。⑧负责组织公司通用管理标准及规章制度的制订、修改和编写工作，协助参与专用管理标准及管理制度的拟订讲座和修改工作。⑨负责组织公司投资项目的洽谈、调研、立项、报批、工程投标、开工、竣工、预决算等有关基建项目管理工作，及时组织编制项目计划和项目进度统计报表，认真做好项目的监督管理工作。⑩负责组织物品的供应、采购工作，做好物品进、出、存统计核算工作。⑪负责召集全公司员工大会，开展年度总结评比和表彰工作。⑫负责做好公司来宾的接待安排，统一负责对上级主管部门的联系、有关的法律咨询等工作。⑬向直属领导提议下属人选，并对其工作进行考核评价。⑭完成公司领导交办的其他工作任务。五、行政专员岗位职责1.对内关系协调帮助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作；按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动。2.对外关系协调配合企业有关部门协调企业与政府有关主管部门的关系，包括地方政府、工商局或其他政府部门；协调与相关行业管理机构、协会、商会以及其他单位（包括客户单位）的关系；按照上级领导安排，代表企业出席各种外部会议。3.会议管理按照上级领导安排，出席某些会议，起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作；对企业总部的会议室和会议设备进行管理。4.文书档案管理制定文件管理制度，根据管理制度制定年度文件编码，对各种文件进行登记、归档并负责管理；负责企业内、外各种往来文件的核对、颁布和下发工作。5/5 5.打字复印及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作，妥善管理传真机、复印机等办公设备。6.接待妥善、礼貌地接待国内、国外有关单位、人员的来访。六、总务后勤专员岗位职责总务后勤专受行政主管领导，直接向行政主管报告工作。岗位职责如下：1.绿化管理对公司的绿化与环境进行管理。2.环保管理抓好公司环境保护与职业健康安全体系运行和认证。3.物资管理抓好公司清洁用品、办公用品、电器配件等物资管理。4.维修管理抓好房屋、道路等维修工作。5.卫生管理搞好厂区和宿舍清洁卫生维护工作。6.宿舍管理对在宿舍住宿的各类人员进行有效管理。7.水电管理做好宿舍分配和水电管理等工作。8.伙食管理抓好公司伙食供应及管理9.文化管理抓好公司休闲、文化娱乐设施管理。10.其他公司安排的其他相关工作管理。七、前台岗位职责①负责对进入公司办公场所的来访客人进行接待、登记、导引，对无关人员、上门推销和无理取闹者，将其挡在门外或协助保安人员进行处理。②负责公司邮件的收取、分发工作。③负责公司电话总机的接线工作。对来往电话接听准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语；对未能联络上的电话记录在案并及时转告；对紧急电话没法接通，未通者速报行政部领导处理。④定期维护、保养电话机，并保持前台环境清洁、安静。⑤协助行政专员做好部分计算机打字、复印等行政工作。⑥完成行政部领导临时交办的其他任务。八、员工宿舍管理员岗位职责①严格遵守事务部制定的员工宿舍使用规定，执行员工宿舍管理办法，检查和督导员工宿舍领班和服务员定期更换卧具，以保持员工宿舍的清洁卫生。对违反员工宿舍管理制度和公司纪律的个别员工提出批评，纠正不良行为，并记录在案，必要时报告主管及员工所在部门处理。②负责职工宿舍和家属宿舍的安排、管理工作，贯彻执行公司的宿舍管理规定，及时纠正和制止各种违章违纪行为。③定期检查各楼层房间卫生及楼层宿舍的安全，协助搞好各宿舍的维修保养工作，以确保员工宿舍的清洁和安全。不断完善和改进职工宿舍管理制度，搞好各宿舍的维修保养、安全卫生等管理工作。5/5 ④保持与保安部门和治安管理部门的联系，搞好安全保卫工作，发现可疑情况及时报告，防范违法事件的发生。⑤保证员工宿舍区水、电供应，发现跑、冒、漏情况要及时上报主管通知维修，以保证职工的生活用水、用电。按时到各住户检查用水、电数目，统计上报。⑥配合保安员密切注意出入人员，发现可疑的人与物要及时处理。注意防盗、防火，确保员工生活安全。⑦严格执行公司各项规章制度，准时上下班，上班时间不得擅离工作岗位，不做与本岗无关之事，交班要将本班情况向接班人员交代清楚，重要情况及时记录，加强防火、防盗巡视工作。⑧负责员工宿舍房间钥匙管理。十、清洁员岗位职责①对分管的场所，每天要保证清洁卫生，包括各办公室、楼道、车间、广场、仓库等的卫生。②按时对洗手间、废物箱喷药水或放置卫生药品，保持办公环境的清洁。③下午下班前清除所有垃圾桶，焚烧垃圾时做好防火工作。④每天上、下班前对卫生间进行一次大清洁。十一、绿化工岗位职责1、服从上司工作安排，认真做好本责任区绿化养护工作。2、按片区责任划分，严格按公司规定的标准与量化完成工作。3、每天负责做好各种杂草的清除、枝叶修剪、枯枝败叶的清理、落叶的处理、施肥、浇水、松土、杀虫等具体工作。4、负责做好各种植物的补种、移植和其它工程种植。5、维护公司利益，节约使用公司资源，避免各种绿化用料浪费现象。6、爱惜公司财产，负责保管和使用好各种绿化工具。7、注意安全操作规程，操作机械和喷洒农药时，注意戴上头盔、眼镜、口罩等各种安全防护措施，高空作业必须听从主管人员的合理指挥。8、小区绿化垃圾必须运到指定地点，确保小区整洁卫生。9、遵守岗位纪律，禁止串岗、离岗、逗留等行为，维护工作严肃性。10、每天保持良好的仪表仪容，维护公司良好形象。11、完成公司下达的各种临时工作任务。5/5