档案数字化面临的风险及其防控

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1、2012-07档-13案###数##字###化###面###临#2的012风-07险-13及###其##防###2控012-07-13########Therisksinarchivaldigitalization:preventiveandcontrol李建朋（中国工程物理研究院，四川绵阳621000）摘要：档案数字化建设需要投入大量的人力、物力，面临着安全保密和数字档案真实性、完整性、可读性维护等方面的风险。全面、客观认识档案数字化面临的风险，积极做好应对档案数字化风险的思想、知识、技术、人才、资金、标准

2、、制度等方面的准备，采取有效措施做好风险防控工作，对于顺利开展档案数字化工作具有十分重要的作用。关键词：档案数字化；风险；防控中图分类号：G278文献标识码：C文章编号：1001-5264（2011）02-0020-02档案数字化是运用计算机技术、数字影像技术、OCR技术、数据库技术、存储技术等把传统载体档案资源转化为数字的档案信息，以数字的形式存储，网络的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，以实现资源共享，便于档案利用的过程。档案数字化是档案信息化发展的客观要求，对于促进档案

3、工作由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统利用模式向现代利用模式转变具有十分重要的作用。2010年5月巨大的浪费，还会出现档案实体和信息的安全等一系列隐忧。因此，全面、客观地认识档案数字化面临的风险，积极做好应对档案数字化风险的思想、知识、技术、人才、资金、标准、制度等方面的准备，采取有效措施做好理与利用两个不可分割的部分。传统载体档案数字化转换是手段，数字档案的管理与利用是目的。在档案数字化转换过程中，涉及到档案鉴定、整理、著录、扫描、图像处理、数据挂接、校验、还原入库等众多环节，每个环节的疏漏都可能引发

4、档案的安全保密风险。在数字档案的管理与利用过程中，又面临数字化档案的安全管理问题。可见，档案数字化的安全保密风险伴随着档案数字化的全过程。引发档案数字化安全保密风险的因素主要有：一是知密范围扩大。由于档案数字化工作量大，许多单位采取委托专业公司或组织临时人员实施大批量的档案数字化加工，如果制度不健全，组织不得力，管理不到位，都会因国家秘密、商业秘密和个人隐私知悉范围的扩大而引发一定的安全保密风险。二是档案信息源成倍扩张，风险防控工作，案数字化工作，作用。对于顺利推进档具有十分重要的一、档案数字化面临的风险（一

5、）安全保密风险档案是历史的原始记录，作为一种不可替代的核心信息资源，在资政育人、科研生产以及维护国家、集体、个人合法权益、还原历史真实面貌等方面发挥着重要的参考、凭证、依据作用，其中有些涉及到国家秘密、商业秘密或个人隐私，具有一定的保密性和不可再生性，一旦安全保密出了问题，会给个人、集体、国家利益甚至国家安全造成极大危害和难以弥补的损失。12日，国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话提出，要把纸质档案数字化作为档案馆(室)的一种方向性工作、必搞性工作、基础性工作来看待，下力量搞，加快档案数

6、字化进程。但是，档案数字化建设也面临着安全保密和数字档案真实性、完整性、可读性维护等方面的风险，需要投入大量的人力、物力，如果建设不当，不档案数字化包括传统载体档安全保密难度显著加大。与传统2012-07仅-达1不3到#预#期#效#果##，#而#且#会#造#成###案#的2数0字1化2转-换0和7数-字1档3案#的#管###载#体#档#2案0相1比2，-数07字-档1案3存#在#的######安全保密隐患更为突出。档案数字化以后，同一档案信息内容既有纸质、磁带或胶片等传统载体形式的，也有电子的。档案信息源多元

7、化、异质化，既要管理好传统载体档案，还要管理好档案数字化信息系统及其本地、异地备份载体，任何一处都不能出问题，而且还面临数字档案的真实性、完整性、长期可读性维护等方面技术难题。三是档案数字化信息系统中的计算机及其外部设备、传输线路的电磁泄漏。利用高灵敏度的仪器截获计算机及其外部设备、传输线路中的电磁泄漏信息窃取情报比用其他方法获得情报要准确、可靠、及时、连续得多，而且隐蔽性好，不易被对方察觉。四是存储载体管理不到位。存储载体的高密度、大容量与数字档案易复制性、信息与载体的可分离性在为数字档案存储和利用提供极大

8、便利的同时也带来了极大的安全保密隐患，一旦存储严重暴乱、贵州瓮安事件、甘肃陇南事件等都造成档案不同程度的损毁。（二）数字档案的真实性风险数字档案的真实性包括两层含义。一是指传统载体档案经数字化加工后形成的数字档案与被数字化档案在内容、结构和背景信息上完全一致。二是指数字档案的内容、结构和背景信息经过存储、传输、压缩、加密、转存、载体转换、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。数字档案的真