中国化学会国内学术会议管理条例

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1、中国化学会国内学术会议管理条例第八次全国会员代表大会修订（2006年11月南京）学术会议是学会的主要任务之一，其目标在于开展学术交流，活跃学术思想，促进化学的进步与发展，同时有利于培养和发现化学人才。为了进一步提高我会的学术会议质量，规范会议管理，特制订以下条例：一、学术会议的申报凡属中国化学会主办的下列学术会议须提请申报：1.由学科/专业委员会组织的系列性学术会议，或与其他学会联合举办的学术会议；2.由理事或学科/专业委员会提出，自行或委托学术单位、企业承办的学术会议；3.由团体会员单位或有关

2、科研单位、院校提出承办的学术会议；4.地方横向联系召开的地方性、区域性学术会议（如华北、华南区化学会会议）。上述第1、2项所承办的会议，须经学科或专业委员会审定同意后，由委员会主任签署意见，并加盖本委员会公章(尚未刻制的除外)，于每年9月30日前将次年计划举办的学术会议，填写“国内学术会议申报表”集中报送中国化学会秘书处。上述第3项，须直接向中国化学会提出申请并填写“国内学术会议申请表”；第4项，需由牵头承办的地方学会提交“国内学术会议申请表”加盖公章后，于9月30日以前报送中国化学会。在学术会

3、议申报的规定时间内由中国化学会办公室汇总并提交本会秘书长工作会议讨论通过，经常务理事会审定、报中国科协备案后，列入本会次年主办的学术会议计划（若会议安排在上半年，请提前三个月申请）。凡由本会主办的学术会议，须统一采用“中国化学会×××××会议”名称，由本会向承办单位发出学术会议委托函。凡未列入计划以及未申报的学术会议，不得以本会名义举办。因各种原因，延期举办的会议，请说明理由，并重新填表申报。国内学术会议主要包括:1.学科、专业的学术会议；2.学术发展前瞻性的研讨会和论坛；3.其它全国性的学术活

4、动。包括搭建产、学、研交流平台所组织的各类学术会议。二、学术会议的筹备1.会议需要设立组委会，并组成会议筹备组。2.会议筹备组负责组织与实施大会组委会决定的各项决策与方案，落实会议筹备工作。包括：草拟与寄送会议征文通知（在刊物上刊登或发送有关单位及个人）；对应征论文组织专家进行评选，寄发录取论文通知并收集论文稿件；会议经费的预算与筹划；论文集的汇编和印刷；以及确定会议的具体时间、地点与日程等。3.会议筹备组须随时将会议的进展情况包括会议的各轮通知（电子版），通过电子邮件向化学会秘书处通报，分别供

5、网页和刊物宣传。4.国内学术会议有外籍学者参加时，须在会议申办同时报送外宾来访项目专文，如情况特殊至少应在六个月前申报，过期不再补办。请同时填写接待来华项目的申请表，该表可以在以下网页中下载，网址：http://www.cast.org.cn/n435777/n435792/n435855/n435955/。5.对于“国内会议暨国际会议”（如：第四届全国化学生物学学术会议暨国际化学与生物/医学交叉研讨会），必须按国内和国际会议的申报要求分别申报。6.如发现会议不具备召开条件，会议筹备负责人应及时

6、向学会书面报告，说明延迟或取消的原因，并尽早发出推迟召开或停开会议的通知。无特殊情况一般不宜取消。三、会议的组织1.根据会议要求，各项筹备工作就绪之后方可召开。2.会议可以采取不同的形式，例如：专题报告、宣读论文、墙报展讲、专题讨论、座谈、实物展出等。但必须突出学术特点，讲求实效。除专门展览外，与该会主题无关的商业性展览或广告宣传不宜作为会议的主要内容。3．学术会议要营造宽松民主的学术氛围，倡导良好学风，发扬学术民主，活跃学术思想、提倡学术争鸣。4.根据理事会有关“每二年（双年）举办一次中国化学

7、会学术年会”的规定，各学科/专业委员会的会议宜在单年内举办，应理顺学科/专业委员会召开的会议与本会学术年会的关系。四、会议总结会议结束后一个月内，须提交书面的会议总结报表和会议纪要（内容包括规模、学术情况、对经济建设、学科发展有重大意义的意见或建议，会务内容及经费使用情况等）一式两份及电子版；须提交会议文集、名录、指南的印刷版各5份和电子版（或光盘），以及活动照片等其他相关资料，上述所有材料均直接寄送学会秘书处。有关材料用于报送中国科协与国家信息、图书部门，学会建立会议文集数据库，为会员提供查询

8、服务。凡在12月份举行的会议请在会后立即将材料报我会。五、会议的经费1.会议实行以会养会、自行负担的原则。贯彻来源于会议，用于会议的精神，切忌铺张浪费，应严格按照国家财务有关规定办理。2.会议主办、承办单位可通过集资方式，筹集会议经费。但不得以会议名义为单位及集体集资。3.学术会议经费结余，承办单位不得分配和占用，应留作组织下次会议使用。4.凡本会会员，持已交纳会费的会员证，注册费应给予15％至20%的优惠。六、说明本条例执行期间，由学会秘书处负责解释和提出补充与修改意见。本会常务理事会有修改权