如何利用lotusnotes提高工作效率

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1、如何利用LotusNotes提高工作效率文档选项打印本页窗体顶端将此页作为电子邮件发送窗体底端级别：初级张思思,软件工程师,IBM范玉珍,高级软件工程师,IBM孙悦,软件工程师,IBM2009年8月13日LotusNotes作为新一代的协作平台，不仅拥有电子邮件的功能，还提供了先进的文档型数据库、办公自动化、Web服务和开发环境。Notes85中更是增加了一些新的人性化的功能。本文主要介绍Notes常用的一些技巧以及常见问题的解决，帮助您更好的利用Notes来管理日常工作，提高工作效率。利用Notes更好的管理您的日常邮件邮件是我们

2、每天工作必不可少的工具，掌握Notes邮件使用技巧可以帮助您高效地的得到关键的邮件信息，有目的的进行邮件处理。设置邮件规则打开邮件数据库，如图1，选择More-MailRules。然后点击NewRule，如图2，您可以在这里设置各种规则来管理邮件。根据发送者、标题、重要程度等做相应的处理，把不同的邮件放到不同的文件夹，对不需要的邮件也可以直接过滤成垃圾邮件。图1.设置邮件规则（查看大图）图2.新建邮件规则（查看大图）设置重要邮件提醒打开File-Preference-Mail(如图3)，可以给您关心的人发送的邮件设置背景和字体颜色。

3、这样只要这些人发送的邮件，就能很容易的被注意到了。图3.设置邮件背景和字体颜色（查看大图）备份邮件当邮件容量超过指定的邮件服务器的容量时，会受到警告信息。选择Archive-Settings可以设置邮件备份的规则，把邮箱里的部分邮件转移到本地的另一个指定文件夹（如图4）。当您需要做邮件备份的时候，就可以选定一条规则进行备份。您也可以在Archive-Settings里设置schedule来定时启动备份操作。对于备份好的邮件，可以在视图Archive下面方便的找到您备份的这部分邮件。图4.备份邮件（查看大图）设置邮件回执如果对某些重要

4、邮件，您很想确认对方是否收到邮件。可以在新建一封邮件的时候，点击"DeliveryOptions"，在这里勾上"Returnreceipt"。这样如果对方收了邮件，您就可以收到一封回执。图5.设置邮件回执（查看大图）设置OutofOffice当您休假的时候您可以在邮件里设置OutofOffice。这样在您休假的这段时间里，您的邮箱就会自动给发信的人回复"OutofOffice"的信息，以免耽误重要事宜。图6.设置OutofOffice（查看大图）保存Stationery如果您需要经常发一封标题、格式、收件人都基本不变的邮件，您可以利

5、用Notes的SaveasStationery功能。新建一封邮件，输入您所需的信息、收件人、标题、邮件内容等等，选择"More-SaveasStationery"（如图7）。这样以后如果再要发送内容相似的邮件，就可以去邮箱的Tools-Stationery（如图8）找到保存的信件，基于这个模板，稍作修改就可以发送了，而不必要再去找回原来的邮件拷贝和粘贴了。图7.SaveasStationery（查看大图）图8.Tools-Stationery（查看大图）回页首利用Notes更好的管理文档数据库Notes提供了强大的文档数据库的功能，

6、巧用Notes来便捷的管理数据资料能够大大提高工作效率。创建Bookmark通过创建Bookmark，可以把您经常用到的文档和数据库添加到Favouritebookmark或者其他Bookmark里，便于查找（图9）。图9.创建Bookmark（查看大图）快速查找Workspace里的数据库方法一：通过建立多个workspace页面来分类管理不用的工作，例如work,、study、test...把相关的一些数据库放在一个页面去，可以便于查找数据库（如图10）。图10.设置workspace页面方法二：当workspace里有很多数据

7、库的时候，可以通过在OpenList里输入您要查找的数据库的关键字，这样就会在OpenList里把所有含有这个关键字的数据库都列出来（如图11）。图11.在OpenList里查找数据库方法三：在workspace页面上通过Ctrl+F来搜索关键字也可以查找数据库，Ctrl+F不局限于workspace的当前页，而是会遍历workspace上的所有数据库名。创建私有试图有时候一个数据库里现有的视图满足不了您的需求。您可以在Create菜单里，通过创建私有视图来定制您想要的视图。比较简单的做法是基于现有的一个视图拷贝它的设计，点击"Sa

8、veandCustomize"（图12）。然后在Design界面上根据自己的需要定义选择条件，增加列或者调整列。这种简单的私有视图的设计，不需要熟悉Lotus脚本语言就能够很方便的制作。对于高级用户，还可以通过公式以及Lotus脚本语