浅谈工程建设项目的档案资料管理

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1、浅谈工程建设项目的档案资料管理郝丽娜1.天津市信通冷暖洁净工程有限公司天津300011；【摘要】档案资料是工程建设的全部真实记录，做好建设工程档案资料的收录、编撰、管理和使用，使档案资料达到全面、完整、规范、通用，对于建设项目的顺利进行和项目建成后顺利地交付牛.产、使用以及为工程项目将来的维修、扩建、改造等都有着十分重要的作用，档案资料管理工作已成为项目管理的一项重要内容。木文分析了工程项目档案资料的分类分项，探讨了工程建设项目的档案资料管理现状及方法。【关键词】工程建设；项目；档案资料；管理方法在以往的工

2、程建设过程中，相当一些建设项目只偏重于工程项目的施工现场管理，而忽视对工程档案资料的积累和整理，一些项目虽然在项目建成后形成了一定的档案资料，但深度和广度不够，也达不到规范、通用的标准。更有甚者，工程项目资料收录不全，出现问题时往往极难查到所需的记录、数据；亦有工程档案资料存放在个别人员手中，随着人员调动和时间推移，丢失、带走的情况时有发生，种种情况，都将造成档案资料使用者花费不少精力和时间，甚至带来不应有的经济损失和浪费。一、工程项目档案资料的分类分项建设项目档案资料分类分项力求简明、通用、方便。档案资料

3、可分为：1.工程综合类文件(1)主管部门为建设项目的各种批复文件，如项目建议书、可行性研究、初步设计、方案变更、概算调整、开工报告等。(2)企业开办文件，如建设单位开办批件、项目建设领导班子组成及变更批件、企业开办证、法人执照、企业营业执照、企业纳税执照等。(3)工程建设有关的各种会议记录和纪要，如建设单位、调度会议、协调会议、专题会议等。工程建设总体计划、年度建设计划、季度建设计划。建设项0银行评估文件、资金长期短期借款合同或协议、各种借款担保书、资金计划及使用情况。工程勘查合同、工程设计合同、储量升级或

4、补充勘探合同。(1)工程招投标资料，如施工队伍考察报告、工程项S招标通知、招标标书、标底、投标书及评标结果、中标通知书等。1.工程项0设计资料。厂址选择报告；项0建议书；建设方案论证资料；初步可行性研宄、可行性研究报告；初步设计及补充设计文件;施工图设计及补充、变更设计资料。2.工程设备。建设项0所用各种各类设备说明书、样本、装箱文件；各种各类设备随机附图；随机备品备件、易损件0录及附图•，随机工具及专用工具资料。3.工程施工与质量监督、工程建设监理。工程项0施工组织设计；设备电器检验、测试、安装、试运行记

5、录；质量监督、建设监理实施大纲；工程建设质量事故及处理记录；建设工程项0质量评定资料；质量监督、建设监理工作总结。4.建设工程概、预、决算。初步设计概算书；施工图设计单项工程预算；施工企业、建设单位单项工程预算；工程修改、变更修正预算；工程结算资料；工程决算及固定资产形成记录。5.竣工验收。竣工验收报告；竣工验收文件及冇关资料；结构、水电、消防等单项工程验收证书；工程验收证书。二、工程建设项0的档案资料管理现状1.档案归档不及吋，质量存在缺陷。工程建设参建单位多，且工期长、人员变动大，各单位对建设过程中形成

6、的资料也未及时收集和妥善保管，档案管理与工程建设不能同步进行，因此，档案资料成套性差，准确性、完整性不够。2.重纸质文件归档，轻电子归档。在基建工程建设过程中，参建单位收集工程建设过程的纸质资料进行归档时，大部分资料员认为没有必要归档电子文件，在收集的过程中也没冇保存电子文件。1.利用档案意识差，档案利用率低。往往归档的档案存放在档案室，遇到问题有些部门没有想到利用档案来解决。而档案部门也没奋对项0档案实现信息化、网络化管理，达到资源共享。三、工程建设项0的档案资料管理方法1.工程文件转化为档案应具备的条件

7、和质量要求(1)工程文件转化为档案应具备的条件。工程档案是工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不冋形式的历史记录。不是所有的工程文件都是工程档案，只有那些具有保存价值的工程文件，经过认真的鉴别、整理、立卷才成为工程档案。工程文件转化为档案要具备两个条件：一是办理完毕；二是有考查利用价值。(2)归档资料的质量要求。凡是反映与工程建设项0奋关的重要职能活动，具有考査利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，项0文件资料在经过鉴别、分类、整理后，加盖归档章、编制档号、

8、装入档案盒，在档案盒上填写案卷名、档号、盒号，填写备考表，编制案卷0录、卷内0录，形成工程建设项S档案。归档的工程文件一般应为原件，如果无法使用原件，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处；工程文件应采用耐久性强的碳素墨水书写；工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合存档质量的要求；工程文件中文字材料宜为A4(70g)幅面；图纸宜采