关于加强会计档案管理工作的规定

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1、关于加强会计档案管理工作的规定为加强公司档案的管理工作，对相关工作要求明确如下：一、凭证的复核、打印及装订工作要求：1、凭证在制单结束后一周内必须完成打印、复核工作，具体制单、打印、粘贴、复核工作分工由公司财务经理组织进行；2、凭证的装订工作须责任到人，并在次月20日内完成，由财务经理进行安排并对最终的成效负责。二、会计档案管理要求：本通知所称会计档案是指会计凭证、帐簿、报表，纳税申报表，各类单证、票据等财务纸质或电子文档资料，具体要求如下：1、凭证：次月20日前装订完毕交由档案责任人管理；2、帐簿：每年4月底前封帐并完成对上

2、一年度总帐、明细帐、日记帐的打印和装；3、报表：年度结束后，将各月报表与年报一起附上封面装订存档；4、银行对帐单：原件与余额调节表一起附于每月最后一号凭证后面或另装订成册；5、备份要求：1)月度备份：各公司财务部按月对帐套数据进行硬盘备份；2)年度备份：每年封帐以后对帐套数据用光盘或移动硬盘备份两套，分开存放；6、加强会计档案的目录管理：档案责任人在元月底前完成上年度会计档案目录的编制工作，以便于查阅和加强监督，档案归库时，档案目录须上报集团公司备案；7、档案借阅管理规定：1)会计档案查阅、复印、外借实行审批制度，凭会计档案借

3、阅审批单(格式见附件一)执行，各公司建立会计档案查阅登记簿（格式见附件二），由档案责任人对借阅情况进行登记。2)公司内部查阅需经财务经理审核签字；3)集团审计查阅由集团财务总监签字同意（凭审计通知单或借阅审批单），集团其他部门查阅由集团财务总监签字同意，对于例行性检查实行审批单备案制，可不用按次审批，但需明确检查范围、检查方式、检查周期等，并经集团财务总监签字同意后在被检查部门备案；4)外部单位查阅会计档案需集团财务总监签字同意；5)会计档案不得提供给外单位人员，否则按泄密处理；6)会计档案原则上不得带出公司，因特殊情况需外借

4、、外审、调借异地，需专项书面请示，由集团财务总监签字同意。7)档案库钥匙保管要求：配制大门钥匙一套、库内档案柜钥匙一套，由公司档案责任人保管，禁止私自配制档案库钥匙，一经发现，按窃取公司机密处理；档案责任人变更，视同岗位变动办理相应移交手续。8、由财务经理明确指定会计档案责任人并报集团计划财务部备案，财务经理对管理成效负责，档案责任人须按规定做好档案收集、整理、归档、登记工作。本通知自下发之日起执行，集团计划财务部负责进行检查、监督。附件一：会计档案借阅申请表申请单位申请借阅人联系电话借阅内容报表账簿凭证其它借阅理由借阅日期预

5、计归还日期部门主管意见部门主管签名：财务部意见集团财务总监意见签名：备注附件二：会计档案借阅登记簿借阅日期档案名称单位名称册(本)借阅人批准人归还日期备注