浅谈企业档案工作与档案软件的互助互推

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1、为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。浅谈企业档案工作与档案软件的互助互推　　摘要：目前纸质档案+电子档案管理模式形成了档案工作的包围圈，点点结合汇成全局。而现代化档案工作核心力量---专业档案软件在这个舞台举足轻重，全文从实例论证档案软件与档案工作发展不同进程中的关系，以及两者间的契合与取舍乃至对未来相互结合满足专业工作更高需求的展望。　　关键字：互助互推；软件；对比；需求　　近几年电子档案管理工作被

2、企事业单位提上重点工作日程，纸质档案与电子档案结合管理的模式已经逐渐推广，两者相互依托任何一方的功能缺失都会影响档案工作全局的发展，严重则会造成瘫痪局势。　　一、“管中窥豹”以实例概述档案工作与档案软件结合的发展历程　　我公司属于集团企业，业务及分子公司遍布全球，工作的开展需要极强的融合性及共享性。单纯的旧有模式档案管理已经不能满足需求。公司档案与档案软件的融合发展迫在眉睫：为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特色栏目开展课外活动，对学生进行安全教育、健康教育、反邪教教育等丰富学

3、生的课余文化生活。为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。　　1.起步：母公司自1999年经所属市档案局引进推广，使用某单机版本档案类软件，该软件专业性强，档案人员使用方便。此时，软件的使用提供助力的范围仅限专职档案人员，帮助其提速、更正规的完成档案工作。而随着工作的深入，公司的发展，更多的需求推动着档案工作对软件的更高要求。　　2.发展：随着公司办公平台搭建，地域间的档案信息共享，检索、查阅需求上升。X

4、X年档案人员放眼长远，着手考察、上线可联网与公司办公OA平台搭建共享的档案软件，历经一年测试，期间档案实体工作中产生的需求加促软件的多次版本更新，功能定制，此为档案对软件的推动发展。相对的软件正式作为办公必要条件作用于档案工作，其除了全公司普通用户可通过身份认证后在办公平台进入档案软件从而进行角色权限范围内的检索、查借阅外，流程审批人还可以通过软件流程嵌入办公平台的方式将档案借阅流程进行在线审批，期间申请人及档案人员可以跟踪进度。为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特色栏目开展课

5、外活动，对学生进行安全教育、健康教育、反邪教教育等丰富学生的课余文化生活。为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。　　3.不断前进：公司业务不断扩大，在建国家级、省市级基建项目越来越多，自主研发项目如雨后春笋不断涌现，这些都对企业档案工作提出了更高的要求。每个大型项目可产生百万卷档案，中小型项目也可产生数十万卷档案，而科研类项目档案种类繁多，这些都对档案工作提出了新的要求，与实体档案工作面临压力大一样档案

6、软件也面临承载力与功能调整两大难题。XX年底开始，对原软件的升级与更新换代考察提上日程，此时现有市面软件产品多更新至网页版，无需下载使用客户端，对硬件要求降低而软件本身功能提升应用更便捷。　　二、契合有度，取舍不易。做好档案工作与软件工具性能的磨合与双赢　　结合公司档案现有情况及需求陆续考察了行业内享誉较高的6家档案软件产品。基于实际功能需求及软件综合性能筛选出两款较适宜软件进入最终测评。笔者也进行了详细对比，如下：　　软件功能A款软件描述B款软件描述实际需求建�h　　导入/导出可操作，可预览，但导入必须案卷或案卷+卷内形式。导入无直接操作

7、需进行数据转换，导出需要进行详细筛选才可用需求：在卷内状态不只有导出功能，增加导入功能　　OCR有格式限制，分页扫描对设备有要求无由于设限太多，此功能不方便推广　　批量修改/替换方便易上手，需简单逻辑思维逻辑公式较复杂，功能广实际使用多，人员水平不一，简单实用较重要　　移卷不可操作可用，有复制和剪切功能。建议添加该功能　　批量关联/拆卷/组卷可用可用标准化日常工作需求　　生成档号案卷只有生成档号功能，没有档号调整功能需要进行设置再进行功能使用为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特

8、色栏目开展课外活动，对学生进行安全教育、健康教育、反邪教教育等丰富学生的课余文化生活。为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安