20120103档案管理制度

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1、集团法务部档案管理制度第一章总则第一条、为规范公司档案管理，增强公司档案的安全性、实用性和有效性，依据法律法规和公司相关规定制定本制度。第二条、本制度是集团法务部内部管理制度。第三条、负责部门集团法务部在董事会办公室的领导下负责集团总部及下属企业档案的收集、整理、保存、借阅、复印和销毁工作，保证合同、文件齐全完整、安全保密和使用方便。第四条、档案管理范围本制度中的档案是指公司在设立、经营、管理过程中形成和收集的具有参考价值和重大影响的各类文件和合同，包括纸质文件和电子版两种形式。文件包括但不限于公

2、司设立公文，公司营运证件，上级机关对公司的批复、指示、通知，获准设立分支机构的文件和会议纪要等对公司成立、运营有重大影响的文件。合同包括一般合同和重要合同。人事档案、会计档案等内部文件和其他不由法务部专门负责的档案由各相关部门负责保管。第五条、集团法务部安排专人负责档案的管理工作，档案管理员对法务部经理负责，其他人不得干涉档案管理员的工作。档案管理员应恪尽职责，严格保密，妥善管理档案，确保档案齐全、完整，公司机密不外泄。任何人不得超越职权干涉档案管理员的工作，违规查阅、复印、损毁档案。一经发现，档

3、案管理员应及时向法务部经理报告。第二章档案整理第六条、集团各部门及下属企业应妥善收集和保管各自的档案。档案管理员每月十五号和月底向集团各部门及各下属企业收集档案；集团各部门和下属企业将档案的复印件或电子版移交档案管理员；档案管理员接收后归档。对于集团总部的档案或法务部认为重要的下属企业的档案，档案管理员可以要求提交原件。第七条、集团各部门及各下属企业提交纸质档案的，档案移交人填写《档案交付登记表》并签字确认；集团各部门及各下属企业提交电子档案的，档案管理员应使用OA系统以邮件的形式进行回复确认，并

4、保存好邮件。一次提交三份以上档案的，档案管理员应要求移交人提交档案清单。第八条、档案管理员搜集档案后，对档案进行整理、编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便。档案归档时将集团总部及下属企业分别进行归类；每个公司再划分为基本资料、合同、政府往来文件和内部资料四类。档案管理员可以依据各公司的实际情况，适当增加或减少类别。基本资料—“JB”；内部资料—“NB”；政府往来文件—“ZF”；合同—“HT”。第九条、档案归档后，档案管理员制作电子目录，以便查阅。第三章档案借阅、复制第十条、公

5、司档案应严格管理，严禁无关人员违规借阅、复制档案，防止公司机密外泄。第十一条、档案借阅人、复印人须爱护档案，保持整洁，严禁涂改；注意保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、损毁档案。第十二条、集团部门经理以下的员工不得借阅、复印相关档案；集团部门经理、中心负责人可借阅、复印与工作内容相关的档案；集团副总裁以上的人员可任意借阅、复印档案。无借阅、复印权人如因工作需要须借阅、复印相关档案，须经有借阅、复印权人的批准。与特殊情况，经法务部经理批准，也可向无权限的人员出借、复印档案。因工作需要，法务部工作人员可在

6、办公室内查阅档案。第十三条、借阅人借阅档案的，需填写《档案借阅登记表》，由借阅人签字确认。第十四条、借阅档案如无特殊原因，借阅期不可隔日，一个工作日内应将档案归还；如需再借，第二日再办理借阅手续。如因特殊原因须连续借阅两日以上，须经法务部经理批准。第十五条、复印档案须填写《档案复印登记表》，说明复印理由。第十六条、借阅、复印的档案归还时，档案管理员须认真查验，如发现遗失、损坏、超期归还或其他异常情况，应及时向法务部门经理报告。第四章档案销毁第十七条、档案保存期限公司的证照、证件永久保存。公司档案有

7、有效期限的，保存期限至有效期届满第五年年十二月。公司档案无有效期限或期限不定的，保存期限由法务部门经理确定。第十八条、超过保存期限的档案由档案管理员向法务部门经理提交《档案鉴定与销毁审批表》。法务部门经理初步鉴定后由董事会办公室进行审批。档案管理员依据董事会办公室的审批销毁档案。第五章档案管理员的日常职责第十九条、档案柜钥匙一套由档案管理员保管，一套由董事会办公室保管。档案管理员掌管档案柜的钥匙。遇特殊情况，经法务部经理批准，档案管理员可将钥匙交由他人批准。第二十条、档案管理员每月进行两次档案的搜

8、集、整理归档，确保集团各部门及各下属企业收集的档案能当月及时归档。第二十一条、档案管理员每月对电子目录进行更新，并于月底向法务部门经理提交当月增加的档案目录，汇报档案归档情况。同时将当月的电子目录提交董事会办公室备案。第二十二条、档案管理员负责档案的借阅、复印事项，检查归还档案的损毁情况，做好登记工作，并于每月月底向法务部门经理提交档案借阅、复印情况表。第二十三条、档案管理员于每年六月份将档案整体梳理、调整，并向法务部门经理汇报情况。第二十四条、档案管理员年底统一检查档案，向法务部