高效会议管理技巧——学习笔记 投稿：董淨淩

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1、高效会议管理技巧——学习笔记投稿：董淨淩高效会议管理技巧张晓彤：人力资源开发与管理专家北大光华管理学院EMBA班特邀讲师曾任诺基亚中国投资有限公司人力资源经理诺基亚学院非技术课课程经理诺基亚中国投资有限公司部门经理培训部非技术类首席培训师。现任金蝶软件人力资源总监☆了解会议的目的、种类和体系☆了解会议效率不高的原因及对策☆掌握有效为会议做准备的要领☆掌握会议中的沟通和反馈技巧☆掌握会议主持人的会议管理技巧☆学会提高会议效率和质量的技巧第一讲当今会议面面观1、会议的定义z是一个集思广益的渠道；z显示组织或部门的存在；z是重要的群体沟通方式。2、会议的目的z开展有效的沟通；

2、z咨询传达；z监督员工的工作进展；z达成协议，解决问题；z决策和资源共享；z开发创意；z激励员工的士气；z巩固经理人的地位。3、会议的种类z按人数：一对一会议、团体会议；z按方式：面对面会议、电话会议、视频会议；z按目的：固定的部门会议、临时处理突发事件的会议、宣布人事决策和政策的会议、当众表扬或批评别人的会议、集思广益的会议。4、会议的频率z固定部门的会议至少每月一次（把时间记在记事本上，避免遗忘）；z全体会议建议每年至少一次；z处理突发事件的会议可以随时开，但要避免频繁，以至于让员工失去信心；z一对一的会议可以随时开，是绩效管理的一种方式，但不要超过1小时，否则会变

3、成体力的较量。5、会议成本的计算z会议的时间成本＝参加的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间）＋会议秘书工作时间＋会议服务人员的工作时间；z会议的直接成本（租赁费、食宿费、差旅费、资料费等）；z效率损失的成本（未接到电话，造成客户订单损失；未及时处理问题，客户投诉损失；不能及时解决自己管辖范围内的突发事件，造成停工、停产损失等）。第二讲会议效率不高的原因及解决方案1、会议效率不高的原因此资料整理自：张晓彤网站（ｚｘｔ．ｂｘｓｏｏ．ｃｏｍ）z时间安排的不合适；z地点安排的不妥当；z开会对象选择的不对；z主持人的影响力不够；z参会者的技能不够；z准备工作不充分；z开会

4、的目的和结果不明确。2、如何进行预防性管理z会议时间安排要适当（会议安排在周二到周四上午或下午2：30之后）；z地点（不在经理办公室，而是在相对封闭的会议室中，桌子是圆的，可缩小心里障碍）；z开会对象选择对（列出必须参加、可以旁听、可以选择参加的人员名单）；z主持人要有影响力（不一定是权威，但要有亲和力和权威性的影响力）；z参会者要有听的技能；z要充分做好准备工作（会议失败的头号元凶）；z明确会议的原因和目的，提前告知参会人员作准备；3、高效会议的八大特征（可在日常工作中按此逐项核对CHECKLIST）z只有必要时才召集开会（MUST/NEED）；z要经过好好的筹备；z

5、拟定和分发了会议议程；z严格遵守时间（准时结束的前提是准时的开始）；z一切都按部就班；z请了最有经验的人出席；z结束时作出了评论和归纳总结；z记录了决定、建议和负责人。4、会议规范z时间安排规范（8点上班，会议一般不应在8到9点之间，此时最不应进行业务分析、竞争对手分析，让讲太多意见，此时无说话意愿；9点到10点比较适合一对一会谈，业务分析和商业谈判；10点到12点以及1点到3点适合集思广益的会议；5点之前不适合开会；全体会议最好每年2次；部门会议至少每月一次）；z固定会议流程规范（一个中心（议题）两个基本点（会议准备、会议跟踪）；1、准备；2、开始：欢迎词、会议目的、

6、会议议程、具体时间限制、指定负责人记笔记、开会的规章制度；3、议程：分享话题和目标、交流信息、出主意、作决定、确认行动、总结；4、结束：总结以及安排下一次会议；5、跟踪：写备忘录、发备忘录、指定负责人具体跟踪某项行动、制定跟踪计划并安排下一次时间、谁来做具体汇报；）z会议本身要遵守的规则HOUSEKEEPING（参会者要将工作安排交给会议主席；超过1小时的会议要有书面通知；所有参会者都要有准备发言的心态；会议要准时开始准时结束；负责人对决议能否达成负直接责任；在会上要维护别人的尊严；要有人提出不同的意见；会后要能拿到书面的记录；参会者要履行反馈职责；要请第3方监控会议质

7、量）。第三讲开会前的准备工作1、如何判断是否需要开会z不需要开会的情况：1、已经按惯例开过的会议；2、没有要讨论的特别事情；3、还有比开会更好的方法；4、预算的会议成本太大；5、决策者已经决定的事情。z需要开会的情况：1、把信息同时传递给很多人；2、需要别人参与以集思广益；3、需要听取各部门工作汇报（交报告是浮于表面）；4、需要当众表扬或批评；5、给小组或部门分配任务时。2、会议准备的作用和方法z会议准备的作用：可选择最适当讨论方式；使参会者有讨论的方向；事先告知参会者做好准备，何种此资料整理自：张晓彤网站（ｚｘｔ．ｂｘｓｏｏ．ｃｏｍ）行