文件资料管理程序

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1、文件资料管理程序1目的对公司所有与质量管理体系有关的文件、图纸与技术资料之流通、应用、处理等进行有效管理，使所有的相关部门和使用场所能及时获得有效的最新版本的文件、图纸与技术资料。2范围本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到全部活动的各阶段作业的所有文件和技术资料。包括顾客、供应商及国际/国家政府处获取的外部文件与资料。图纸、工序卡等图纸技术文件的管理见《图纸等技术资料管理程序》3术语和定义文件：信息及其载体公司文件层次：本公司质量管理体系文件分为四个层次一级文件质量手册二级文件程序文件三级文件作业文件四级文件表单记录一级文件：质量手册：描述和系统规定质量管理体

2、系中各作业要项的文件二级文件：程序文件：书面叙述质量管理体系中各作业流程的文件，该作业流程可能涉及一个以上的部门和作业场所三级文件：作业文件：描述质量管理体系中各项作业标准、方法、图面、说明其作业方法的文件（包括：质量控制计划、产品图纸、材质规范、BOM、零件图纸、加工图纸、工序卡、装配指导书、技术标准、检验规程、校准规程、操作规程、包装规范以及资源、生产、采购管理文件等）四级文件：表单/表格、记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单：a．使用期及保存期超过三个月以上

3、。b．正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。外部文件：顾客或公司外所输入的图纸与资料或书籍文件（政府、安全与环保法规及国际/国家/行业标准）等；文件形式：可以任何媒体形式存在（如：电脑数据软盘/软件、样品、声像、图纸加盖【泰悉尔中国集团受控文件】红章和存放在公司服务器Z盘的电子版为受控文件，可以正式使用。文件资料管理程序、符号等）。4职责4.1文件之制订、审核、批准：文件制订（修订）、审核、批准权限文件类型制订（修订）审核批准一级文件质量手册质量部管理者代表大中国区总裁二级文件程序文件该程序涉及的主要责任部门部门经理管理者代表三级文件产品图纸、

4、BOM、零件图纸、材质规范、技术标准等涉及技术的文件产品工程师（自行开发产品）产品工程师工程部经理加工图纸、工序卡、工艺装备图、装配指导、包装规范，作业指导书，车间平面布置图、流水线布置等生产指导文件制造工程师部门主管运营部经理检验规范、校准规范、质量标准、质量控制计划等质量检验文件质量工程师质量部主管质量经理总部引进产品技术文件产品项目组项目负责人工程部经理原则上，三级文件的制订由使用部门制定并由其部门经理审核并批准四级文件表单记录所属文件制定人所属文件审核人所属文件批准人如该表单不是从属于文件，原则上由使用部门制定并由其部门经理审核并批准4.2文件发行、回收

5、、销毁、保管：u质量部文控中心负责归口管理批准后的文件分发、收回、销毁及管制并编制受控文件清单和公司电子文件管理系统的导入、修改、维护；u质量部是文件控制总的归口管理部门，负责检查监督各部门管理体系文件的管理实施情况。4.3各部门负责使用文件的完好，生产现场的使用文件须采取措施进行防护；4.4任何部门在接收外来文件后，交给文控中心受控发放；除特殊要求需接收部门存档之外，一般原稿由文控中心存档；如需将其转换为公司内部文件时，其制、修、补、废等作业由相关使用部门按照4.1的规定进行。加盖【泰悉尔中国集团受控文件】红章和存放在公司服务器Z盘的电子版为受控文件，可以正式

6、使用。文件资料管理程序5工作流程和内容见下页工作流程5.1工作流程权责部门/人员使用表单加盖【泰悉尔中国集团受控文件】红章和存放在公司服务器Z盘的电子版为受控文件，可以正式使用。文件资料管理程序YESYESNONONONONONO文件需求外来接收、总部引进起草、修改转化吸收审核批准发行归档管理贯彻执行收集意见旧文件回收废止、处理意见评审YES1234567891011各部门见4.1规定见4.1规定见4.1规定质量部文控中心质量部文控中心文件制定部门/使用部门/人事部制定部门见4.1规定质量部文控质量部文控《文件制（修）订建议单》《文件、BOM更改单》《文件受控、

7、分发记录》《文件受控、分发记录》培训记录《文件受控、分发记录》《文件回收处理记录》《文件回收处理记录》5.2工作流程标准序号流程块工作内容或标准1文件需求与外来接收、文件需求：加盖【泰悉尔中国集团受控文件】红章和存放在公司服务器Z盘的电子版为受控文件，可以正式使用。文件资料管理程序总部引进各部门根据质量控制、作业需要以及引进新产品的技术需要，确定所需的文件。体系所需文件的多少取决于人员的素质及过程的复杂性等。外来接收、总部引进：对于一般的外来文件，如职能部门在接收到客户资料、国家/国际标准等后，将文件传递到文控中心，统一由文控中心进行登记、编号、受控发放，发放时

8、加盖“外来文件”印章。总