档案管理知识讲义

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1、档案管理知识讲义一、文书档案归档规则综述：2001年1月1日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规整理办法则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，提出了不同于传统方法的“文件级”整理办法。归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正本与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。归档文件整理就是将归档文件以件为单位进行装

2、订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。此整理方法仅限于纸质文件的整理范畴。归档文件整理的具体内容包括：鉴定、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等步骤。下面详细讲座。（一）归档文件的鉴定具体内容：制定归档文件范围和文书档案保管期限表，销毁确无保存价值的文件档案；围绕鉴定程序开展的组织工作（初步鉴定、定期鉴定、销毁鉴定，本文只指初步鉴定）。原则方法：1、分析文件的内容；2、分析文件的来源，包括两方面的内容，一方面是文件的形成者，即立档单位应才艮据其在社会上的地位、作用、影响等决定其档案价值。一般来讲，行政级别越高，其形成

3、的档案越重要。二是文件的责任者，本机关形成的文件材料应是保存的重点，突出“以我为主”。3、分析文件的时间。文件的时间包括文件产生的时间和文件内容针对的时间，产生的时间越早，保存下来的越少，资料越珍贵；重要历史时间形成的文件，其保存价值更大一些；文件内容涉及的时间越长，价值越大。4、分析文件的形式。文件的形式之文件的名称、文本和外形特点，如命令、决定、指示等就比较重要重要的外形载体如照片、音像资料、证书、奖旗胜于内容的，也要重视。5、分析档案的利用数量，利用率高，表明其需求量大，其保存价值就越大。文件材料归档范围和文书档案保管期限表

4、详见8号令。（三）归档文件的装订归档文件以件为单位，进行文件级整理。但在这里的过程中常有两件或两件以上彼此间逻辑性、关联性很强的文件，这些文件的装订办法见综述。文件整理好后，经过修整（修裱破损文件、复制字迹模糊或易褪变的文件、对超大纸张进行折叠、去除易锈蚀的金属物等方法完成修整）装订办法1、装订排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后;中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在文件之前，作为首页加盖归档章。2、装订位置装订前应将

5、归档文件的各页按一定方式对齐，装订位置通常在文件的左侧或左上角。左侧装订时对齐文件的左、下侧；左上角装订时对齐文件的左、上侧。3、装订方式和用品线装式（缝纫机、针线）、使用变形材料式（不锈钢夹、燕尾夹）、粘接式（粮糊、胶水）、使用无酸纸封套式（无酸纸封套，常用于永久类档案的保管）4种。（四）归档文件的分类二、电子公文归档管理（一）概念电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。电子公文一般应在办理完毕

6、后即时向机关档案部门归档。（二）电子公文的储存电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设

7、置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。（三）电子公文的移交及

8、归档管理归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。归档电子公文应存储到符合保管要求的脱